I mange koncerner deler alle selskaber én Microsoft 365-installation, en såkaldt tenant. Mails, Teams, SharePoint og OneDrive for datterselskabets medarbejdere ligger altså i et miljø, som koncernens IT-afdeling administrerer. Det fungerer, så længe selskaberne er enige. Når et datterselskab sælges, eller når der opstår en tvist mellem selskaberne, bliver det et bevisproblem. Den ene part styrer adgangen til den andens data. Denne artikel gennemgår, hvad advokaten bør være opmærksom på, når beviserne ligger i en fælles tenant.
Hvorfor det er et problem
En tenant har typisk én gruppe globale administratorer. De kan læse auditlogs, søge i alle postkasser, ændre opbevaringspolitikker og slette konti. Hvis de administratorer er ansat i moderselskabet, har moderselskabet i praksis kontrol over datterselskabets digitale arkiv.
Det betyder ikke, at nogen misbruger adgangen. Men i en tvist kan modparten rejse spørgsmålet, og det kan være svært at modbevise uden logdata. Samtidig risikerer data at forsvinde ved helt almindelige driftsbeslutninger, for eksempel når licenser fjernes efter et salg.
Ved salg af et datterselskab
Ved et salg skal datterselskabets data typisk flyttes til en ny tenant hos køber. Det sker ofte under en overgangsaftale, hvor sælgerkoncernen leverer IT i en periode. For beviserne er der især tre risici.
Migreringen ændrer metadata
Når mails og filer flyttes mellem tenants, følger ikke alt med. Afhængigt af værktøj og opsætning kan oprettelsesdatoer, versionshistorik, delingsrettigheder og Teams-chats gå tabt eller ændres. Auditlogs følger normalt ikke med, fordi de hører til den gamle tenant.
Den gamle tenant ryddes
Efter migreringen lukker sælger konti og fjerner licenser. Efter Microsofts standardforløb slettes data endeligt efter en periode, medmindre der er en tilbageholdelse. Hvis der senere opstår en garantitvist, kan de originale data og logs være væk. → Virksomhedsoverdragelse: datarum og garantibrud
Uklar ret til data
Hvem ejer mails mellem et datterselskabs medarbejder og en koncernkollega? Den slags spørgsmål bør være afklaret i købsaftalen eller overgangsaftalen, før migreringen begynder. Det er et kontraktspørgsmål, men det har direkte betydning for, hvad der senere kan bruges som bevis.
Ved tvist mellem selskaber i koncernen
Tvister kan også opstå, mens selskaberne stadig er i samme koncern, for eksempel mellem minoritetsejere i et datterselskab og moderselskabet. Eller i en joint venture, hvor den ene partner leverer IT. Her ligger beviserne hos modparten fra dag ét.
Advokaten bør tidligt overveje:
- Bevarelse: en skriftlig anmodning om, at relevante postkasser, websteder og logs bevares med en tilbageholdelse.
- Adgangskontrol: hvem der har administratorroller, og om de kan begrænses eller logges særskilt.
- Auditlog: om auditloggen er slået til, og hvor længe den gemmes med den licens, der bruges.
Hvordan Microsoft 365 håndterer slettede elementer, opbevaring og auditlogs, er beskrevet nærmere i en særskilt artikel. → “Mailen er slettet”: hvad Microsoft 365 stadig kan genskabe
Hvem kan søge, og hvem bør?
Microsoft 365 har indbyggede værktøjer til at søge på tværs af postkasser og eksportere resultater. Det er praktisk, men i en tvist er det et spørgsmål, hvem der udfører søgningen. Hvis modpartens IT-afdeling søger og udvælger, er udvalget præget af den part, der har interesse i sagen.
