Sikring af mail og cloud i en tvist

I de fleste erhvervstvister ligger beviserne ikke på en bestemt computer, men i skyen: mails i Microsoft 365 eller Gmail, dokumenter i SharePoint, OneDrive, Google Drive eller Dropbox, og beskeder i Teams eller Google Chat. Det gør sikringen både lettere og sværere. Lettere, fordi data ligger samlet og kan søges centralt. Sværere, fordi de kan ændres og slettes af mange personer, og fordi tjenesterne har deres egne regler for, hvornår noget forsvinder.

Artiklen handler om de valg, advokaten skal træffe tidligt: om data skal bevares eller kopieres, hvem der har adgang, og hvordan en eksport bliver til et bevis. Hvordan en påstand om en slettet mail prøves, er beskrevet i “Mailen er slettet”: hvad Microsoft 365 stadig kan genskabe. Hvordan Google-data beskrives over for modparten, står i Google Workspace i editionsbegæringen.

Bevarelse og kopi er to forskellige ting

Det er den vigtigste skelnen på området, og den blandes ofte sammen.

Bevarelse betyder, at data bliver liggende i tjenesten og ikke kan slettes endeligt, selv om en bruger sletter dem. I Microsoft 365 og i Google Workspace sker det typisk med opbevaringsregler eller en retslig tilbageholdelse, som en administrator sætter på bestemte konti. Data bliver, hvor de er, og kan søges frem senere. → Bevarelsespligt og litigation hold

En kopi betyder, at data hentes ud af tjenesten og gemmes et andet sted, med dokumentation for hvad der er hentet, hvornår og hvordan. Kopien fastlåser tilstanden på et bestemt tidspunkt.

De to supplerer hinanden. Bevarelse er hurtig og kan sættes op med det samme, men den forudsætter, at abonnementet understøtter det, og at nogen ikke senere fjerner den. En kopi er mere arbejde, men den er uafhængig af, hvad der sker i tjenesten bagefter. I mange sager er det rigtige først at bevare og derefter kopiere det, der skal bruges.

Bevarelse kan også være den eneste mulighed i første omgang, fx når en medarbejder er fratrådt, og kontoen ellers står til automatisk sletning.

De tre typiske tjenester

Microsoft 365. Mail, OneDrive, SharePoint og Teams hænger sammen i én organisation, som en eller flere administratorer styrer. Organisationen kan have opbevaringspolitikker, søgeværktøjer på tværs af postkasser og en revisionslog over handlinger. Hvad der er til rådighed, afhænger af licenser og opsætning, og det bør undersøges i den konkrete sag frem for at antages.

Google Workspace. Opbygningen minder om Microsofts: Gmail, Drive og Docs under en administrationskonsol. Nogle abonnementer har værktøjer til opbevaring, søgning og eksport på tværs af brugere, andre har ikke. Versionshistorik i dokumenter kan være et selvstændigt bevis. → Versionshistorik i kontraktudkast

Dropbox og lignende fildelingstjenester. Her er billedet mere blandet. Der findes både private konti og erhvervskonti med administrator. Tjenesterne har typisk versioner, gendannelse af slettede filer i en periode og oplysninger om delinger og delte links. En privat konto ejes af brugeren, ikke af virksomheden, også selv om den er brugt til arbejde.

Fælles for dem er, at data findes flere steder: i tjenesten, på synkroniserede computere og telefoner og hos dem, der har modtaget eller delt indholdet. → Sikring af computer og harddisk i en civil sag

Hvem har adgang

Adgangen afgør, hvem der kan sikre, og ad hvilken vej.

Klientens egen organisation. Klienten har administratoradgang, typisk via egen IT-afdeling eller en ekstern IT-leverandør. Det er den enkle situation, men den rejser spørgsmålet om, hvem der skal udføre sikringen, og hvordan den dokumenteres. → Kan klientens egen IT-afdeling sikre beviserne?

