Google Workspace i editionsbegæringen

Mange virksomheder bruger Google Workspace til mail, dokumenter og deling af filer. Når modparten gør det, rummer systemet ofte mere end de dokumenter, modparten selv vælger at fremlægge. Der kan være versioner, kommentarer, delingshistorik og logs over aktivitet. En editionsbegæring, der kender systemets opbygning, har bedre chancer for at give et brugbart svar.

Artiklen beskriver, hvad advokaten kan bede om, og hvordan det formuleres. Den generelle metode er beskrevet i Editionsbegæring set fra IT-siden.

Hvad Google Workspace typisk indeholder

En Workspace-organisation består af brugerkonti, som en administrator styrer. For tvister er især disse dele relevante:

Gmail med mails, etiketter og eventuelt slettede mails, der stadig kan gendannes i en periode
Drive med filer, delte drev og oplysninger om, hvem filer er delt med
Docs, Sheets og Slides med versionshistorik, kommentarer og forslag
Chat og Meet med beskeder og eventuelt optagelser
Administrationskonsollen med logs over aktivitet, fx logins, deling og hentning af filer

Hvor meget der findes, afhænger af abonnementstype og af administratorens opsætning. Ikke alle abonnementer indeholder de samme værktøjer til opbevaring og søgning.

Vault og opbevaring

Nogle Workspace-abonnementer indeholder Google Vault. Vault er et værktøj til at opbevare, søge i og eksportere data på tværs af brugere. Med Vault kan en organisation sætte regler for, hvor længe data gemmes, og sætte bestemte brugeres data på tilbageholdelse.

For advokaten betyder det:

Har modparten Vault, kan modparten typisk søge og eksportere på tværs af konti uden at bede hver medarbejder om at gennemgå sin egen postkasse.
Har modparten sat tilbageholdelse, kan data være bevaret, selv om brugeren har slettet dem.
Har modparten ikke Vault, er det mere afgørende, hvornår data blev sikret, og hvordan.

Det er derfor relevant at spørge modparten, om organisationen bruger Vault eller et tilsvarende værktøj, og om der er sat opbevaringsregler eller tilbageholdelse.

Versionshistorik i dokumenter

Google-dokumenter gemmer ændringer løbende. Versionshistorikken kan vise, hvilken konto der skrev hvad, og hvornår. Kommentarer og forslag gemmes også, selv om de er løst eller afvist. Det kan have betydning i sager om aftaletolkning, ophavsret eller hvem der vidste hvad hvornår.

Bemærk, at en eksport til PDF eller Word kun indeholder den aktuelle tekst. Versioner og kommentarer forsvinder. Beder advokaten om “dokumentet”, får advokaten derfor typisk kun den seneste udgave. Skal historikken med, skal den nævnes udtrykkeligt i begæringen.

Delingshistorik og aktivitetslogs

Administrationskonsollen kan vise hændelser i Drive, fx at en fil blev delt med en ekstern adresse, hentet eller slettet. Hvilke hændelser der vises, og hvor langt tilbage, afhænger af abonnement og opsætning.

Sådanne logs kan være relevante i sager om forretningshemmeligheder, fratrådte medarbejdere eller misbrug af kundedata. De viser handlinger på en konto, ikke nødvendigvis hvem der sad ved tastaturet. De viser heller ikke, hvad en ekstern modtager gjorde med filen efter delingen. Hvis det er afgørende, skal sporene findes hos modtageren, og det kræver en anden begæring.

Fratrådte medarbejdere

Når en medarbejder fratræder, slettes eller overdrages kontoen ofte efter en periode. Filer i den fratrådtes Drive kan blive overført til en anden bruger, og mails kan blive slettet sammen med kontoen. Hvis tvisten handler om en tidligere medarbejders handlinger, bør advokaten derfor spørge, hvad der er sket med kontoen, hvornår, og om data er bevaret i Vault eller en backup. Svaret afgør, hvilke data der stadig kan efterspørges.

Sådan formuleres begæringen

En god begæring om Workspace-data beskriver konto, periode, datatype og format. Eksempler:

Mails i Gmail mellem navngivne konti i en bestemt periode, inklusive mails, der kan gendannes
Navngivne dokumenter i Drive med fuld versionshistorik, kommentarer og forslag
Oplysning om, hvem et navngivet dokument eller en mappe har været delt med, og fra hvornår
Aktivitetslog for Drive for navngivne konti i perioden, med hændelser om deling, hentning og sletning
Oplysning om, om Vault eller tilsvarende har været brugt, og om der har været opbevaringsregler eller tilbageholdelse

Hvis søgeord skal bruges, bør de aftales og helst afprøves. Se Søgeord og afgrænsning: aftaler med modparten. En færdig formulering kan tage udgangspunkt i Skabelon: editionsbegæring om mails og logdata.

Formatet ved udlevering

Vault og administrationskonsollen kan eksportere data i formater, der bevarer metadata, fx mails som filer med headere og logs som regneark eller strukturerede filer. Et skærmbillede af en versionshistorik eller en PDF af en mail er en ringere gengivelse.

Bed om, at udleveringen ledsages af oplysning om, hvem der har lavet eksporten, hvornår, og med hvilke kriterier. Bed også om hashværdier for eksportfilerne, så det senere kan kontrolleres, at de ikke er ændret. Fremlæggelse i retten er beskrevet i Fremlæggelse af digitale beviser: formater og bilag.

Data uden for EU

Google behandler data i datacentre i flere lande. For en editionsbegæring mod modparten er det sjældent afgørende, fordi modparten selv har adgang via sin konto. Det kan få betydning, hvis data skal hentes fra Google direkte. Se Beviser i cloud uden for EU.

Når modparten bruger private Google-konti

Mange småvirksomheder og enkeltpersoner bruger en almindelig Google-konto og ikke Workspace. Så er der ingen administrator, ingen Vault og færre logs. Data kan stadig findes, men kun brugeren kan hente dem. Begæringen bør da rettes mod det, brugeren selv kan eksportere, fx via Googles eget eksportværktøj for kontoen.

Spørgsmål til modpartens administrator

Hvilket abonnement har organisationen haft i perioden, og er det skiftet undervejs?
Hvem er administrator, og er administrationen overladt til en ekstern leverandør?
Hvilke logs i administrationskonsollen er tilgængelige, og hvor langt tilbage?
Er der brugt værktøjer fra tredjepart til backup eller arkivering af Workspace-data?
Er der brugt delte drev, og hvem har haft adgang til dem?
Er konti slettet, omdøbt eller overdraget i perioden?

Spørgsmålene kan stilles i en opfordring før en egentlig editionsbegæring. Svarene gør det muligt at afgrænse begæringen til det, der faktisk findes, og de viser, om modparten har forstået, hvor data ligger. Filer i et delt drev tilhører organisationen og ikke den enkelte bruger, så de kan være bevaret, selv om en brugers konto er slettet. Et svar, der slet ikke nævner logs eller Vault, kan tyde på, at søgningen kun er sket i den enkelte brugers konto. Det er i sig selv et argument for at præcisere begæringen.