Digitale data i dødsboer

Når et bo skal gøres op, er en del af det, der skal findes, digitalt. Aftaler, kontoudtog, abonnementer, kryptoaktiver og korrespondance ligger på telefonen, i en mailkonto eller i cloud. Samtidig går de almindelige rutiner i gang: telefonabonnementet opsiges, computeren gives til et barnebarn, og konti lukkes én efter én.

Det er sjældent, at nogen sletter noget med vilje. Data forsvinder, fordi tingene ryddes op i den forkerte rækkefølge. Denne side ser på det praktiske for den advokat eller bobestyrer, der står med boet, set fra IT-siden. Hvad der gælder i tvister mellem arvinger, er beskrevet i Digitale beviser i familie- og arvesager og Testamentstvister: digitale udkast og påvirkning.

Rækkefølgen er det vigtigste

1. Stop det, der lukker adgange

Før noget opsiges, så overvej, hvad det åbner for:

• Telefonnummeret. Mange tjenester sender engangskoder via sms. Opsiges nummeret, kan adgangen til konti, der bruger nummeret til login eller gendannelse, gå tabt.
• Mailkontoen. Glemte adgangskoder nulstilles typisk via mail. Lukkes mailkontoen, kan andre konti ikke længere nulstilles.
• Cloudabonnementer. Ophører betalingen for lagerplads, kan data blive slettet efter en periode, der afhænger af udbyderen.
• Domæner og webhoteller. Et domæne, der ikke fornyes, kan blive overtaget af andre, og mail på domænet holder op med at virke.

Lad derfor nummer, mail og betalte lagertjenester køre, indtil det er afklaret, hvad der skal sikres.

2. Lad enhederne være

Telefoner, computere og tablets bør ikke nulstilles, sælges eller deles ud, før boet har taget stilling til dem. Det gælder også, selv om ingen har rejst tvivl om noget. En nulstillet telefon kan ikke bringes tilbage.

Lad heller ikke arvinger eller andre “lige kigge”. Hver gang en enhed låses op, eller en konto åbnes, kan der ske ændringer: beskeder markeres som læst, synkronisering henter eller sletter indhold, og loginspor ændres. Hvis der senere opstår uenighed, kan det blive svært at vise, hvad der var der fra starten.

3. Kortlæg

Lav en liste over enheder, konti og tjenester. Bankudtog er ofte den hurtigste vej til overblik, fordi løbende betalinger viser abonnementer, cloudtjenester, domæner og eventuelle børser. Spørg de nærmeste efterladte, hvilke tjenester afdøde brugte, og om der findes en liste over adgangskoder. → Skabelon: datakort til det første klientmøde

4. Sikr det nødvendige

Når det er klart, hvad der findes, kan det relevante sikres. Det kan være en kopi af en mailkonto, et udtræk fra en telefon eller en eksport fra en cloudtjeneste. Sikringen dokumenteres, så det senere kan vises, hvad der blev sikret og hvornår. → Sikring af mail og cloud i en tvist og Sikring af mobiltelefonen i en civil sag

Ikke alt skal sikres. Formålet er at undgå, at noget, boet kan få brug for, forsvinder, før der er taget stilling.

5. Luk det, der skal lukkes

Først derefter opsiges abonnementer, og konti lukkes eller mindesmarkeres. Notér, hvornår hver konto blev lukket, og hvad der blev sikret forinden.

Adgang til konti og enheder

Hvem der må få adgang til afdødes konti og data, er et juridisk spørgsmål, som advokaten må vurdere. Teknisk er udgangspunktet:

• Udbyderne har egne procedurer for afdødes konti. De beder typisk om dokumentation for dødsfaldet og for, hvem der kan handle på boets vegne. Behandlingen kan tage tid, og svarene kommer ofte på engelsk.
• Nogle har sat en arvekontakt op, som udbyderen giver begrænset adgang. Om det er sket, kan ofte kun ses ved at spørge udbyderen eller de efterladte.
• Krypterede enheder kan være utilgængelige uden kode. En kopi af data kan findes i en cloudbackup, hvis kontoen kan åbnes.
• Kendte adgangskoder gør det teknisk muligt at logge ind, men ændrer ikke på, hvem der har ret til det. Brug af afdødes login bør derfor afklares, før det sker, og dokumenteres, hvis det sker.

Digitale aktiver

Digitale aktiver kan have værdi og skal med i opgørelsen af boet: kryptovaluta, domæner, webshops, annoncekonti, spilkonti og digitale rettigheder. Nøglerne til kryptovaluta kan ligge på en enhed, på papir eller hos en børs. Findes de ikke, kan aktiverne være tabt, selv om de kan ses. → Kryptoaktiver i tvister, Kryptobørsens kunde- og transaktionsdata og Gaming: konti, skins og køb i spil

Drev afdøde virksomhed, kan virksomhedens data ligge sammen med de private på de samme enheder og konti. Her er det især vigtigt, at adgang til kundedata og forretningssystemer afklares, før noget lukkes.

Privatliv

En afdøds telefon og mail indeholder ikke kun afdødes egne oplysninger. Der er beskeder fra familie, venner og andre, der stadig lever, og der kan være helbredsoplysninger og andre fortrolige forhold. At boet har brug for bestemte oplysninger, betyder ikke, at alt skal gennemgås, eller at alle arvinger skal se det.

Praktiske greb:

• Afgræns gennemgangen til det, boet har brug for, for eksempel økonomi, aftaler og bestemte perioder.
• Lad en neutral person foretage gennemgangen, hvis arvingerne er uenige.
• Aftal, hvem der får adgang til resultatet, og hvad der sker med kopierne, når boet er afsluttet. → GDPR og bevisførelse

Når arvinger er uenige

Er der tvivl om testamentet, om gaver før dødsfaldet eller om brug af afdødes netbank, bliver de digitale spor beviser. Så er det særligt vigtigt, at enhederne ikke har været brugt efter dødsfaldet, og at det kan dokumenteres, hvem der har haft adgang. → Fuldmagt og ældres økonomi: netbank i familien og Tjekliste: digitale beviser i familiesager

Typiske fejl

• Telefonnummeret opsiges, før konti med sms-login er sikret.
• Mailkontoen lukkes, så andre konti ikke kan nulstilles.
• Computeren gives videre eller nulstilles i god tro.
• En arving logger ind på afdødes konti uden aftale, og sporene blandes sammen.
• Hele telefonens indhold deles med alle arvinger uden afgrænsning.

Tjekliste

• ☐ Telefonnummer, mail og betalt lagerplads holdes aktive indtil videre
• ☐ Enheder er samlet, opbevaret og ikke nulstillet
• ☐ Enheder og konti er kortlagt, også via bankudtog
• ☐ Det er afklaret, hvem der må få adgang til hvad
• ☐ Relevante data er sikret og dokumenteret
• ☐ Gennemgangen er afgrænset af hensyn til privatlivet
• ☐ Lukning af konti er noteret med dato

Bistand

Nielco IT kan hjælpe advokater og bobestyrere med at kortlægge og sikre digitale data i et dødsbo, før konti lukkes, og med at gennemgå sikrede data afgrænset til det, boet har brug for. Rollerne er beskrevet på IT-sagkyndig og skønsmand i civile sager. Du kan beskrive opgaven kort via Send en sag.