Når de digitale beviser ligger hos modparten eller hos en tredjemand, kan retten pålægge dem at fremlægge dem (edition). Det juridiske grundlag er advokatens felt. Men en editionsbegæring om digitale data falder ofte på det tekniske: Den er så bred, at den ligner en “fishing expedition”, eller så upræcis, at modparten kan fremlægge noget andet end det, der var tænkt. Denne artikel handler om, hvordan data beskrives, så begæringen er præcis og kan opfyldes.
Start med at kortlægge modpartens IT
En præcis begæring forudsætter, at man ved nogenlunde, hvordan modparten arbejder digitalt. Det kræver ikke adgang til noget. Meget kan udledes af det, klienten allerede har:
- Mails fra modparten: Afsenderdomænet og mailens header viser ofte, om modparten bruger Microsoft 365, Google Workspace eller en egen mailserver. → Mail-headere
- Delte dokumenter og links: Et link til SharePoint, OneDrive, Google Drive eller Dropbox viser, hvor filerne ligger.
- Fakturaer og ordrebekræftelser: De afslører ofte, hvilket regnskabs- eller ERP-system der er brugt.
- Kontrakter og databehandleraftaler: De kan nævne systemer, leverandører og hostingsted.
- Tidligere samarbejde: Har klienten selv haft adgang til modpartens systemer, kender klienten ofte både systemnavne og struktur.
Skriv kortlægningen ned som en simpel oversigt over sandsynlige datakilder. Den bliver grundlaget for begæringen og senere for kontrollen af det, der fremlægges.
Fire ting, der gør en begæring præcis
- Hvilken datakilde: Hvor ligger dataene? Postkasse, filserver, OneDrive, CRM-system, regnskabssystem, en bestemt telefon.
- Hvilke personer eller konti: Hvis postkasse, hvis brugerkonto.
- Hvilken periode: Fra og til dato.
- Hvilket indhold: Søgeord, afsendere og modtagere, filtyper eller transaktionstyper.
Mangler et af de fire punkter, bliver begæringen enten for bred eller åben for fortolkning. Et eksempel: “Mails fra direktøren om tilbuddet” mangler periode og en klar beskrivelse af indholdet. Modparten kan med rimelighed svare, at det er uklart, hvad der menes med “om tilbuddet”.
Gode og dårlige formuleringer
- “Al korrespondance mellem sagsøgte og kunderne” · “Mails sendt fra eller modtaget i postkassen tilhørende [navn] i perioden 1. januar til 31. marts, hvor afsender eller modtager har domænet [kunde.dk] eller [kunde2.dk]”
- “Alle dokumenter om projektet” · “Filer i SharePoint-webstedet [navn] oprettet eller ændret i perioden [dato] til [dato], herunder versionshistorik”
- “Oplysninger om, hvornår filerne blev kopieret” · “Revisionslog fra Microsoft 365 for brugeren [navn] for perioden [dato] til [dato], afgrænset til hændelser om download, synkronisering og deling af filer”
- “Telefonens indhold” · “SMS og WhatsApp-beskeder mellem telefonnummer [x] og [y] i perioden [dato] til [dato]”
Søgeord: afprøv dem, før de skrives ind
Søgeord er den del af en begæring, der oftest giver problemer i praksis. Et søgeord, der virker oplagt, kan ramme tusindvis af irrelevante dokumenter, mens et for snævert søgeord overser det vigtigste.
- Undgå almindelige ord. Et projektnavn som “Nord” rammer også alle mails med en adresse eller signatur, hvor ordet indgår.
- Tag varianter med. Kundenavne, forkortelser, interne kodenavne og almindelige stavefejl.
- Brug navne og domæner frem for emneord. Afsender og modtager er langt mere præcise end ord i brødteksten.
- Overvej, hvad søgningen ikke finder. Indscannede PDF-filer, billeder og komprimerede vedhæftninger indgår ofte ikke i en almindelig tekstsøgning.
