Når en medarbejder fratræder, sletter mange virksomheder firmatelefonen. Det sker ofte automatisk eller med et enkelt klik i et administrationssystem, et såkaldt MDM-system. Det er god IT-sikkerhed. Men hvis der senere opstår en tvist med medarbejderen, kan det vise sig, at telefonen indeholdt beskeder, opkaldslister eller filer, som ingen længere kan finde. Så rejser modparten spørgsmålet: Var det en rutine, eller blev beviser fjernet? Denne artikel handler om, hvordan advokaten håndterer en fjernsletning, der allerede er sket, og hvordan den forebygges.
Hvad en fjernsletning er
Et MDM-system styrer virksomhedens mobile enheder centralt. Det kan blandt andet låse en telefon, installere apps og slette indhold. Der er typisk to former for sletning:
- Fuld nulstilling. Telefonen sættes tilbage til fabriksindstillinger. Alt indhold, også private data, slettes.
- Selektiv sletning. Kun virksomhedens apps og data fjernes, fx arbejdsmail og firmafiler. Private data bliver.
Hvilken form der er brugt, har stor betydning for, hvad der stadig kan findes. Det har også betydning for medarbejderens private data. → Medarbejderens private data på arbejdsudstyr
Hvornår bliver rutine til et problem?
En fast procedure for sletning ved fratræden er ikke i sig selv mistænkelig. Spørgsmålet er, om virksomheden vidste eller burde vide, at telefonen kunne indeholde data af betydning for en tvist, da sletningen skete.
Efter retsplejeloven § 344, stk. 2, kan retten ved bevisbedømmelsen tillægge det virkning til fordel for modparten, hvis en part fx ikke efterkommer modpartens opfordringer eller giver uklare eller ufuldstændige oplysninger. Om en sletning kan få betydning i den konkrete sag, er en juridisk vurdering. Fra IT-siden kan det dokumenteres, hvad der skete, hvornår og på hvis foranledning.
Det generelle om sletning og bevisforspildelse er beskrevet i Når data er slettet: bevisforspildelse i civile sager.
Det, MDM-systemet selv registrerer
Administrationssystemet logger typisk sine egne handlinger. Det kan vise:
- hvornår kommandoen om sletning blev givet,
- hvilken administratorkonto der gav den,
- om sletningen var fuld eller selektiv,
- hvornår telefonen modtog kommandoen og bekræftede den,
- om sletningen var udløst af en automatisk regel, fx ved deaktivering af brugeren.
Netop det sidste er vigtigt. Kan virksomheden vise, at sletningen fulgte af en fast regel, som også gjaldt for andre fratrådte, står påstanden om rutine stærkere. Var kommandoen givet manuelt, kort efter at konflikten opstod, ser det anderledes ud.
Logs i MDM-systemet gemmes ikke altid længe. De bør sikres, så snart sletningen kan blive et tema.
Hvad der stadig kan findes
En nulstillet telefon er normalt tabt som kilde. Men meget af det, der lå på telefonen, ligger også andre steder:
- Arbejdsmail og kalender · Mailserveren eller skytjenesten
- Firmafiler · Fildeling og samarbejdsværktøjer
- Teams og lignende chat · Tjenestens egen opbevaring
- Opkaldslister · Teleselskabets specifikationer, firmaets telefonisystem
- Sms og beskedapps · Backup i skyen, modtagerens telefon
- Fotos · Skybackup, hvis den var slået til
Data, der kun lå på telefonen, er sværere. Det gælder fx beskeder i apps uden skybackup. Her kan modtagerens kopi være den eneste kilde. Det er derfor værd at kortlægge, hvem medarbejderen typisk kommunikerede med, så de relevante modtagere kan blive bedt om at bevare deres kopi. → Kan en sms bruges som bevis i en civil sag?
Når medarbejderen selv har slettet
Nogle gange er det ikke virksomheden, men medarbejderen, der har nulstillet telefonen inden aflevering. Det kan også fremgå af MDM-systemet, som typisk registrerer, at enheden forsvandt fra administrationen eller blev nulstillet lokalt. Tidspunktet kan holdes op mod forløbet i sagen, fx en bortvisning eller en mistanke om konkurrerende virksomhed. → Bortvisning på grundlag af digitale beviser
Telefonen, der ikke bliver afleveret
En særlig situation opstår, når medarbejderen ikke afleverer telefonen. Virksomheden har en legitim interesse i at beskytte sine data, og en fjernsletning kan være den eneste måde at gøre det på. Men sletningen fjerner også muligheden for at undersøge, hvad telefonen blev brugt til.
Her er der et valg, som bør træffes bevidst og dokumenteres. Er risikoen for misbrug af data stor, kan sletning være rigtig. Er der i stedet mistanke om, at telefonen indeholder beviser i en kommende tvist, kan det være bedre at låse den, spærre adgangen til virksomhedens konti og kræve den udleveret. En låst telefon kan stadig undersøges. En nulstillet kan normalt ikke. Valget bør tages med advokaten, ikke af IT alene.
Hvem gav kommandoen?
I mange virksomheder administreres telefonerne af en ekstern IT-leverandør. Så ligger loggen over sletningen hos leverandøren, og det kan være leverandørens medarbejder, der har udført den efter en henvendelse fra HR. For at dokumentere forløbet skal man derfor have både leverandørens log og den henvendelse, der satte sletningen i gang, fx en mail eller en sag i et ticketsystem. Det er ofte i den henvendelse, at det fremgår, om sletningen var rutine eller en særskilt beslutning.
Forebyggelse: bevarelse før sletning
Den bedste løsning er at undgå problemet. Når en virksomhed kan forudse en tvist med en medarbejder, bør den fravige sin rutine for netop den enhed:
- Stop den automatiske sletning for medarbejderens telefon og konti.
- Indsaml telefonen fysisk og opbevar den sikkert.
- Overvej en sikringskopi foretaget af en sagkyndig, før telefonen genbruges.
- Bevar MDM-logs og kontodata.
- Dokumentér beslutningen og begrundelsen.
Det kræver, at HR, ledelse og IT taler sammen. I mange virksomheder ved IT ikke, at der er en konflikt på vej, og sletter som altid. → Bevarelsespligt og litigation hold
Når modparten har slettet
Er klienten medarbejderen, og har arbejdsgiveren slettet telefonen, bør advokaten bede om MDM-loggen for enheden, virksomhedens skriftlige procedure for sletning og oplysning om, hvordan andre fratrådtes telefoner er håndteret. En præcis opfordring kan få betydning, hvis svarene udebliver eller er uklare. → Opfordring og processuel skadevirkning ved digitale data
Hvad en IT-sagkyndig kan undersøge
En sagkyndig kan gennemgå MDM-systemets log og indstillinger og beskrive forløbet for den enkelte enhed: hvornår den blev tilmeldt, hvilke politikker der gjaldt, hvornår sletningen blev givet og udført, og om den fulgte af en automatisk regel. Sammenholdt med logs fra brugerkontoen, fx deaktivering i virksomhedens brugerkatalog, kan det vise rækkefølgen af handlinger.
Er telefonen stadig til stede efter en selektiv sletning, kan den undersøges for de data, der blev tilbage. Efter en fuld nulstilling vil en undersøgelse af telefonen normalt ikke give noget, fordi moderne telefoner krypterer indholdet, og nøglen fjernes ved nulstillingen. Det bør advokaten vide, før der bestilles en undersøgelse af selve enheden.
Undersøgelsen kan heller ikke afgøre, hvad der lå på telefonen, ud fra loggen alene. Den kan vise, at data blev slettet, ikke hvilke data der var. Det må belyses gennem de andre kilder i tabellen ovenfor.
Typiske fejl
- At slette efter rutinen, selv om en tvist var forudsigelig.
- At bruge fuld nulstilling, når selektiv sletning var nok.
- At lade MDM-logs udløbe, før sletningen bliver et tema.
- At glemme de andre steder, telefonens data også ligger.
- At kalde sletningen rutine uden at kunne vise reglen.
Tjekliste
- ☐ Sletningens tidspunkt, form og udløser er dokumenteret
- ☐ MDM-logs er sikret
- ☐ Virksomhedens procedure er fundet frem
- ☐ Andre kilder til telefonens data er kortlagt
- ☐ Fremtidige fratrædelser med konflikt følger en bevarelsesrutine
→ Haster det? Sådan sikres beviserne nu · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring for advokater hos Nielco IT
