Spørgsmålet om, hvornår data skal sikres, opstår i næsten alle sager med digitale beviser. Sikres der for tidligt eller for bredt, bruges der penge og tid på data, der måske aldrig bliver relevante. Sikres der for sent, kan beviset være væk. Dette beslutningstræ går gennem de spørgsmål, der typisk afgør det, i den rækkefølge de bør stilles. Det er et teknisk udgangspunkt, ikke juridisk rådgivning, og den samlede vurdering er advokatens.
Træet forudsætter, at datakilderne er kortlagt. Brug Skabelon: datakort til det første klientmøde til det. Gå træet igennem for hver datakilde for sig, da svarene ofte er forskellige for en telefon, en postkasse og et forretningssystem.
Beslutningstræet
Del 1: Klientens egne data
1. Er datakilden under klientens kontrol? (klienten ejer eller administrerer enheden, kontoen eller systemet)
- Ja → gå til 2.
- Nej → gå til del 2.
2. Er datakilden stadig i brug? (en medarbejder bruger computeren, telefonen eller postkassen)
- Ja → Sikr nu. Daglig brug overskriver spor, især slettede data og tidsstempler. Alternativt tages enheden ud af brug med det samme og sikres hurtigt derefter.
- Nej → gå til 3.
3. Er der en automatisk sletning eller en udløbsdato? (opbevaringspolitik, revisionslog med begrænset historik, abonnement, der udløber, videoovervågning, der overskrives)
- Ja → gå til 4.
- Nej, og det er undersøgt → gå til 5.
- Ved ikke → behandl det som ja og gå til 4.
4. Kan sletningen sættes i bero, uden at data ændres?
- Ja → Sæt sletningen i bero nu, og dokumentér det. Sikringen kan derefter planlægges. Se Bevarelsespligt og litigation hold.
- Nej, eller fristen er kort → Sikr nu. Revisionslog og videooptagelser er de typiske eksempler.
5. Har nogen ændret eller undersøgt data efter hændelsen? (klienten har kigget, søgt, videresendt, ændret adgangskoder eller ladet IT-leverandøren rydde op)
- Ja → Sikr nu, og notér, hvad der er gjort. Hver ny handling gør det sværere at adskille hændelsen fra efterfølgende aktivitet.
- Nej → gå til 6.
6. Er udstyret eller kontoen på vej videre? (genbrug til ny medarbejder, salg, returnering til leasing, nedlukning af kontoen efter fast procedure)
- Ja → Sikr før det sker, eller stop processen.
- Nej → gå til 7.
7. Er der tvivl om, hvad der er relevant?
- Ja → Sikr bredt nu, analyser smalt senere. En kopi af hele kilden låser data fast, uden at nogen behøver at gennemgå det hele.
- Nej → Det kan vente, hvis data er taget ud af brug, sletning er stoppet, og der er en skriftlig aftale om, hvem der må hvad. Sæt en dato for ny vurdering.
Del 2: Data hos modparten eller tredjemand
8. Ligger data hos tredjemand? (teleselskab, bank, IT-leverandør, platform, ejer af videoovervågning)
- Ja → gå til 9.
- Nej, data ligger hos modparten → gå til 10.
9. Er tredjemands opbevaringstid kendt og lang nok til en begæring?
- Ja → planlæg en begæring om edition. Se Skabelon: begæring om edition fra tredjemand.
- Nej eller ved ikke → Kontakt tredjemand nu med en anmodning om bevarelse, mens begæringen forberedes.
10. Er modparten allerede bekendt med tvisten?
- Ja → gå til 11.
- Nej → gå til 12.
11. Er der konkrete tegn på, at modparten sletter eller vil slette? (fjernsletning, nulstillede enheder, auto-sletning slået til, konti lukket)
- Ja → overvej en hurtig bevisvej. Se Beslutningstræ: erklæring, skøn, edition eller fogedretlig bevissikring?
- Nej → Send en meddelelse om bevarelse nu. Se Skabelon: meddelelse om bevarelse af data.
12. Vil en henvendelse advare modparten og øge risikoen for sletning?
- Ja → gå til 13.
- Nej → Send en meddelelse om bevarelse nu, som under 11.
13. Kan sagen være omfattet af reglerne om fogedretlig bevissikring?
- Ja → overvej at anmode om bevissikring uden forudgående underretning. Efter retsplejelovens § 653 a, stk. 2, kan forudgående underretning af rekvisitus undlades, hvis underretning må antages at medføre risiko for, at det omfattede materiale fjernes, tilintetgøres eller ændres. Ordningen dækker de immaterielle rettigheder og overtrædelser, der er opregnet i § 653, stk. 2. Se Bevissikring før stævning.
- Nej → afvej risikoen ved at advare mod risikoen ved at vente. Sikr i mellemtiden alt, hvad klienten selv råder over, så klientens side af forløbet er låst fast.
Spørgsmål, der giver svarene i træet
Mange af træets spørgsmål kan klienten ikke besvare uden hjælp. Disse spørgsmål til klienten og klientens IT-ansvarlige giver typisk svarene:
- Hvem bruger enheden eller kontoen i dag, og har den været brugt siden hændelsen?
- Hvilke opbevaringspolitikker er sat op i mail, fildeling og chat, og hvem har sat dem op?
- Hvor længe gemmes revisionsloggen med den licens, virksomheden har?
- Er der en fast procedure ved fratrædelse, fx lukning af konto, nulstilling af telefon eller genbrug af computer? Hvornår kører den?
- Hvem har allerede kigget i data, og hvad har de gjort?
- Hvilke leverandører har adgang, og kan de ændre eller slette noget uden klientens viden?
Notér svarene med dato og kilde. Hvis et svar senere viser sig forkert, er det vigtigt at kunne se, hvad beslutningen byggede på.
Hvad “sikr nu” betyder i praksis
“Sikr nu” betyder ikke nødvendigvis en fuld forensisk kopi af alt. Det betyder, at data låses fast i den tilstand, de har nu. Afhængigt af kilden kan det være:
- en fuld kopi af en computer eller telefon,
- en eksport af en postkasse, en revisionslog eller en chatkanal,
- en bevarelsesindstilling i et cloudsystem, der forhindrer sletning, kombineret med en eksport af de kortlivede data,
- at en enhed tages ud af brug, slukkes og opbevares, indtil den kan sikres.
Valget af metode afhænger af, hvad der skal kunne vises senere. Er spørgsmålet, om noget er slettet, kræver det typisk mere end en eksport. En IT-sagkyndig kan vurdere metoden for den enkelte kilde og dokumentere sikringen, så den kan forklares, hvis den senere bliver bestridt.
Hvad træet ikke afgør
Træet afgør, hvornår der skal handles, ikke om materialet er relevant eller må bruges. Om klienten lovligt kan sikre en bestemt kilde, fx en medarbejders private data på en firmacomputer, er en juridisk vurdering, der skal ske først. Træet afgør heller ikke, hvor meget der skal gennemgås. Sikring og analyse er to forskellige skridt, og det er ofte rigtigt at sikre bredt og analysere smalt.
Tommelfingerregler
- Ved tvivl om slettefristen: antag, at den er kort.
- Klientens egne data: sikring er sjældent den dyre fejl. Tabte data er.
- Modpartens data: en meddelelse om bevarelse koster lidt, men kan advare. Træet ovenfor skal hjælpe med at vurdere netop det.
- Én kilde ad gangen: Svaret for telefonen siger intet om svaret for postkassen.
Typiske fejl
- “Vi venter, til vi ved, om der kommer en sag.” I mellemtiden kører slettepolitikker og daglig brug videre.
- Træet køres for “IT” samlet. Den kilde med den korteste frist bliver overset.
- Bevarelse uden dokumentation. Det kan ikke senere vises, hvornår sletningen blev stoppet.
- Modparten advares uden plan. Der er ikke taget stilling til, hvad der sker, hvis modparten reagerer ved at slette.
Hastende situationer og typiske frister er beskrevet i Tidsfrister og hastesager.
→ Haster det? Sådan sikres beviserne nu · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring for advokater hos Nielco IT
