eDiscovery er betegnelsen for at indsamle, behandle, gennemgå og udlevere elektroniske dokumenter i større mængder. Begrebet kommer fra amerikansk proces, hvor parterne har vidtgående pligt til at udlevere materiale. Dansk ret har ikke tilsvarende regler. Alligevel er metoderne nyttige, når en dansk sag indeholder titusindvis af mails og dokumenter.
Hvornår giver det mening?
- Få mails og dokumenter · Nej, almindelig gennemgang er nok
- Én postkasse over flere år · Ofte, til søgning og afgrænsning
- Mange postkasser og fildrev · Ja
- Intern undersøgelse med mange personer · Ja
- Editionsbegæring om store datamængder · Ja, både for den, der begærer, og den, der skal udlevere
- Voldgift med international part · Ofte
→ Editionsbegæring set fra IT-siden · Digitale beviser i voldgift
En god tommelfingerregel: Hvis ingen realistisk kan læse alt materialet, er der brug for en metode til at vælge. Så er det bedre at vælge metoden bevidst og dokumentere den end at lade den opstå undervejs.
Faserne
- Identifikation: Hvilke personer, systemer og perioder er relevante?
- Bevaring: Hold på postkasser og konti. → Bevarelsespligt og litigation hold
- Indsamling: Forensisk eller via systemets eDiscovery-værktøjer. → Microsoft Purview eDiscovery
- Behandling: Dubletter fjernes, vedhæftede filer pakkes ud, tekst gøres søgbar.
- Afgrænsning: Søgeord, perioder, afsendere og modtagere.
- Gennemgang: Relevante dokumenter udvælges, typisk af advokater.
- Udlevering eller fremlæggelse.
Hvor advokaten skal træffe beslutninger
Flere af faserne er tekniske, men de indeholder valg, som har juridisk betydning. Advokaten bør selv tage stilling til:
- Hvilke personer der er “relevante” i fase 1. En for snæver kreds kan betyde, at vigtige dokumenter aldrig bliver indsamlet.
- Om indsamlingen skal være forensisk eller kan ske via systemets egne værktøjer. Det afhænger af, om metadata og slettede data kan få betydning.
- Hvordan dubletter håndteres i fase 4. Den samme mail kan findes i flere postkasser, og det kan i sig selv være relevant, hvem der havde den.
- Kriterierne for relevans i fase 6, skrevet ned, så flere personer kan gennemgå ensartet.
Søgeord
Søgeord er den vigtigste afgrænsning og den hyppigste kilde til uenighed:
- For brede ord giver for mange træf og høje omkostninger.
- For smalle ord overser stavemåder, forkortelser og interne kodenavne.
- Test søgeordene: Kør dem på datasættet og se antal træf, før de aftales.
- Dokumentér de endelige søgeord og antallet af træf.
Det kan være en fordel at aftale søgeord med modparten, så der ikke opstår strid om udleveringens fuldstændighed.
Gode og dårlige søgeord
Et hypotetisk eksempel på en sag om et projekt med det interne navn “Nord”:
- Dårligt: “Nord”. Rammer også signaturer, adresser og alt med “nordisk” eller “Nordjylland”, afhængigt af søgemetoden.
- Bedre: “Projekt Nord” OR “P-Nord” OR “Nord-tilbud”, begrænset til perioden og de relevante afsendere.
- Dårligt: “kontrakt”. Rammer næsten alt i en kommerciel postkasse.
- Bedre: “kontrakt” i kombination med modpartens navn eller domæne, inden for et bestemt antal ord.
Spørg klienten om interne forkortelser, kaldenavne for kunder og projekter og typiske stavefejl. Det er ofte her, de vigtigste træf ligger.
Hvad søgeord ikke kan
Søgeord finder tekst. De finder ikke indhold i billeder, scannede dokumenter uden tekstgenkendelse eller filer, der er krypterede eller beskadigede. Bed den sagkyndige om en opgørelse over filer, der ikke kunne gøres søgbare. Det er et forbehold, der bør fremgå, hvis udleveringens fuldstændighed senere bliver anfægtet.
Hvad driver omkostningerne?
Omkostninger afhænger især af:
- datamængden efter afgrænsning,
- hvor meget der skal gennemgås manuelt,
- antallet af kilder og formater,
- krav til redigering af fortrolige oplysninger.
Den billigste besparelse er en god afgrænsning tidligt. Hvordan opgaverne prissættes, står på nielcoit.dk/priser. → Omkostninger til IT-sagkyndig bistand
Teknologiassisteret dokumentgennemgang
Værktøjer kan gruppere lignende dokumenter, finde e-mailtråde og prioritere de mest relevante. Det kan reducere den manuelle gennemgang betydeligt. Metoden skal dokumenteres, så den kan forklares, hvis modparten anfægter den.
Det betyder i praksis, at advokaten bør kunne svare på:
- Hvilket værktøj og hvilken funktion blev brugt?
- Hvordan blev værktøjet “trænet” eller indstillet, og af hvem?
- Hvordan blev det kontrolleret, at dokumenter, værktøjet vurderede som irrelevante, faktisk var det? Fx ved en stikprøve.
Er svarene ikke dokumenteret, er det svært at forsvare udvælgelsen.
Fortrolighed og persondata
Store datamængder indeholder meget, der ikke vedrører sagen: personoplysninger, forretningshemmeligheder og korrespondance med advokater. Planlæg, hvordan det skal håndteres, før gennemgangen begynder. → GDPR og bevisførelse
Praktisk kan det fx ske ved at udskille korrespondance med kendte advokatdomæner til særskilt gennemgang, ved at markere private mapper og ved at aftale, hvordan redigerede dokumenter mærkes. → Private data på arbejdsudstyr
Når modparten udleverer store datamængder
Er det modparten, der har søgt og udleveret, står advokaten i den modsatte situation: Er udleveringen fuldstændig, og er den brugbar? En IT-sagkyndig kan typisk undersøge:
- Format og metadata. Er mails udleveret som originalfiler med headere, eller som PDF-udskrifter, hvor afsendertidspunkt og tråde ikke kan efterprøves? → Mail-headere
- Dækning over tid. Hvor mange dokumenter der er fra hver måned for hver person. Pludselige fald kan pege på huller i indsamlingen.
- Tråde og vedhæftede filer. Mangler der svar i en tråd, eller henvises der til vedhæftede filer, der ikke er med?
- Dubletter. Er de fjernet på en måde, så det ikke længere fremgår, hvem der havde en bestemt mail?
Den sagkyndige kan sjældent fastslå, at noget bevidst er holdt tilbage. Et hul kan skyldes søgeordene, en opbevaringspolitik eller en fejl i eksporten. Men en konkret oversigt over hullerne er et godt grundlag for at bede modparten redegøre for metoden: hvilke søgeord, hvilke kilder og hvilke filer der ikke kunne søges i. → Søgeord og afgrænsning over for modparten
Stikprøver kan bruges til at vurdere, om en udvælgelse er rimelig, uden at hele materialet gennemgås. → Stikprøver i store datamængder
eDiscovery-konsulent eller IT-sagkyndig: rollen
I større sager står en eDiscovery-konsulent ofte for platformen og den praktiske dokumentgennemgang. Den IT-sagkyndige kan:
- tilrettelægge indsamling og bevaring,
- teste og dokumentere søgninger,
- sikre, at behandlingen ikke ændrer data,
- forklare metoden over for modparten og retten.
Typiske fejl
- Søgeord aftales, før de er testet på data.
- Indsamlingen sker kun via eksport, og metadata viser sig senere at være vigtige.
- Ingen kan bagefter redegøre for, hvilke filer der ikke blev søgt i.
- Relevanskriterierne er ikke skrevet ned, så gennemgangen bliver uensartet.
- Fortrolig korrespondance udleveres, fordi den ikke blev udskilt i tide.
Er det nødvendigt?
Ikke altid. I mange danske sager er en målrettet sikring og en afgrænset søgning tilstrækkelig. eDiscovery-tankegangen hjælper alligevel med at strukturere arbejdet.
Spørg derfor ikke “skal vi bruge eDiscovery?”, men “hvor mange dokumenter skal realistisk læses, og hvordan forklarer vi udvælgelsen bagefter?”. Svaret afgør, hvor tungt et værktøj der er brug for. → Bevissikring, forensic og eDiscovery
Tjekliste
- ☐ Relevante personer, systemer og perioder er identificeret
- ☐ Bevaring er sat i gang
- ☐ Indsamlingsmetode er valgt bevidst
- ☐ Søgeord er testet og dokumenteret med antal træf
- ☐ Filer, der ikke kan søges i, er opgjort
- ☐ Relevanskriterier er skrevet ned
- ☐ Håndtering af fortrolige og private data er planlagt
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT
