Klienten vil slette data: advokatens ansvar

“Kan jeg ikke bare slette det?” Spørgsmålet kommer ofte tidligt i en tvist. Klienten har beskeder, der er pinlige, mails med en uheldig formulering, eller en telefon fuld af private billeder, som klienten ikke vil have, at nogen ser. Andre gange er det ikke et ønske, men en rutine: en virksomhed, der sletter fratrådte medarbejderes mailkasser, eller en chat, hvor beskeder forsvinder automatisk.

Advokatens rådgivning i den situation har betydning for klientens stilling i sagen. Konsekvenserne af en sletning, der allerede er sket, er beskrevet i Når data er slettet: bevisforspildelse i civile sager. Her handler det om tidspunktet før, hvor klienten stadig kan nå at lade være.

Hvorfor sletning er en dårlig idé

Juridisk kan sletning af relevante data få betydning for bevisbedømmelsen. Efter retsplejelovens § 344, stk. 2 kan retten tillægge det virkning til fordel for modparten, hvis en part ikke efterkommer modpartens opfordringer eller giver uklare eller ufuldstændige oplysninger. Undlader en part at efterkomme et editionspålæg uden lovlig grund, gælder det samme efter § 298, stk. 2. Hvordan retten vil se på en konkret sletning, kan ikke forudsiges.

Teknisk er der tre pointer, klienten bør forstå:

• Sletning er sjældent fuldstændig. Data kan ligge i backup, i skyen, på andre enheder og hos modtageren.
• Sletning efterlader spor. En telefon eller en server kan vise, at noget er slettet, og ofte hvornår.
• Den anden part har ofte de samme data. En besked findes både hos afsender og modtager.

Den samlede virkning er, at en sletning kan skade mere, end den beskytter. Det kan være en nyttig måde at forklare det på over for en klient, der først og fremmest er bekymret for indholdet.

Det, der sletter sig selv

Ikke al sletning er aktiv. Mange data forsvinder automatisk, hvis ingen griber ind:

• Forsvindende beskeder i chatapps, hvor beskeder slettes efter en fast periode.
• Automatisk oprydning på telefonen, fx af gamle beskeder eller fotos.
• Opbevaringspolitikker i mail- og samarbejdssystemer, der sletter efter en periode.
• Lukning af konti, fx når en medarbejder fratræder, eller et abonnement opsiges.
• Udskiftning af udstyr, hvor en gammel telefon nulstilles og sælges eller afleveres.
• Logrotation, hvor logfiler overskrives efter dage eller uger.

Rådgivningen bør derfor ikke kun handle om at lade være med at slette, men også om at slå automatisk sletning fra for det relevante. → Bevarelsespligt og litigation hold

Alternativer, der løser klientens bekymring

Bag ønsket om at slette ligger som regel en reel bekymring. Den kan ofte håndteres på anden måde:

• Privatliv: Er klienten bekymret for private billeder eller samtaler, kan en sikring afgrænses, og gennemgangen kan ske hos en uvildig sagkyndig, der kun udleverer det relevante. → Private data på arbejdsudstyr
• Plads på telefonen: Data kan sikres først og derefter flyttes, så klienten kan bruge telefonen.
• Ny telefon: Den gamle telefon kan bevares uændret, eller sikres før den nulstilles.
• Databeskyttelse: En virksomhed, der har pligt til at slette personoplysninger, kan isolere dem i stedet for at slette, når de er relevante for et retskrav. → GDPR og bevisførelse

Rådgivning, der kan dokumenteres

Rådgivningen om ikke at slette bør gives tidligt og på skrift. Det beskytter både klienten og advokaten. En god instruks indeholder:

1. Hvad der skal bevares: typer af data, enheder, konti og personer.
2. Fra hvilken periode.
3. Hvad der konkret skal gøres: slå automatisk sletning fra, behold gammel telefon, luk ikke konti.
4. Hvem i klientens organisation der skal have besked.
5. At klienten skal kontakte advokaten, før der slettes noget, der kan være relevant.