En medarbejders konto i klientens organisation. Virksomheden har teknisk adgang, men der kan være private mails og filer. Det bør afklares juridisk, hvad der må gennemgås, før nogen søger. → Private data på arbejdsudstyr

En privat konto. Kun kontohaveren har adgang. Er det klienten, kan klienten selv eksportere. Er det modparten, går vejen over samtykke, opfordring eller edition. → Platformseksport som alternativ til edition

Modpartens organisation. Klienten har ingen adgang, og det må ikke ændres ved at logge ind med gamle oplysninger. → Klienten har været inde i modpartens mail eller konto Advokaten kan opfordre til bevarelse og senere bede om fremlæggelse. → Skabelon: meddelelse om bevarelse af data

En fælles organisation. Koncerner, tidligere samarbejdspartnere eller en IT-leverandør, der driver tjenesten for flere, kan give uklar adgang. → Fælles Microsoft 365 i koncerner

Tjek også, hvem der faktisk har administratorrettigheder i dag. Det er ikke altid dem, klienten tror, og en tidligere medarbejder eller en tidligere leverandør kan stadig have adgang.

Administratoreksport: hvad den skal kunne bære

Den mest almindelige sikring i skyen er, at en administrator søger og eksporterer data via tjenestens egne værktøjer. Det kan være en god løsning. Men eksporten bliver først et bevis, der kan forsvares, når det kan forklares, hvad der er gjort. Sørg for, at der foreligger:

1. Søgekriterierne: hvilke konti, hvilken periode, hvilke søgeord og hvilke datatyper.
2. Tidspunkt og person: hvem der udførte søgningen og eksporten, og hvornår.
3. Resultatet i tal: hvor mange elementer søgningen fandt, og hvor mange der blev eksporteret. Afvigelser bør forklares.
4. Formatet: mails bør eksporteres i et format, der bevarer header-oplysninger og vedhæftninger, ikke som udskrifter eller PDF alene. → Hvornår er en mail kommet frem?
5. Hashværdier af den eksporterede fil, beregnet med det samme, så senere ændringer kan udelukkes. → Chain of custody i civile sager
6. Logs over handlingen, hvis tjenesten fører dem, så eksporten selv kan dokumenteres.

En eksport uden disse oplysninger er ikke værdiløs, men den er lettere at angribe. Typiske indsigelser er, at søgningen var for snæver, at noget er udeladt, eller at de eksporterede filer er ændret undervejs. → Modparten fremlægger kun udvalgte beskeder

Når modparten leverer en eksport

Hvis modparten fremlægger en eksport fra sin egen tjeneste, kan de samme spørgsmål stilles den anden vej: hvilke kriterier, hvilke konti, hvem udførte den, og i hvilket format. Bed om søgekriterierne, før der diskuteres indhold. Store datamængder kan gennemgås med afgrænsede søgeord eller stikprøver. → Gennemgang af mails og dokumenter i en tvist og Stikprøver i store datamængder

Tidsfaktoren

Data i skyen forsvinder sjældent med et brag, men ofte stille: en papirkurv, der tømmes efter en periode, en fratrådt medarbejders konto, der slettes efter en fast procedure, logs, der kun gemmes en begrænset tid. Perioderne afhænger af tjeneste, abonnement og opsætning. Spørg derfor tidligt, hvad der er sat op, og sæt bevarelse på, før der bruges tid på at diskutere, hvad der skal kopieres. Ligger noget i en tjeneste uden for EU, kan det tage ekstra tid at få det udleveret. → Beviser i cloud uden for EU

Sådan kan Nielco IT bistå

Nielco IT kan hjælpe med at sætte bevarelse op, planlægge og dokumentere eksporter fra Microsoft 365, Google og fildelingstjenester og vurdere en eksport, som modparten har leveret. Nielco IT er uvildig og arbejder for advokater i hele landet. Læs mere om IT-sagkyndig bistand for advokater, eller send en sag med en kort beskrivelse.