Mange digitale beviser går tabt i dagene efter, at klienten har kontaktet advokaten. Ikke fordi nogen sletter dem med vilje, men fordi ingen har sagt, at computeren ikke må gives til en ny medarbejder, eller at kontoen ikke må slettes. Denne tjekliste samler de spørgsmål, der bør stilles i det første møde.
Listen er lang, men det meste kan klares på en halv time. Det vigtigste er afsnit 3 og 6: status på udstyr og konti, og hvad der skal ske nu. Resten kan om nødvendigt afklares i de følgende dage.
Før mødet
Bed klienten om at medbringe eller sende:
- navn og kontaktoplysninger på den IT-ansvarlige eller IT-leverandøren,
- en liste over de systemer, virksomheden bruger til mail, filer og chat,
- eventuelle skærmbilleder, mails eller filer, klienten allerede har gemt,
- IT-politik og ansættelseskontrakt, hvis sagen handler om en medarbejder.
Bed samtidig klienten om ikke at gøre noget ved udstyr og konti, før mødet er holdt. → Send beviser sikkert til advokaten
1. Hvad handler sagen om?
- Hvad er sket, og hvornår?
- Hvem er involveret: personer, virksomheder, leverandører?
- Hvad skal bevises?
- Hvilken periode er relevant?
Bed klienten om at skelne mellem det, klienten selv har set, og det, klienten har hørt eller antager. Det er de konkrete iagttagelser, der peger på, hvor data skal findes.
2. Hvilke datakilder kan være relevante?
- Computere · Hvem har brugt dem? Er de stadig i brug?
- Telefoner · Firmatelefon eller privat? Hvor er den nu?
- Mail · Hvilket system? Microsoft 365, Google, andet?
- Filer · Filserver, OneDrive, SharePoint, Dropbox?
- Chat · Teams, Slack, WhatsApp, SMS?
- Systemer · CRM, ERP, regnskab, projektværktøjer?
- Eksterne · Hjemmesider, sociale medier, leverandørers systemer?
- Fysiske medier · USB-drev, eksterne diske?
Klienter tænker ofte kun på mail og computer. Spørg konkret til de andre kilder. Et CRM-system, et regnskabssystem eller en delt chatkanal kan indeholde tidsstempler og aktivitet, som ingen har tænkt på som bevis.
3. Hvad er status på udstyr og konti?
- Er der en fratrådt medarbejder? Hvornår, og hvad er der sket med udstyret?
- Er computeren eller telefonen afleveret? Er den nulstillet?
- Er brugerkontoen lukket eller slettet?
- Er der en automatisk slettepolitik?
- Hvor længe gemmes backup?
Hvis klienten ikke kender svarene, så notér det, og aftal, hvem der finder dem, og hvornår. Et “det ved jeg ikke” er i sig selv et signal om, at bevarelsen skal sættes i gang med det samme. → Offboarding uden at miste beviser
4. Hvem står for IT?
- Intern IT-afdeling eller ekstern leverandør?
- Navn og kontaktoplysninger
- Har leverandøren selv en rolle i sagen? (I så fald skal sikringen måske ske uvildigt.)
Spørg også, om IT-leverandøren har adgang til at ændre eller slette data i de relevante systemer, og om leverandøren har fået besked om sagen. Leverandøren kan være en hjælp til at bevare data, men bør have en skriftlig instruks om, hvad der må og ikke må ske.
5. Hvad har klienten selv gjort?
- Har nogen kigget i computeren, telefonen eller postkassen?
- Er der taget skærmbilleder eller kopieret filer?
- Er der ændret adgangskoder?
Det er ikke nødvendigvis et problem, men det skal noteres. → Kæde af ansvar
Spørg uden at bebrejde. Klienter fortæller mere, hvis de ikke føler, de har gjort noget forkert. Notér, hvem der har gjort hvad, og så præcist et tidspunkt som muligt. En undersøgelse kan senere vise spor af den aktivitet, og så er det bedre, at den er kendt og forklaret på forhånd.
6. Hvad skal ske nu?
Beslut i mødet:
- ☐ Udstyr tages ud af brug og opbevares sikkert
- ☐ Konti og postkasser slettes ikke
- ☐ Slettepolitikker sættes i bero → Bevarelsespligt og litigation hold
- ☐ Ingen kigger yderligere i udstyret
- ☐ IT-sagkyndig kontaktes
- ☐ Revisionslog eksporteres, før den udløber
Aftal, hvem der gør hvad, og hvornår det skal være gjort. Tiden mellem mødet og sikringen er den periode, hvor data oftest går tabt. → Tidsfrister og hastesager
7. Modparten
- Hvilke data har modparten, som kan være relevante?
- Er der risiko for, at de forsvinder?
- Er det relevant at overveje bevissikring ved fogedretten eller editionsbegæring? → Editionsbegæring set fra IT-siden · Fogedretlig bevissikring
8. Persondata og privatliv
- Indeholder udstyret private data?
- Hvad siger IT-politikken, og er medarbejderne orienteret?
→ Private data på arbejdsudstyr
9. Er det en civil sag?
Hvis der også er en politianmeldelse eller en straffesag, skal det afklares, hvordan det påvirker den civile sag. Nielco IT tager ikke opgaver i straffesager.
Signaler, der kræver handling samme dag
Nogle svar i mødet betyder, at sikringen ikke kan vente til næste uge. Vær særligt opmærksom, hvis klienten fortæller:
- at en medarbejder er fratrådt for nylig, og at kontoen lukkes efter den normale procedure,
- at en computer eller telefon står klar til at blive klargjort til en ny bruger,
- at modparten stadig har adgang til klientens systemer, for eksempel via en fælles konto eller en ikke-lukket bruger,
- at relevante opslag, hjemmesider eller annoncer kan ændres eller fjernes af andre,
- at der bruges beskedtjenester med automatisk forsvindende beskeder, → Forsvindende beskeder og bevisforspildelse
- at klienten selv overvejer at slette noget, for eksempel af hensyn til privatliv. → Når klienten vil slette data
I de situationer bør bevarelsen sættes i gang, mens klienten stadig er i mødet, eller umiddelbart efter. Et opkald til IT-leverandøren fra mødelokalet er ofte nok til at stoppe en automatisk sletning.
Typiske fejl i det første møde
- At fokusere på, hvad der er sket, og glemme at spørge til, hvor data er nu.
- At gå ud fra, at IT-afdelingen “nok har styr på det”.
- At bede klienten om selv at finde og videresende de relevante mails. Det kan ændre data og efterlade huller.
- At udskyde beslutningen om bevarelse, til der er taget stilling til, om der skal anlægges sag.
- At lade klienten gå uden en skriftlig liste over, hvad der ikke må ske.
Gode og dårlige formuleringer til klienten
- Dårligt: “Prøv at se, om du kan finde noget på computeren.”
- Bedre: “Lad computeren ligge urørt, og lad være med at tænde den. Vi får den sikret.”
- Dårligt: “Videresend de mails, du mener er relevante.”
- Bedre: “Send mig en liste med afsender, dato og emne på de mails, du har set. Lad mailene ligge, hvor de er.”
Send klienten en skriftlig huskeliste
Klienter husker sjældent alt fra mødet. Send en kort skriftlig liste over, hvad der ikke må ske med udstyr og konti, med det samme. → De første 24 timer
Listen kan være så enkel som:
- Udstyret må ikke bruges, nulstilles eller gives videre.
- Konti og postkasser må ikke lukkes eller slettes.
- Ingen må kigge i udstyret eller postkassen.
- IT-leverandøren skal have besked om at stoppe automatisk sletning.
- Kontakt advokaten, hvis noget af ovenstående allerede er sket.
Tilkald en IT-sagkyndig tidligt
→ Haster det? Sådan sikres beviserne nu · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring for advokater hos Nielco IT