Mulige løsninger er, at søgningen udføres af en uafhængig sagkyndig, at søgeord og perioder aftales på forhånd, eller at søgeloggen fremlægges sammen med resultatet. Selve søgeloggen i Microsoft 365 viser, hvem der har søgt, hvornår og med hvilke kriterier. → Søgeord og afgrænsning med modparten
Fælles mapper og Teams-kanaler
I en koncern arbejder medarbejdere fra flere selskaber ofte i de samme Teams-kanaler og SharePoint-websteder. Et dokument kan være oprettet af en medarbejder i datterselskabet, redigeret af en kollega i moderselskabet og gemt på et websted, som ingen af dem ejer formelt. Når selskaberne skilles ad, skal det besluttes, hvor det dokument hører hjemme. Ofte ender det med, at fælles websteder bliver hos den part, der beholder tenanten, mens den anden part får en kopi uden versionshistorik. Hvis dokumentets udvikling er vigtig for en senere tvist, bør historikken bevares, før websted eller kanal deles eller lukkes.
Persondata i den fælles tenant
En tenant indeholder persondata om ansatte i flere selskaber. Når data udleveres fra den ene part til den anden, skal det kunne begrundes og afgrænses. Det er en juridisk vurdering, men den har praktiske konsekvenser: et bredt udtræk af hele postkasser er sjældent forsvarligt, når et snævert udtræk kan dække bevistemaet. → GDPR og bevisførelse
Når klienten er moderselskabet
Moderselskabet har adgangen, men også ansvaret. Det kan styrke moderselskabets position, hvis det tidligt:
- dokumenterer, hvilke administratorer der har haft adgang, og hvad de har gjort
- lægger tilbageholdelse på relevante data, før licenser fjernes
- undlader at søge i datterselskabets data uden klar aftale
- bruger en uafhængig til søgning og eksport
Hvis moderselskabet selv søger i datterselskabets postkasser under en tvist, kan modparten senere rejse indsigelser om udvælgelse eller ændring. Auditloggen kan her være moderselskabets bedste dokumentation for, at der ikke er gjort noget usædvanligt, men kun hvis den er gemt.
Når klienten er datterselskabet eller køberen
Den svage part i adgangen bør hurtigt sikre sig skriftligt, at data bevares. Klienten bør også overveje, hvilke data den selv har lovlig adgang til i dag, og om de kan eksporteres med metadata, før adgangen ændres. Det kan være relevant at få en sagkyndig til at dokumentere migreringen, så det senere kan vises, hvad der fulgte med og hvad der ikke gjorde.
Hvad en IT-sagkyndig kan dokumentere
En uafhængig sagkyndig kan i en fælles tenant typisk:
- gennemgå rolletildelinger og beskrive, hvem der har haft administratoradgang i perioden
- udtrække og sikre auditlog for den relevante periode, så længe den findes
- udføre søgninger efter aftalte kriterier og dokumentere søgeloggen
- sammenligne data før og efter en migrering og beskrive, hvad der ikke fulgte med
Der er grænser. Er auditloggen udløbet, kan en sagkyndig ikke rekonstruere, hvad administratorerne gjorde i perioden. Det kan heller ikke udelukkes med sikkerhed, at data er blevet læst, hvis læsning ikke blev logget med den licens og opsætning, der var i brug.
Typiske fejl
- At gennemføre en migrering uden at bevare den gamle tenants auditlogs.
- At fjerne licenser efter et salg, før en tilbageholdelse er lagt.
- At lade modpartens IT-afdeling søge og udvælge uden aftalte kriterier.
- At antage, at migrerede filer har deres oprindelige datoer.
- At overse Teams-chats, som ofte ikke følger med en standardmigrering.
Spørgsmål til klienten
- Hvem har administratorroller i tenanten, og i hvilket selskab er de ansat?
- Hvilken licens bruges, og hvor længe gemmes auditlogs?
- Er der planlagt eller gennemført en migrering, og med hvilket værktøj?
- Hvilke tilbageholdelser eller opbevaringspolitikker er aktive?
Tjekliste
- ☐ Administratorer og deres adgang er dokumenteret
- ☐ Bevarelse af postkasser, websteder og logs er bedt om skriftligt
- ☐ Migreringsforløbet er beskrevet og dokumenteret
- ☐ Søgekriterier og søgelog er aftalt eller fremlagt
- ☐ Persondata i udtræk er afgrænset til bevistemaet
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT
