Gennemgang af mails og dokumenter i en tvist

Når en sag rummer tusindvis af mails og dokumenter, bliver gennemgangen et projekt i sig selv. Det går sjældent galt, fordi nogen læser forkert. Det går galt, fordi ingen kan forklare bagefter, hvilke data der blev gennemgået, hvilke der blev sorteret fra, og hvorfor. Den forklaring bliver efterspurgt, når modparten mener, at noget mangler, eller når et vigtigt dokument dukker op sent.

Denne side handler om arbejdsdelingen mellem advokaten, den IT-sagkyndige og det værktøj, der bruges, og om hvordan afgrænsningen dokumenteres. Selve faserne i en eDiscovery-proces er beskrevet i eDiscovery i danske sager.

Tre roller, tre slags ansvar

Advokaten · Typiske opgaver: Fastlægger hvad sagen handler om, hvilke personer og perioder der er relevante, kriterier for relevans og fortrolighed, gennemgår og udvælger · Det, rollen ikke bør gøre: Vurdere om en indsamling er teknisk fuldstændig
IT-sagkyndig · Typiske opgaver: Kortlægger kilder, sikrer data uændret, tester søgninger, dokumenterer filtre og undtagelser, forklarer metoden · Det, rollen ikke bør gøre: Afgøre hvad der er juridisk relevant
Værktøjet · Typiske opgaver: Behandler data, fjerner dubletter, gør tekst søgbar, kører søgninger, logger handlinger · Det, rollen ikke bør gøre: Træffe beslutninger, der ikke kan forklares

Værktøjet kan være et egentligt eDiscovery-system, en indbygget funktion i klientens mailplatform eller et enklere søgeværktøj. Valget afhænger af datamængden, men arbejdsdelingen er den samme. Bruges sprogmodeller eller automatisk klassificering, gælder særlige forbehold. → AI-værktøjer i dokumentgennemgang

Hvornår den IT-sagkyndige skal ind

Mange gennemgange begynder uden en IT-sagkyndig, fordi klientens egen IT-afdeling eksporterer postkasserne, og kontoret selv søger i dem. Det kan gå godt i mindre sager. Der er dog situationer, hvor det betaler sig at inddrage en sagkyndig tidligt:

Afgrænsningen forventes bestridt, fx fordi modparten har krævet edition eller vil anfægte, at alt relevant er fremlagt.
Klientens IT-medarbejdere er selv en del af sagen eller står tæt på de personer, hvis mails gennemgås. → Kan klientens egen IT-afdeling sikre beviserne?
Metadata og slettede data kan få betydning, så en almindelig eksport ikke er nok.
Datamængden kræver et egentligt værktøj, og nogen skal kunne forklare, hvad værktøjet har gjort ved data.

Kommer den sagkyndige først ind, når gennemgangen er færdig, kan det være svært at rekonstruere, hvad der skete i de tidlige faser. Det er derfor de første beslutninger om kilder og indsamling, der har størst gavn af en teknisk vurdering.

Overgangene er de sårbare steder

De fleste problemer opstår, når opgaven går fra én rolle til en anden.

Fra advokat til IT. Advokaten beder om “alle mails om projektet”. Det skal oversættes til konkrete postkasser, delte mapper, perioder og eventuelt søgeord. Oversættelsen er en beslutning med juridisk betydning og bør godkendes af advokaten, ikke kun udføres af IT.

Fra indsamling til værktøj. Data, der ikke kan læses af værktøjet, forsvinder let ud af syne: krypterede filer, billeder uden tekst, beskadigede vedhæftninger og ukendte filtyper. De bør tælles og listes, så der kan tages stilling til dem.