Har klienten selv mails eller dokumenter fra samme forløb, kan søgeordene afprøves på dem først. Det giver et realistisk billede af, hvad søgningen vil ramme. → eDiscovery i danske sager
Bed om det rigtige format
Data kan fremlægges på måder, der fjerner det vigtigste. En mail udskrevet på papir viser ikke header og metadata. Beskriv derfor også formatet:
- Mails: som originale filer (.eml eller .msg) eller som eksport fra mailsystemet, ikke som udskrifter eller PDF
- Dokumenter: i oprindeligt filformat med metadata, ikke som PDF
- Logdata: som eksport fra systemet i maskinlæsbart format (fx CSV) med oplysning om, hvordan eksporten er lavet
- Systemdata: med oplysning om system, version og hvem der har trukket dataene ud
Ved Microsoft 365 er det værd at vide, at revisionsloggen kun gemmes i en begrænset periode, som afhænger af licens og opsætning. Er der gået lang tid, kan dataene være væk. → Unified Audit Log i Microsoft 365
Spørg til, hvordan dataene er fremskaffet
Bed om en kort redegørelse for, hvem der har trukket dataene ud, hvornår og hvordan. Det gør det muligt at vurdere, om fremlæggelsen er fuldstændig. Overvej også at bede om hashværdier for de fremlagte filer, så det senere kan kontrolleres, at de ikke er ændret. → Hashværdier forklaret
En brugbar redegørelse svarer på:
- Hvilket system og hvilken funktion blev brugt til udtrækket?
- Hvilke søgekriterier blev anvendt, præcis som de blev indtastet?
- Hvor mange elementer gav søgningen, og hvor mange er fremlagt?
- Er noget udeladt, og i givet fald med hvilken begrundelse?
Når modparten har fremlagt: kontrollér det
Det fremlagte skal sammenholdes med begæringen. Typiske tegn på, at noget mangler:
- Huller i perioden: Ingen mails i en uge, hvor der tydeligvis var aktivitet.
- Halve tråde: Svar, der henviser til en mail, som ikke er fremlagt.
- Manglende vedhæftninger: Mails, der nævner en vedhæftet fil, som ikke følger med.
- Ensartede tidsstempler: Filer, der alle har samme ændringsdato, kan være kopieret eller konverteret, så de oprindelige metadata er gået tabt. → Hvad er metadata?
Huller er ikke i sig selv bevis for, at noget er tilbageholdt. Der kan være tekniske forklaringer. Men de giver grundlag for konkrete opfølgende spørgsmål.
Proportionalitet og fortrolighed
En præcis begæring er også en mere proportional begæring. Afgrænsning på personer, periode og indhold mindsker modpartens arbejde og risikoen for, at uvedkommende eller fortrolige data kommer med. Ved forretningshemmeligheder kan det være relevant at foreslå, at en uvildig IT-sagkyndig foretager søgningen og kun udleverer resultatet.
Når dataene måske ikke findes længere
Spørg ind til, om dataene stadig findes. Slettepolitikker, udløbne konti og overskrevne logfiler kan betyde, at dataene er væk. Hvornår det skete, kan i sig selv være relevant. → Hvor længe gemmes data?
Jo tidligere modparten gøres opmærksom på, at bestemte data er relevante for tvisten, jo mindre er risikoen for, at de forsvinder i den almindelige drift. → Bevarelsespligt og litigation hold
Typiske fejl
- Begæringen beskriver emnet, men ikke datakilden.
- Perioden er sat bredt “for en sikkerheds skyld”.
- Der står intet om format, så modparten fremlægger PDF-udskrifter.
- Søgeord er valgt uden at være afprøvet.
- Det fremlagte bliver ikke kontrolleret mod begæringen.
IT-sagkyndig bistand
En IT-sagkyndig kan hjælpe med at:
- afklare, hvilke datakilder modparten realistisk har,
- formulere afgrænsningen, så den kan gennemføres teknisk,
- vurdere, om det fremlagte er fuldstændigt og uændret.
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT
