Når en tvist kan forudses, skal klientens medarbejdere og IT vide, at bestemte data ikke må slettes. Denne skabelon består af to meddelelser: én til de berørte medarbejdere og én til IT-afdelingen eller IT-leverandøren. Skabelonen er et teknisk udgangspunkt, ikke juridisk rådgivning. Advokaten skal tilpasse den til sagen, herunder hvor meget der oplyses om tvisten.
Hvorfor bevarelse er vigtig, og hvordan et litigation hold virker teknisk, står i artiklen om bevarelsespligt og litigation hold.
Sådan bruger du skabelonen
- Afgræns før afsendelse. Fastlæg personer, systemer og periode, så meddelelsen ikke spærrer hele virksomheden.
- Send de to dele hver for sig. Medarbejderne skal vide, hvad de ikke må gøre. IT skal vide præcis, hvad der skal spærres.
- Dokumentér afsendelsen. Gem, hvem der fik meddelelsen, hvornår og hvordan.
- Bed om kvittering. Både medarbejdere og IT bekræfter skriftligt.
- Sæt en dato for opfølgning. Afgrænsningen kan blive for snæver, når sagen udvikler sig.
Skabelon 1: Til medarbejderne
Fra: [afsender, fx direktør eller HR-ansvarlig]
Til: [navne på berørte medarbejdere]
Dato: [dato]
Emne: Vigtigt: Data må ikke slettes
Virksomheden er involveret i en uoverensstemmelse vedrørende [kort neutral beskrivelse, fx samarbejdet med [samarbejdspart]]. Du modtager denne meddelelse, fordi du kan have data, der vedrører sagen.
Med virkning fra i dag og indtil du får skriftlig besked om andet, må du ikke slette, ændre, flytte eller overskrive data, der vedrører [emne/projekt/person] i perioden [periode fra-til]. Det gælder:
- mails, herunder sendte, arkiverede og slettede mails,
- dokumenter og filer på din computer, på fællesdrev og i [OneDrive/SharePoint/Google Drive],
- chatbeskeder i [Teams/Slack/andet],
- SMS og beskeder i apps på din arbejdstelefon,
- kalenderaftaler, noter og udkast,
- papirdokumenter og USB-nøgler.
Du må også gerne fortsætte dit almindelige arbejde. Meddelelsen betyder alene, at det eksisterende materiale skal blive, hvor det er.
Bemærk særligt:
- Tøm ikke papirkurv eller mappen med slettet post.
- Nulstil, udskift eller aflever ikke computer eller telefon uden at tale med [kontaktperson] først.
- Opret ikke nye kopier, og send ikke materialet videre for at “samle det”. Det kan ændre metadata.
- Har du relevante data i private konti eller på privat udstyr, så kontakt [kontaktperson].
Meddelelsen er fortrolig og må ikke drøftes med personer uden for virksomheden.
Spørgsmål rettes til [kontaktperson, telefon, mail].
Kvittering: Bekræft venligst ved svar på denne mail senest [dato], at du har læst og forstået meddelelsen.
Skabelon 2: Til IT
Til: [IT-ansvarlig/IT-leverandør]
Dato: [dato]
Emne: Instruks om bevarelse af data
Følgende skal gennemføres senest [dato og klokkeslæt] og bekræftes skriftligt.
Omfattede brugere: [brugernavn 1], [brugernavn 2], [brugernavn 3].
Periode: Data fra og med [dato] og indtil videre, uden slutdato.
- Postkasser: Sæt hold på postkasserne for de omfattede brugere, så slettede elementer bevares.
- Filer: Sæt hold på [OneDrive/Google Drive] for de omfattede brugere og på [SharePoint-websteder/delte drev/fællesmapper].
- Chat: Sæt hold på [Teams/Slack/andet] for de omfattede brugere og kanalerne [navne].
- Konti: Sæt kontosletning og automatisk oprydning i bero for de omfattede brugere, også ved fratrædelse. Konti må deaktiveres, men ikke slettes.
- Revisionslog: Eksportér revisionsloggen for de omfattede brugere for perioden [periode fra-til], og opbevar eksporten sikkert.
- Udstyr: Tag [computere/telefoner, med serienummer] ud af brug. Udstyret må ikke geninstalleres eller nulstilles.
- Backup: Tag de backupsæt, der dækker [periode], ud af rotation, og oplys hvor de opbevares.