Fra søgning til gennemgang. Søgeord indsnævrer mængden. Det, der falder uden for, bliver aldrig læst. Derfor bør søgeordene testes, før gennemgangen begynder. → Søgeord og afgrænsning: aftaler med modparten

Fra gennemgang til fremlæggelse. Udvalgte dokumenter skal eksporteres i et format, der bevarer metadata og kan henføres til kilden. → Bilagsekstrakt med mails, chats og logdata

Dokumentation af afgrænsningen

Et kort afgrænsningsnotat, der føres løbende, er ofte det vigtigste dokument i hele gennemgangen. Det bør mindst indeholde:

Kilderne. Hvilke postkasser, drev, mapper og systemer der er indsamlet, og hvilke der bevidst er udeladt.
Indsamlingen. Hvornår, af hvem og med hvilken metode, samt hashværdier eller tilsvarende kontrol. → Chain of custody i civile sager
Perioden. Hvilket datointerval, og om det er afsendelsesdato, modtagelsesdato eller ændringsdato, der bruges.
Filtre. Afsendere, modtagere, domæner og filtyper, der er filtreret til eller fra.
Søgeord. Den præcise søgestreng, inklusive stavemåder og operatorer, og antal træf for hver.
Dubletter. Om de er fjernet på tværs af personer eller kun inden for samme postkasse.
Ikke-søgbare filer. Antal, typer og hvad der er gjort ved dem.
Ændringer. Hvornår og hvorfor afgrænsningen blev ændret undervejs.

Notatet gør det muligt at svare præcist, hvis modparten spørger, og det gør det muligt at genskabe resultatet, hvis noget skal kontrolleres. Det er også et værn for advokaten selv. → Advokatens sporbarhed i bevisarbejdet

Kvalitetskontrol

En gennemgang uden kontrol bygger på tillid til, at søgeord og første gennemlæsning ramte rigtigt. To enkle former for kontrol kan styrke den:

Stikprøver blandt det fravalgte. Læs et tilfældigt udsnit af de dokumenter, der ikke ramte søgeordene. Findes der relevante dokumenter, skal søgeordene justeres. → Stikprøver i store datamængder
Ensartethed mellem gennemlæsere. Lad to personer vurdere det samme udsnit og sammenlign. Store forskelle tyder på, at relevanskriterierne skal skrives tydeligere.

Resultatet af kontrollerne bør skrives i afgrænsningsnotatet.

Fortrolighed og persondata

Klientens data rummer ofte korrespondance med advokater, private mails og oplysninger om tredjemand. Det bør afgøres, før gennemgangen begynder, hvordan sådanne dokumenter markeres, og hvem der må se dem. Den IT-sagkyndige kan sætte filtre op, der udskiller korrespondance med kendte advokatdomæner til særskilt vurdering. → Fortrolig korrespondance med advokat · GDPR og bevisførelse

Når modparten udleverer data

Modtager klienten en stor mængde fra modparten, er spørgsmålene de samme, blot omvendt. Bed om modpartens afgrænsningsnotat eller tilsvarende oplysninger: kilder, periode, søgeord og antal træf. Mangler de, er det svært at vurdere, om udleveringen er fuldstændig. Overførslen bør ske med hashlister, så det kan dokumenteres, hvad der blev modtaget. → Sikker deling af store datamængder

Typiske fejl

At søgeord vælges uden test, og ingen ser på det fravalgte.
At ikke-søgbare filer forsvinder ud af gennemgangen uden at blive talt.
At afgrænsningen ændres undervejs uden at blive skrevet ned.
At IT træffer beslutninger om relevans, fordi ingen har sagt andet.
At data indsamles fra en kopi, hvis oprindelse ikke kan dokumenteres. → Sikring af mail og cloud i en tvist

Sådan kan Nielco IT bistå

John Nielsen, Nielco IT, er IT-sagkyndig med retssagserfaring og arbejder for parter, advokater og domstole. Nielco IT sælger ikke produkter og har ingen leverandørpartnerskaber, heller ikke inden for eDiscovery. Opgaven kan være at kortlægge og sikre kilderne, teste søgninger, føre afgrænsningsnotatet eller forklare metoden over for modparten eller retten. Den juridiske gennemgang forbliver advokatens.

→ IT-sagkyndig for advokater · Send en sag