Det første brev til modparten er ofte det øjeblik, hvor digitale beviser er mest udsatte. Et påkrav, en opfordring til at bevare data eller en stævning fortæller modparten, hvad sagen handler om. Hvis de relevante data ligger hos modparten, kan de forsvinde i tiden mellem brevet og en eventuel editionsbegæring eller bevissikring.
Denne artikel handler om, hvordan advokaten planlægger rækkefølgen: hvad der kan sikres, før modparten hører om sagen, hvad der kræver rettens medvirken, og hvad der taler for og imod at advare modparten tidligt.
To slags data: dem, klienten har, og dem, modparten har
Den første opgave er at sortere datakilderne.
- Klientens egne systemer, mails og udstyr · Hvem kontrollerer den?: Klienten · Kan sikres uden at advare modparten?: Ja
- Udstyr, som en fratrådt medarbejder har afleveret · Hvem kontrollerer den?: Klienten · Kan sikres uden at advare modparten?: Ja
- Offentlige hjemmesider og opslag · Hvem kontrollerer den?: Ingen bestemt · Kan sikres uden at advare modparten?: Ja, men de kan ændres når som helst
- Delte systemer, hvor begge parter har adgang · Hvem kontrollerer den?: Begge · Kan sikres uden at advare modparten?: Delvist, adgangen kan blive lukket
- Modpartens egne systemer og udstyr · Hvem kontrollerer den?: Modparten · Kan sikres uden at advare modparten?: Normalt kun med rettens medvirken
- Data hos tredjemand, fx platforme · Hvem kontrollerer den?: Tredjemand · Kan sikres uden at advare modparten?: Afhænger af tredjemand og af retsgrundlaget
Alt i de første fire rækker bør sikres, før modparten kontaktes. Det koster sjældent meget og fjerner en stor del af risikoen. → Gem webside som dokumentation
Klientens egne kilder: sikr dem først
Det lyder banalt, men i praksis glemmes klientens egne data ofte, fordi opmærksomheden er rettet mod modparten. Typiske eksempler:
- Postkassen hos en fratrådt medarbejder, der står til automatisk sletning.
- Revisionslogs i et cloudsystem, som kun gemmes i en begrænset periode.
- En delt mappe eller et projektrum, hvor modparten stadig har adgang og kan slette filer.
- Chatkanaler, hvor modparten selv kan redigere eller slette egne beskeder.
Det sidste punkt er vigtigt. I mange samarbejdsværktøjer kan en bruger slette sine egne beskeder i en fælles kanal, også efter samarbejdet er slut, så længe kontoen er aktiv. Sikr indholdet, og overvej derefter, om modpartens adgang skal lukkes. Rækkefølgen betyder noget: Lukkes adgangen først, kan det i sig selv advare modparten. → Bevarelsespligt og litigation hold
Offentligt tilgængeligt materiale
Hjemmesider, profiler på sociale medier, annoncer og webshops kan ændres på minutter. Hvis sagen handler om, hvad modparten har skrevet, solgt eller markedsført offentligt, skal det dokumenteres, før modparten får grund til at rydde op.
Et skærmbillede er bedre end ingenting, men en sikring med adresse, tidspunkt, kildekode og hashværdi står stærkere. Sikringen bør foretages fra en neutral maskine og ikke fra en konto, som modparten kan se har besøgt siden. → Dokumentér opslag på sociale medier
Modpartens data: rettens medvirken
Ligger beviserne alene hos modparten, er der grundlæggende to tekniske spor:
- Bevissikring uden forudgående varsel. I sager om immaterielle rettigheder kan fogedretten foretage bevissikring hos modparten. Der kan efter omstændighederne ske uden forudgående underretning af modparten. → Fogedretlig bevissikring
- Edition under eller før sagen. En editionsbegæring forudsætter, at modparten selv udleverer dataene. Det giver modparten kendskab til, hvad der søges. → Editionsbegæring set fra IT-siden
Hvilket spor der er muligt, er en juridisk vurdering. Fra IT-siden er det vigtigste, at advokaten ved, hvilke data der er tale om, og hvor hurtigt de kan forsvinde.
Hvor hurtigt kan data forsvinde?
Det er sjældent muligt at sige præcist, men der er tydelige forskelle:
- Hurtigt: beskeder i apps med automatisk sletning, lokale filer på en bærbar, browserhistorik, opslag på sociale medier.
- Mellem: mails i en postkasse, filer i et cloudlager med papirkurv, logdata med rotation.
- Langsomt: data i regnskabssystemer, data hos tredjemand med opbevaringspligt, backup med lang opbevaring.
Selv når data slettes, kan der være spor tilbage. Men jo længere tid der går, og jo mere udstyret bruges, jo mindre er der at finde. → Kan slettede filer gendannes?
Fordele og ulemper ved at advare modparten tidligt
En opfordring til at bevare data kan have værdi. Den gør det svært for modparten senere at sige, at sletningen var almindelig drift. Men den advarer også.
- Data ligger hos modparten, og der er ingen mulighed for sikring uden varsel · Der er en realistisk mulighed for bevissikring uden varsel
- Data slettes automatisk efter faste regler, som modparten skal stoppe · Der er konkrete tegn på, at modparten vil fjerne spor
- En senere sletning vil kunne dokumenteres, fx via logs · Data kan slettes uden at efterlade spor
- Modparten er en virksomhed med IT-afdeling og politikker · Data ligger på en privat telefon eller computer
Den samlede afvejning er advokatens. Fra IT-siden kan det beskrives, hvilke data der er i spil, og hvor let de kan slettes uden spor.
Klienten må ikke selv advare modparten
Det er ikke kun advokatens brev, der kan advare. Klienten kan komme til det uden at ville det. Et eksempel: Klienten skriver til en tidligere samarbejdspartner, at “det her får konsekvenser”, eller fortæller en fælles bekendt, at der er en advokat inde over. Så er overraskelsen væk.
Aftal derfor med klienten, indtil sikringen er på plads:
- Ingen henvendelser til modparten om sagen.
- Ingen ændringer i delte systemer, som modparten kan se.
- Ingen opslag på sociale medier om tvisten.
- Ingen besøg på modpartens profiler fra konti, der viser besøgende.
Skriv aftalen ned, og send den til klienten samme dag.
En praktisk rækkefølge
- Kortlæg datakilderne og sortér dem efter, hvem der kontrollerer dem.
- Sikr klientens egne kilder og fælles systemer.
- Dokumentér offentligt tilgængeligt materiale.
- Vurdér, om der er grundlag for sikring hos modparten uden varsel.
- Formulér først derefter påkravet eller opfordringen til bevarelse, og beskriv dataene præcist.
- Notér dato og tidspunkt for, hvornår modparten fik kendskab til sagen. Det kan blive vigtigt, hvis der senere opstår spørgsmål om sletning.
Typiske fejl
- At sende påkrav, før klientens egne systemer er sikret.
- At lukke modpartens adgang til fælles systemer, før indholdet er sikret.
- At besøge modpartens profiler fra klientens egen konto, så besøget kan ses.
- At skrive en bred opfordring om at “bevare alle relevante data” uden at nævne konkrete systemer og perioder.
- At regne med, at modparten ikke kan nå at slette noget i løbet af få dage.
→ Haster det? Sådan sikres beviserne nu · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring for advokater hos Nielco IT
