Versionshistorik: hvem ændrede kontraktudkastet?

I tvister om fortolkning af en aftale bliver forhandlingsforløbet ofte vigtigt. Hvem foreslog formuleringen? Blev en bestemt klausul slettet undervejs? Så den ene part den endelige tekst, før der blev skrevet under? Når kontrakten er forhandlet i Word, Google Docs eller et samarbejdsværktøj, kan svarene ligge i dokumenternes historik.

Artiklen beskriver, hvilke typer historik der findes, hvad de kan og ikke kan vise, og hvordan advokaten sikrer, at historikken kommer med i sagen.

Tre slags historik

Det er nyttigt at skelne mellem tre forskellige spor:

Sporede ændringer og kommentarer i selve filen. I Word gemmes ændringer og kommentarer i dokumentet, hvis funktionen er slået til. De følger med, når filen sendes, medmindre de er accepteret, afvist eller fjernet.
Versionshistorik i en cloudtjeneste. SharePoint, OneDrive og Google Drive gemmer tidligere versioner af en fil, når den ændres. Historikken ligger i tjenesten og ikke i filen.
Mailforløbet. Når udkast sendes frem og tilbage som vedhæftede filer, er hver mail med vedhæftning i praksis en version med dato og afsender.

De tre spor supplerer hinanden. Mailforløbet er ofte det mest robuste, fordi kopierne ligger hos begge parter.

Hvad historikken kan vise

Historikken kan underbygge:

Hvilken tekst der stod i et udkast på et bestemt tidspunkt
Hvilken konto der gemte en version eller lavede en sporet ændring
At en formulering blev foreslået, kommenteret eller slettet undervejs
Hvilken version der blev sendt til modparten, og hvornår

Det kan have betydning for spørgsmål om, hvad parterne var enige om, og hvad den ene part burde have forstået.

Hvad historikken ikke viser

Historik skal læses med samme forbehold som andre digitale spor:

Konto er ikke person. En sporet ændring er knyttet til det navn, der er sat op i programmet, eller til en konto i cloudtjenesten. En assistent kan have skrevet på en chefs computer.
Brugernavnet i Word kan ændres. Navnet ved sporede ændringer kommer fra programmets indstillinger og er ikke et sikkert identitetsbevis.
Ikke alle mellemtrin gemmes. Cloudtjenester gemmer versioner efter egne regler, og flere ændringer kan være samlet i én version.
Accepterede ændringer forsvinder. Når en ændring accepteres, er den ikke længere synlig i filen. Kun en tidligere kopi viser den.
Historik kan slettes. Ældre versioner kan fjernes efter regler for opbevaring eller manuelt.

Om metadata i filer som forfatter og redigeringstid kan bruges, og hvilke faldgruber de har, er beskrevet i Metadata i advokatens egne dokumenter.

Hvor historikken ligger

Advokaten bør tidligt afklare, hvor kontrakten blev forhandlet. Typiske placeringer:

Klientens mailpostkasse med udkast som vedhæftede filer
Et delt drev eller en SharePoint-side, hvor parterne arbejdede i samme fil
Et datarum eller en forhandlingsplatform
En signeringstjeneste, hvor den endelige version blev underskrevet

Hvis parterne har arbejdet i et fælles dokument, ligger historikken typisk hos den part, der ejede det delte område. Den anden part har måske kun læseadgang og kan ikke selv eksportere historikken. Det kan gøre en editionsbegæring nødvendig.

Når historikken ligger hos modparten

Hvis det er modparten, der ejede det delte dokument, kan advokaten bede om versionshistorikken som led i en editionsbegæring. Begæringen bør nævne den konkrete fil eller mappe, perioden og ønsket om fuld historik med kommentarer og forslag. En begæring om “kontraktudkastet” fører typisk kun til den seneste version. Det kan også være relevant at bede om oplysning om, hvem der havde redigeringsadgang, og om ældre versioner er slettet manuelt eller efter en regel.

Sådan sikres historikken

Sikring af versionshistorik kræver mere end at gemme den seneste fil. Advokaten kan bede klienten om:

At eksportere mailforløbet med alle vedhæftninger i et format, der bevarer headere
At undlade at acceptere eller fjerne sporede ændringer i de gemte kopier
At få IT-ansvarlig eller administrator til at eksportere versionshistorikken fra cloudtjenesten for de relevante filer
At notere, hvem der havde adgang til at redigere i perioden

Hvis historikken kan blive slettet efter en opbevaringsregel, bør den sikres straks.

Når modparten bestrider en version

Det sker, at en part fremlægger et udkast, som den anden part ikke genkender, eller at den endelige kontrakt påstås at afvige fra den, der blev godkendt. Spørgsmålene bliver så tekniske: Hvornår blev filen oprettet og senest ændret? Findes der en kopi hos tredjemand? Stemmer hashværdien af den underskrevne fil med den, signeringstjenesten registrerede? Den proceduremæssige side af en sådan indsigelse er beskrevet i Indsigelse mod et digitalt bevis’ ægthed.

Ved underskrevne aftaler kan signeringstjenestens egen dokumentation vise, hvilken fil der blev underskrevet. Se Digitale signaturer og elektroniske aftaler som bevis.

Fremlæggelse

En versionshistorik er svær at læse for en dommer, hvis den fremlægges som rå eksport. Det kan være nyttigt at fremlægge:

De relevante versioner som separate bilag med dato og afsender
En sammenligning, der viser forskellen mellem to versioner
En kort tidslinje over forhandlingen med henvisning til bilagene

Sammenligninger bør laves af den, der kan forklare, hvordan de er lavet. Hvordan tidslinjer bygges og angribes, er beskrevet i Tidslinjer som bevis: opbygning og angreb.

Byggeri og større projekter

I entreprisesager forhandles aftaler og ændringer ofte i projektweb og delte mapper med mange versioner. Her er historikken både vigtigere og mere omfattende. Se Entreprisesager: projektweb, mails og fotodokumentation.

Spørgsmål til klienten om forhandlingen

Hvem på klientens side skrev i udkastene, og fra hvilke computere og konti?
Blev der brugt sporede ændringer, eller blev ændringer skrevet direkte ind?
Blev udkast sendt som vedhæftede filer, som links til en delt fil eller begge dele?
Har klienten gemt egne udkast lokalt, fx med datoer i filnavnet?
Var advokater, rådgivere eller andre med i forhandlingen, som kan have kopier?
Hvilken version mener klienten blev godkendt, og hvordan blev det meddelt?

Svarene viser, hvor mange kilder der er, og hvilken der er bedst. Er udkastene sendt som links, er mailforløbet mindre værd, fordi linket peger på filens nuværende indhold og ikke på teksten, som den så ud, da mailen blev sendt. Så bliver versionshistorikken i cloudtjenesten afgørende. Er udkastene sendt som vedhæftede filer, ligger der en fastfrosset kopi i hver mail, og den kopi findes typisk hos begge parter.