Sletning og tilbagelevering af data efter forlig eller dom

Mange tvister om data slutter med en aftale om, at den ene part skal slette eller tilbagelevere materiale. Det lyder enkelt, men data findes sjældent kun ét sted. En kundeliste kan ligge på en computer, i en mailboks, i en cloudtjeneste, på en telefon og i en backup. En forligstekst, der blot siger “alle data slettes”, er svær at overholde og endnu sværere at kontrollere. Denne artikel gennemgår, hvordan sletning og tilbagelevering kan beskrives, så det kan lade sig gøre teknisk.

Tilbagelevering og sletning er to forskellige ting

Tilbagelevering betyder, at den berettigede part får data tilbage. Det giver kun mening, hvis den berettigede ikke allerede har dem.
Sletning betyder, at den anden part ikke længere har adgang til data.

Ofte er det begge dele: Først tilbageleveres en kopi, så slettes resten. Rækkefølgen er vigtig, fordi data, der slettes først, ikke kan tilbageleveres bagefter.

Hvor kan data ligge?

Før sletningen beskrives, skal man vide, hvor data kan befinde sig. En IT-sagkyndig kan hjælpe med at kortlægge det. Typiske steder:

Computerens lokale disk · Kopier i overførsler, midlertidige mapper og papirkurv
Mailkonti · Sendte mails og vedhæftede filer, også i private konti
Cloudtjenester · Synkronisering til flere enheder og versionshistorik
Telefoner og tablets · Vedhæftede filer i beskedapps og fotos af skærme
USB-nøgler og eksterne diske · Glemt i en skuffe
Backup · Ofte automatisk og uden for brugerens kontrol
Nye systemer hos ny arbejdsgiver eller samarbejdspartner · Data er importeret og blandet med andre data

Den sidste placering er ofte den sværeste. Er data importeret i et nyt system, kan de ikke altid fjernes uden at påvirke andre data. → Medarbejder har taget data

Hvad betyder sletning teknisk?

Når en fil slettes på almindelig vis, forsvinder den fra brugerens visning, men indholdet kan i nogle tilfælde gendannes. På moderne SSD-diske og i cloudtjenester afhænger det af teknik og indstillinger. → Kan slettede filer gendannes?

Aftalen bør derfor sige, hvilket niveau af sletning der kræves:

Almindelig sletning og tømning af papirkurv og slettede elementer.
Sletning i cloudtjenester inklusive versionshistorik og papirkurv i tjenesten.
Sikker sletning med et værktøj, der overskriver data, eller udskiftning af lagermediet.

Jo højere niveau, desto mere omkostningstungt. Det rigtige niveau afhænger af, hvor følsomme data er.

Vær også opmærksom på afledte data. Et regneark kan være kopieret ind i et andet dokument, omdøbt eller gemt i et andet format. Aftalen bør derfor omfatte kopier og udgaver, der er afledt af det oprindelige materiale, og ikke kun filer med samme navn.

Backup

Backup er en særlig udfordring. Det er ofte ikke muligt at slette enkelte filer i en backup uden at ødelægge resten. En realistisk aftale kan være, at data ikke må gendannes fra backup, og at backuppen slettes efter sin normale levetid. Det bør fremgå af aftalen, så den ikke brydes, blot fordi en backup stadig eksisterer. → Backup som bevis

Undtagelser, der bør aftales

Nogle data kan eller må ikke slettes. Overvej:

Advokaternes sagsakter, herunder bilag fremlagt i sagen.
Den IT-sagkyndiges sikrede kopier, som kan være nødvendige, hvis forliget senere anfægtes.
Data, der skal opbevares efter anden lovgivning, fx regnskabsmateriale.

Beskriv undtagelserne, og angiv, hvordan og hvor længe de opbevares, og hvem der har adgang.

Gode og dårlige formuleringer

“Alle data slettes” · “Filerne beskrevet i bilag 1, identificeret ved filnavn og hashværdi, samt kopier og afledte udgaver, slettes fra de enheder og konti, der er oplistet i bilag 2”
“Snarest” · “Inden [antal] hverdage efter forligets indgåelse”
“Data tilbageleveres” · “En komplet kopi tilbageleveres på krypteret medie med hashliste, før sletning påbegyndes”
“Sletningen bekræftes” · “Sletningen bekræftes skriftligt med en oversigt over enheder, konti og fremgangsmåde”

Kontrol: erklæring eller undersøgelse?

Der er to hovedmodeller:

Skriftlig erklæring fra parten om, at sletning er sket. Billig og hurtig, men den hviler på tillid.
Kontrol ved en IT-sagkyndig, som undersøger de oplistede enheder og konti før og efter sletning. Mere sikker, men dyrere og mere indgribende.

En mellemvej er en erklæring kombineret med en ret til kontrol, hvis der opstår konkret mistanke. Hvis kontrollen udføres af en sagkyndig, bør det aftales, hvem der vælger personen, og hvem der betaler. → Fælles IT-sagkyndig aftalt mellem parterne

Den sagkyndige kan typisk dokumentere, at bestemte filer ikke længere findes på de undersøgte enheder. Den sagkyndige kan ikke bevise, at der ikke findes en kopi et andet sted. Det er en begrænsning, der bør stå klart for klienten.

Når det er klienten, der skal slette

Forpligtelsen kan også ligge hos advokatens egen klient. Så skal advokaten sikre, at klienten forstår, hvad der kræves, og kan dokumentere det. Det er klogt at:

lave en intern liste over enheder, konti og personer, der har haft adgang til data,
give de involverede medarbejdere en skriftlig instruks,
lade IT-ansvarlige bekræfte sletning i fælles systemer, fx delte drev og mailarkiver,
gemme instruks og bekræftelser samlet.

Et eksempel: En virksomhed har modtaget en konkurrents materiale via en ny medarbejder og har aftalt at slette det. Materialet er videresendt internt til flere personer. Uden en liste over modtagere er det næsten umuligt at vise, at alle kopier er fundet.

Hvis sletningen ikke er sket

Opstår der senere tegn på, at data stadig bruges, er det afgørende, at der findes en præcis beskrivelse af, hvad der skulle slettes. Hashværdier gør det muligt at vise, at en fil fundet senere er den samme som den, der var omfattet. Uden en sådan identifikation bliver diskussionen let et spørgsmål om lighed i indhold frem for identitet. → Hashværdier

Rækkefølge

Kortlæg, hvor data kan ligge.
Identificér data præcist, gerne med hashværdier.
Aftal undtagelser.
Tilbagelevér en kopi, hvis det er relevant, og få kvittering.
Gennemfør sletningen på det aftalte niveau.
Dokumentér sletningen med erklæring eller kontrol.
Opbevar dokumentationen, så den kan bruges, hvis aftalen senere brydes. → Dokumentation af, at et forbud overholdes

Typiske fejl

Sletning sker, før en kopi er sikret og tilbageleveret.
Telefoner og private mailkonti er ikke nævnt.
Backup er ikke nævnt, og aftalen kan derfor ikke overholdes fuldt ud.
Den IT-sagkyndiges egne kopier slettes, og grundlaget for en senere tvist forsvinder.
Der er ingen frist, eller fristen er uklar.