Tjekliste: konkurrenceklausulsag med digitale beviser

I sager om konkurrence-, kunde- og ansættelsesklausuler afgøres meget af, hvad der kan dokumenteres om tiden omkring fratrædelsen. Hvornår blev filer kopieret, hvem blev kontaktet, og fra hvilken konto? Denne tjekliste samler de tekniske punkter, advokaten bør have styr på, fra den første henvendelse til sagen er anlagt. Den er et teknisk udgangspunkt, ikke juridisk rådgivning, og skal tilpasses sagen og klausulens ordlyd af advokaten.

Hvilke spørgsmål retten typisk stiller i den slags sager, og hvad data kan og ikke kan vise, er beskrevet i Konkurrenceklausuler: hvad retten typisk efterspørger. Tjeklisten forudsætter, at klausulen er læst.

Sådan bruger du tjeklisten

Udfyld afsnit 1 og 2 i det første møde. De afgør, hvad der skal sikres med det samme.
Notér “ved ikke”. Et ubesvaret punkt er en opgave med en ansvarlig og en dato, ikke et tomt felt.
Hold klientens og modpartens data adskilt. Afsnit 3 til 5 handler om klientens egne systemer. Afsnit 6 handler om det, der ligger hos den tidligere medarbejder eller den nye arbejdsgiver.
Gem den udfyldte liste. Den viser senere, hvornår hvad blev sikret.

Tjekliste

1. Klausulen og tidslinjen

☐ Klausulens ordlyd er modtaget: [konkurrence-/kunde-/ansættelsesklausul], gældende fra [dato] til [dato].
☐ De centrale datoer er noteret: opsigelse [dato], fritstilling [dato], sidste arbejdsdag [dato], tiltrædelse hos ny arbejdsgiver [dato, hvis kendt].
☐ Det er afklaret, hvilke kunder, produkter eller områder klausulen dækker. Listen bruges senere som søgeord.
☐ Det er noteret, hvad klienten konkret har set, og hvad klienten antager. Fx “kunde X har sagt op” eller “vi har hørt, at medarbejderen arbejder for Y”.

2. Medarbejderens udstyr

☐ Computer: model og serienummer [x]. Afleveret [dato]. Status: [urørt/i brug igen/nulstillet].
☐ Firmatelefon: [model, nummer]. Afleveret [dato]. Status: [urørt/fjernslettet/givet videre].
☐ Det er kontrolleret, om telefonen er fjernslettet via MDM ved fratrædelsen. Se Fjernsletning af firmatelefonen.
☐ Udstyr, der ikke er nulstillet, er taget ud af brug og opbevares, så ingen tænder det.
☐ Eventuelle USB-drev eller eksterne diske, der er udleveret til medarbejderen, er registreret.

3. Konti og cloud

☐ Medarbejderens postkasse er ikke slettet. Den er [aktiv/konverteret til delt postkasse/inaktiv postkasse].
☐ OneDrive, Google Drive eller lignende er ikke slettet. Notér, hvornår kontoen ellers slettes automatisk: [dato].
☐ Revisionslog for perioden [fra] til [til] er eksporteret, før den udløber. Opbevaringstiden afhænger af licens og opsætning.
☐ Videresendelsesregler og delte links oprettet af medarbejderen er kontrolleret og dokumenteret, før de fjernes.
☐ Chat (Teams, Slack eller andet) er omfattet af bevarelse.
☐ Slettepolitikker er sat i bero for de relevante konti. Se Bevarelsespligt og litigation hold.

4. Kundedata og forretningssystemer

☐ CRM: eksport af medarbejderens aktivitet i perioden [fra] til [til], herunder eksporter, rapporter og ændrede kontakter.
☐ ERP eller ordresystem: udtræk for de kunder, der er omfattet af klausulen.
☐ Prislister, tilbud og kundelister: filnavne og placering er noteret, så de kan bruges som reference ved en senere søgning.
☐ Det er dokumenteret, hvilke adgangsbegrænsninger der var på kundedata. Det kan få betydning, hvis sagen også handler om forretningshemmeligheder.

5. Kontakt til kunder efter fratrædelsen

☐ Kunder, der har sagt op eller flyttet ordrer, er listet med dato for opsigelsen.
☐ Mails eller beskeder, som kunder har videresendt til klienten, er gemt som originale filer (.eml eller .msg), ikke kun som skærmbilleder.
☐ Det er noteret, hvordan klienten har fået materialet, og af hvem.
☐ Offentlige spor er sikret med dato: nye profiler på LinkedIn, nye hjemmesider, pressemeddelelser. Se Advokatens egen indsamling af materiale fra nettet.

6. Data hos den tidligere medarbejder eller ny arbejdsgiver

☐ Det er vurderet, hvilke data der formentlig ligger hos medarbejderen: privat mail, privat telefon, private cloudkonti.
☐ Det er vurderet, om der er risiko for, at de forsvinder. Se Beslutningstræ: skal data sikres nu, eller kan det vente?
☐ Bevisvej er overvejet: opfordring, edition, syn og skøn eller forbud. Se Beslutningstræ: erklæring, skøn, edition eller fogedretlig bevissikring?
☐ Hvis sagen også rejser spørgsmål om kopiering af kildekode, design eller lignende, er det vurderet, om reglerne om fogedretlig bevissikring kan finde anvendelse. Ordningen i retsplejelovens § 653 dækker de immaterielle rettigheder og overtrædelser, der er opregnet i bestemmelsen.

7. Hvad klienten selv har gjort

☐ Det er noteret, om nogen har kigget i medarbejderens computer, postkasse eller telefon efter fratrædelsen, og hvornår.
☐ Det er noteret, om adgangskoder er ændret, og af hvem.
☐ Klienten har fået skriftlig besked om, at udstyr og konti ikke må ændres yderligere.

8. Overblik før sagen

☐ En foreløbig tidslinje er lavet med kilde til hvert punkt.
☐ Det er afklaret, om der skal bruges en partsindhentet IT-erklæring eller syn og skøn.
☐ Udstyr og eksporter er sikret med hashværdier og en log over, hvem der har haft materialet.

Hvad en IT-sagkyndig kan undersøge på klientens egne systemer

Når tjeklisten er udfyldt, ved advokaten, hvilket materiale der er sikret. Det næste spørgsmål er, hvad det kan bruges til. På klientens egne systemer kan en IT-sagkyndig typisk:

☐ Gennemgå computerens spor af tilsluttede USB-enheder og åbnede filer i perioden op til fratrædelsen.
☐ Gennemgå revisionsloggen for downloads, synkronisering og deling fra medarbejderens cloudkonto.
☐ Undersøge, om mails med kundedata eller vedhæftninger er sendt til private adresser.
☐ Gennemgå CRM-eksporter og rapportkørsler og sammenholde dem med listen over kunder, klausulen dækker.
☐ Sætte fundene ind i den foreløbige tidslinje med kilde til hvert punkt.

Hvad der ikke kan konkluderes

Spor på klientens systemer viser, at data er kopieret, sendt eller hentet. De viser ikke, hvad der derefter skete med dem. Et USB-drev med kundelisten kan være brugt eller glemt i en skuffe. En mail til en privat adresse kan være sendt for at arbejde hjemme. Om kopien er brugt hos den nye arbejdsgiver, kan som regel kun belyses gennem data hos medarbejderen eller den nye arbejdsgiver, se afsnit 6.

Det kan heller ikke konkluderes, at en kunde er flyttet på grund af medarbejderen, alene fordi tidspunkterne falder sammen. Tidsmæssig sammenhæng er et indicium, som skal ses sammen med kundens egne oplysninger og andre beviser.

Tilpasning

Sælger med egne kundekontakter · Vægt på CRM, mail og telefonlister. Kontakter i telefonen kan være synkroniseret til en privat konto.
Udvikler eller teknisk medarbejder · Vægt på kodedepoter, adgang til Git-tjenester og downloads fra filservere.
Medarbejderen har brugt egen telefon · Klienten har som udgangspunkt ikke adgang. Fokus på firmaets egne logs og på bevisveje mod medarbejderen.
Flere medarbejdere er gået samtidig · Ét sæt punkter pr. medarbejder. Sammenhold tidspunkterne på tværs.

Typiske fejl

Computeren gives til en ny medarbejder. Det overskriver spor af kopiering og USB-brug.
Postkassen slettes efter fast procedure. Den automatiske nedlukning efter fratrædelse er ikke stoppet.
Klienten videresender kundernes mails til advokaten. Headere og vedhæftninger går tabt. Bed om originalfilerne.
Revisionsloggen eksporteres for sent. De afgørende dage før fratrædelsen er ikke længere med.
Tidslinjen bygger på hukommelse. Hvert tidspunkt bør kunne føres tilbage til en datakilde.
Fund knyttes ikke til klausulen. En kopieret fil er kun relevant, hvis den kan forbindes med klausulens kunder, produkter eller periode.

Ved illoyal adfærd før fratrædelsen kan det også være relevant at se Illoyalitet under ansættelsen.

→ Haster det? Sådan sikres beviserne nu · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring for advokater hos Nielco IT