- Eksterne systemer: Oplys, hvilke relevante systemer der drives af leverandører, fx [CRM/regnskab/fagsystem], så der kan tages kontakt.
Kvittering: Send en skriftlig bekræftelse med:
- hvilke konti og systemer der er omfattet,
- hvilken type hold eller spærring der er sat,
- tidspunktet for hver handling,
- hvem der har udført den,
- eventuelle punkter, der ikke kunne gennemføres, og hvorfor.
Vigtigt: Åbn, kopiér eller gennemsøg ikke selv de omfattede data. Hvis der er behov for sikring, sker det efter særskilt aftale. Instruksen er fortrolig.
Kontaktperson: [navn, telefon, mail].
Skabelon 3: Til leverandører af eksterne systemer
Data i CRM, regnskab, fagsystemer og hosting ligger ofte hos en leverandør, som klientens IT ikke kan spærre. Her sendes en særskilt henvendelse fra klienten som kunde.
Til: [leverandør, support eller kundeansvarlig]
Dato: [dato]
Emne: Anmodning om bevarelse af data for kundekonto [kundenummer]
Vi anmoder om, at data knyttet til vores konto [kundenummer/tenant/domæne] bevares og ikke slettes efter jeres almindelige opbevaringsregler, indtil vi skriftligt meddeler andet. Anmodningen omfatter:
- data og dokumenter i systemet for perioden [periode fra-til],
- logs over login, eksport, ændringer og sletning for brugerne [brugernavne],
- backup, der dækker perioden.
Vi beder om svar senest [dato] med oplysning om, hvilke data I kan bevare, hvor længe logs normalt gemmes, og om bevarelsen indebærer udgifter.
Kontaktperson: [navn, telefon, mail].
Opfølgning efter afsendelse
- ☐ Alle kvitteringer fra medarbejdere er modtaget, og manglende kvitteringer er rykket
- ☐ IT’s bekræftelse er gennemgået punkt for punkt
- ☐ Leverandørernes svar er gemt som originale mails
- ☐ Nye personer eller systemer, der dukker op, tilføjes med en ny meddelelse
- ☐ Nyansatte i de berørte funktioner orienteres
- ☐ Dato for næste gennemgang af afgrænsningen er sat
Varianter
- Google Workspace · Punkt 1-3 udføres i Google Vault, hvis abonnementet omfatter det. Tilføj, at konti suspenderes og ikke slettes, da sletning kan fjerne data trods hold. Se Google Vault og revisionslogs.
- Microsoft 365 · Hvilke holdtyper der findes, afhænger af licensen. Bed IT om at oplyse, hvilke funktioner der faktisk er til rådighed.
- Lille virksomhed uden IT-afdeling · Skabelon 2 sendes til den eksterne IT-leverandør. Bed om at få oplyst, hvem der har administratoradgang.
- Medarbejder er fratrådt · Tilføj til skabelon 2, at kontoen og udstyret bevares, og send en kopi til HR, så fratrædelsesproceduren sættes i bero.
- Flere selskaber i samme koncern · Send skabelon 2 til hver enhed, der administrerer egne systemer, og angiv for hver enhed, hvilke brugere og systemer der er omfattet. Én fælles instruks bliver let uklar om, hvem der skal gøre hvad.
- Telefoner i fokus · Tilføj i skabelon 1, at automatisk sletning af beskeder skal slås fra, og at telefonen ikke må opdateres eller skiftes.
Typiske fejl
- Meddelelsen går til alle. En bred meddelelse skaber uro og giver ikke bedre bevarelse.
- IT får samme tekst som medarbejderne. IT har brug for brugernavne, systemer og handlinger, ikke en generel opfordring.
- Ingen kvittering. Senere kan ingen dokumentere, at holdet faktisk blev sat.
- Medarbejdere samler selv materialet. Videresendte og kopierede filer får nye metadata.
- Leverandørsystemer glemmes. Data i CRM, regnskab og fagsystemer kræver en særskilt henvendelse.
- Holdet ophæves aldrig. Når sagen er slut, skal meddelelsen tilbagekaldes skriftligt, så data igen følger de almindelige regler.
Bevarelse er ikke det samme som sikring. Skal data undersøges, bør der også laves en forensisk kopi. Spørgsmål om bevarelse hører med til det første klientmøde.
→ Haster det? Sådan sikres beviserne nu · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring for advokater hos Nielco IT
