Fratrådt medarbejder har taget data: bevisvejen for advokaten

Når en klient ringer med mistanke om, at en tidligere medarbejder har taget kundelister, tilbud eller tegninger med, er der to opgaver på én gang. Den ene er at bevare sporene, før de forsvinder. Den anden er at vælge den bevisvej, der passer til sagen: et kravbrev, et forbud, en fogedretlig bevissikring, edition under en retssag eller et forlig. De to opgaver hænger sammen, fordi det, der sikres i de første dage, bestemmer, hvilke skridt der senere kan begrundes.

Siden beskriver forløbet fra advokatens stol. De tekniske detaljer om de enkelte datakilder står i Sikring af computer og harddisk i en civil sag og Sikring af mail og cloud i en tvist.

Det første opkald: fire ting, advokaten skal vide

Inden der tages stilling til noget juridisk, er det værd at få svar på fire spørgsmål. Svarene afgør, hvor travlt der er.

1. Hvornår skete hvad? Opsigelse, fritstilling, sidste arbejdsdag og tidspunktet, hvor mistanken opstod. Uden datoer kan spor ikke placeres i den rigtige periode.
2. Hvad bygger mistanken på? En kunde, der har fået et tilbud fra en konkurrent, er noget andet end en kollega, der har set en USB-nøgle. Notér, hvad klienten har set, og hvad klienten slutter.
3. Hvor er udstyret og kontiene nu? Er computeren nulstillet, telefonen fjernslettet eller postkassen lukket? Hver af dem har sin egen frist. → Fjernsletning af firmatelefonen
4. Hvem kender til mistanken? Ved den tidligere medarbejder, at klienten er opmærksom, er risikoen for sletning hos modparten større, og det får betydning for, om der skal handles uden varsel.

Det skal klienten ikke gøre

Mange sager svækkes af klientens egne, velmente skridt i de første dage. Giv rådene skriftligt, så det senere kan dokumenteres, hvad klienten fik besked på, og hvornår.

• Ikke selv undersøge. En leder eller IT-medarbejder, der åbner filer og mails for at finde beviset, ændrer metadata og bliver selv vidne til, hvad der blev set. → Kan klientens egen IT-afdeling sikre beviserne?
• Ikke logge ind på private konti. En gemt adgangskode i browseren giver ikke ret til at åbne medarbejderens private mail eller skylager. → Klienten har været inde i modpartens konto
• Ikke konfrontere eller sende kravbrev endnu. En henvendelse til den tidligere medarbejder eller den nye arbejdsgiver kan få materiale hos dem til at forsvinde. Rækkefølgen bør være sikring først, henvendelse bagefter.
• Ikke køre den normale fratrædelsesrutine videre. Konti må ikke slettes, computere ikke genbruges, og automatiske slettepolitikker bør sættes i bero. → Bevarelsespligt og litigation hold
• Ikke kontakte kunder om mistanken uden aftale. Kunderne kan blive vigtige vidner, og en uheldig formulering kan skabe et nyt problem.

Fire datakilder, én samlet sikringsplan

Det er sjældent nok at sikre én kilde. Det stærkeste billede opstår, når spor fra flere kilder peger på det samme tidspunkt og den samme handling. Bed derfor om en samlet plan frem for enkeltstående sikringer.

• Arbejdscomputer · Åbnede filer, tilsluttede enheder, slettede data og upload via browseren
• Mail · Videresendelse til private adresser og vedhæftede filer i perioden op til fratræden
• Cloud (fx OneDrive, SharePoint, Google Drive) · Download, synkronisering og deling med eksterne, typisk via revisionsloggen
• USB-spor · Hvilke eksterne lagermedier der har været tilsluttet, og hvornår

USB-sporene fortjener særlig opmærksomhed. Kan en IT-sagkyndig identificere et bestemt drev ud fra dets tekniske kendetegn, kan en senere begæring angå dette ene lagermedie i stedet for at omfatte samtlige enheder, den tidligere ansatte råder over. Det gør begæringen mere præcis og lettere at begrunde.

Revisionsloggen i cloudtjenester har begrænset levetid, som afhænger af licens og opsætning. Den bør derfor eksporteres tidligt, selv om resten af sikringen venter.

Fra fund til bevisvej

Når de første fund foreligger, er det advokatens vurdering, hvilken vej sagen skal gå. Fra IT-siden er spørgsmålet, hvad hver vej kræver af dokumentationen.

• Kravbrev og forhandling · Vise konkret, hvad der er sendt eller kopieret, så modparten kan forholde sig til det
• Forbud eller påbud · Fremlægges på kort tid og være overskuelig for retten → Forbud og påbud
• Fogedretlig bevissikring · Begrunde, hvorfor materiale hos modparten skal sikres, og hvor det formentlig ligger → Fogedretlig bevissikring
• Edition under retssagen · Pege på bestemte dokumenter, enheder eller konti hos modparten → Editionsbegæring set fra IT-siden
• Forlig · Gøre det muligt at aftale præcis, hvad der skal slettes eller leveres tilbage → Sletning og tilbagelevering efter forlig

Om betingelserne for den enkelte vej er opfyldt, er en juridisk vurdering. Den tekniske dokumentation kan understøtte vurderingen, men den kan ikke erstatte den. → Beslutningstræ: erklæring, skøn, edition eller fogedretlig bevissikring?

Varsel eller ikke varsel

Et af de sværeste valg er, hvornår modparten skal vide, at sagen er i gang. Sikring på klientens egne systemer kan ske uden at advare nogen. Materiale hos den tidligere ansatte eller hos den nye arbejdsgiver er en anden sag: Får de besked først, kan private konti tømmes og enheder nulstilles. Derfor giver det mening at have klientens egne spor dokumenteret, før der træffes beslutning om henvendelse eller begæring. → Bevissikring før stævning

Hvad fundene kan bære i processkriftet

Spor på klientens systemer viser handlinger fra en konto eller på en enhed. Hvilken person der udførte handlingen, og hvad de kopierede data siden er brugt til, fremgår normalt ikke af dem alene. Formulér derfor påstandene, så de holder sig til det, sporene kan bære, og lad den sagkyndige beskrive alternative forklaringer. En påstand, der går længere end dokumentationen, inviterer til en indsigelse, der rammer hele beviset. → Partsforklaring om digitale handlinger

Skal dokumentationen bruges som bevis, kan den sagkyndiges konklusioner samles i en partsindhentet erklæring. → IT-erklæringen i en retssag

Når klienten er den fratrådte medarbejder

Repræsenterer advokaten medarbejderen, gælder rådene omvendt. Klienten bør ikke slette noget, når en tvist er opstået eller kan forudses, heller ikke for at rydde op. Sletning kan få processuel betydning og kan selv blive et bevistema. → Klienten vil slette data

Har klienten arbejdsdata på private enheder, er det bedre at aftale en kontrolleret tilbagelevering eller sletning med dokumentation end at gøre det på egen hånd.

Sådan kan Nielco IT bistå

Nielco IT kan sikre computere, mail, cloudkonti og USB-spor i sager om fratrådte medarbejdere, lægge en samlet sikringsplan og dokumentere fundene, så de kan bruges i forhandling, i en begæring eller i retten. Nielco IT er uvildig og arbejder for advokater i hele landet. Læs mere om IT-sagkyndig bistand for advokater, eller send en sag med en kort beskrivelse.