Brug ikke tekniske begreber, klienten ikke kender. “Slå forsvindende beskeder fra i WhatsApp-samtalen med X” er tydeligere end “suspendér automatiske opbevaringspolitikker”. → Tjekliste til første klientmøde

Når klienten allerede har slettet

Har klienten slettet noget, før advokaten kom ind, er det vigtigt at få fastslået, hvad der er sket:

• Hvad blev slettet, og hvornår?
• Fra hvilken enhed eller konto?
• Findes data andre steder, fx i backup eller hos andre?
• Blev der slettet før eller efter, at tvisten opstod?

En teknisk undersøgelse kan ofte besvare spørgsmålene mere præcist end klientens erindring. Den kan også vise, om data kan gendannes. Det er bedre, at advokaten kender svaret, før modparten stiller spørgsmålet.

Når klienten insisterer

Vil klienten slette trods rådgivningen, er det advokatens vurdering, hvordan det skal håndteres. Fra IT-siden er der en praktisk mulighed: at sikre data, før klienten sletter. Så findes de i hvert fald, hvis de senere bliver relevante. Om det er en farbar vej, afhænger af sagen.

Virksomheder: rutiner, der kører videre

Er klienten en virksomhed, er det sjældent en enkelt person, der sletter. Det er rutiner, som IT-afdelingen eller en ekstern leverandør har sat op, og som ingen tænker over. Typiske eksempler:

• Mailkasser for fratrådte medarbejdere slettes efter en fast periode.
• Computere geninstalleres og gives videre til nye medarbejdere.
• Telefoner nulstilles ved fratræden.
• Logs fra firewall og servere gemmes kun i kort tid.
• Delte mapper ryddes op efter afsluttede projekter.

Rådgivningen skal derfor nå ud til dem, der faktisk udfører rutinerne. Det er ofte en IT-leverandør, som advokaten aldrig har talt med. Bed klienten udpege en kontaktperson, og bed om en skriftlig bekræftelse af, at rutinerne er stoppet for det relevante. Kontrollér, om bekræftelsen omfatter alle systemer, også dem, der drives af eksterne leverandører.

Praktisk rækkefølge de første dage

Når spørgsmålet om sletning dukker op, er der en rækkefølge, der mindsker risikoen for, at noget går tabt undervejs:

1. Samme dag: Bed klienten om ikke at slette noget og om at slå forsvindende beskeder og automatisk oprydning fra i de relevante apps.
2. Inden for få dage: Kortlæg enheder, konti og systemer, hvor relevante data kan ligge, også gamle telefoner og private konti.
3. Derefter: Få de vigtigste kilder sikret, så klienten kan bruge telefonen og systemerne normalt igen uden risiko.
4. Løbende: Send den skriftlige instruks, og følg op på, om den er forstået og gennemført.

Spørg klienten direkte, om der er noget, klienten allerede har overvejet at slette. Det giver anledning til at tale om den bekymring, der ligger bag, og om de alternativer, der findes. En klient, der ved, at private oplysninger kan holdes uden for sagen, er mindre tilbøjelig til selv at rydde op.

Typiske fejl

• At rådgive mundtligt og ikke få det på skrift.
• At glemme automatisk sletning og forsvindende beskeder.
• At lade klienten skifte telefon uden at bevare den gamle.
• At sige “gem alt” uden at forklare, hvad det betyder i praksis.
• At acceptere klientens forklaring om, hvad der er slettet, uden teknisk kontrol.
• At give besked til direktionen, men ikke til den IT-leverandør, der udfører sletterutinerne.
• At glemme private enheder og konti, som klienten har brugt i forbindelse med sagen.

Om og hvordan advokaten skal rådgive, er en juridisk vurdering. En IT-sagkyndig bør inddrages, når det skal fastslås, hvad der kan forsvinde automatisk, hvordan det stoppes, eller hvad en sletning har efterladt.

→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT