Når en postkasse, en telefon eller et filsystem sikres, kommer alt med. Det gælder også korrespondance mellem klienten og klientens advokater, og i nogle tilfælde modpartens korrespondance med egne rådgivere. Den slags materiale kan være beskyttet mod at blive brugt som bevis eller fremlagt. Hvad der er beskyttet, er en juridisk vurdering. Men sorteringen er et teknisk arbejde, og den skal planlægges, før gennemgangen begynder.
Denne artikel handler om, hvordan fortrolig korrespondance identificeres og holdes adskilt i digitalt materiale, og hvilke fejl der typisk sker.
Hvorfor sorteringen skal ske tidligt
Har en person først læst et fortroligt dokument, kan det ikke gøres ugjort. Det gælder både for advokaten, klienten og en IT-sagkyndig. Derfor bør sorteringen ske, før nogen gennemgår materialet indholdsmæssigt, og helst af en person, der ikke selv skal bruge indholdet. Rækkefølgen bør fremgå af planen for gennemgangen, så alle ved, hvornår materialet er klar til at blive læst.
Det er særligt vigtigt i tre situationer:
- Bevissikring hos modparten, hvor sikringen kan omfatte modpartens korrespondance med egne advokater.
- Sikring af en medarbejders udstyr, hvor medarbejderen kan have korresponderet med en privat advokat eller en faglig organisation.
- Fremlæggelse efter edition, hvor klientens eget materiale skal gennemgås, før det udleveres.
Hvor fortrolig korrespondance gemmer sig
Det er ikke kun mails til og fra advokatfirmaets domæne. Fortroligt indhold kan ligge mange steder i et datasæt:
- Mails · Direkte korrespondance med advokater
- Videresendte tråde · En intern mail, hvor en advokats rådgivning er citeret nederst
- Vedhæftninger · Et notat fra advokaten vedhæftet en intern mail
- Dokumenter · Udkast med advokatens kommentarer eller ændringsmarkeringer
- Chats og beskeder · Beskeder til en advokat via en besked-app
- Kalender · Mødeindkaldelser med emne og beskrivelse
- Noter · Klientens egne noter fra møder med advokaten
- Cloudlagre · Delte mapper, hvor advokaten har lagt dokumenter
Den hyppigste kilde til fejl er de indirekte forekomster: videresendte tråde, citater og vedhæftninger, hvor advokatens navn ikke optræder som afsender eller modtager.
Sådan sorteres teknisk
Sorteringen sker typisk i flere trin:
- Liste over advokater og rådgivere. Navne, mailadresser, domæner og telefonnumre på de advokater, der kan have korresponderet med parten. Listen skal komme fra advokaten og klienten.
- Automatisk filtrering. Alle elementer, hvor en af adresserne eller et af domænerne optræder som afsender, modtager eller i kopi, markeres.
- Søgning i indhold. Der søges efter navne, firmanavne og typiske ord som “fortroligt” eller “advokat” i brødtekst og vedhæftninger.
- Udvidelse til tråde og dubletter. Når et element er markeret, markeres også andre versioner af samme tråd og identiske kopier.
- Manuel vurdering af grænsetilfælde. Elementer, der rammes af søgningen, men ikke af adressefilteret, gennemgås af en person, der kan vurdere dem. Den juridiske afgørelse træffes af advokaten.
Filtreringen er ikke perfekt. Indscannede dokumenter, billeder og beskyttede filer findes ikke ved en almindelig tekstsøgning. Det bør beskrives i dokumentationen, hvilke elementer der ikke kunne søges i. → eDiscovery i danske sager
Telefoner og chats kræver særlig opmærksomhed
Mails er relativt lette at filtrere, fordi de har strukturerede felter for afsender og modtager. Telefoner og besked-apps er sværere:
- Kontakter er gemt under kaldenavne eller fornavne, ikke under firmanavn.
- Samme advokat kan optræde med flere numre eller profiler.
- Talebeskeder og billeder af dokumenter indeholder ingen søgbar tekst.
- Gruppesamtaler kan blande fortrolig rådgivning med almindelig drift.
Bed derfor klienten om at oplyse de telefonnumre og profilnavne, rådgiverne har brugt, og om der har været gruppesamtaler med rådgivere. Samtaler med rådgivere bør udskilles som helhed og vurderes manuelt.
Medarbejderens private rådgivning på arbejdsudstyr
Når en arbejdsgiver sikrer en medarbejders computer eller arbejdstelefon, kan der ligge korrespondance mellem medarbejderen og en privat advokat eller en faglig organisation, ofte i en tvist med netop arbejdsgiveren. Det materiale bør behandles med særlig forsigtighed. Det er en juridisk vurdering, om og hvordan det kan indgå. Fra IT-siden er rådet at sortere det fra tidligt, inden arbejdsgiverens repræsentanter ser materialet, og at dokumentere, hvordan det skete. → Private data på arbejdsudstyr
Hvad sker der med det udsorterede?
Det udsorterede materiale skal ikke slettes, men holdes adskilt fra resten. Det kan være nødvendigt senere at dokumentere, hvad der blev sorteret fra, og hvorfor.
En oversigt over udsorteret materiale kan indeholde:
- løbenummer,
- dato,
- afsender og modtagere,
- dokumenttype,
- kort begrundelse for udsorteringen uden at gengive indholdet.
Oversigten kan bruges, hvis modparten anfægter sorteringen, uden at det beskyttede indhold afsløres. → Advokatkontorets håndtering af digitalt bevismateriale
Uvildig sortering
Ved bevissikring hos modparten eller i sager med følsomme data kan det være en løsning, at en uvildig IT-sagkyndig foretager sorteringen og kun udleverer det materiale, der ikke er udsorteret. Parterne kan aftale fremgangsmåden på forhånd, herunder hvordan grænsetilfælde behandles. → Fælles IT-sagkyndig aftalt mellem parterne
Hvis noget slipper igennem
Selv med en grundig sortering kan et fortroligt dokument slippe igennem. Det kan være en god idé at aftale med modparten på forhånd, hvordan det håndteres: at dokumentet returneres eller slettes, og at det ikke bruges. Det er en juridisk aftale. Fra IT-siden skal det være muligt at identificere præcis det element, det drejer sig om, og alle kopier af det, fx ved hjælp af løbenummer og hashværdi. → Hashværdier forklaret
Hvad den sagkyndige kan dokumentere, og hvad ikke
En IT-sagkyndig kan dokumentere, hvordan sorteringen er foretaget: hvilke adresser, domæner og søgeord der er brugt, hvilke dele af datasættet søgningen omfattede, hvor mange elementer der blev markeret i hvert trin, og hvilke elementer der ikke kunne søges i. Den dokumentation gør det muligt for andre at gentage sorteringen og kontrollere resultatet.
Den sagkyndige kan derimod ikke garantere, at alt fortroligt materiale er fundet. En søgning finder kun det, der matcher kriterierne. Korrespondance under et ukendt navn, fra en privat mailadresse eller gemt i et billede kan stadig ligge i materialet. Den sagkyndige kan heller ikke afgøre, om et bestemt dokument er beskyttet. Det er en juridisk vurdering.
Begrænsningerne bør stå tydeligt i dokumentationen, så ingen senere tillægger sorteringen en sikkerhed, den ikke har.
Gode og dårlige formuleringer i instruksen til den sagkyndige
- “Fjern alt fra advokater.” · “Markér alle elementer, hvor domænerne [liste] eller adresserne [liste] optræder som afsender, modtager eller i kopi, inklusive tråde og dubletter.”
- “Søg efter fortrolige ting.” · “Søg i brødtekst og vedhæftninger efter navnene [liste], og læg resultater uden for adressefilteret i en særskilt mappe til manuel vurdering.”
- “Slet det, der er fortroligt.” · “Hold markerede elementer adskilt, og lav en oversigt med dato, afsender, modtagere og dokumenttype.”
Typiske fejl
- At begynde den indholdsmæssige gennemgang, før sorteringen er gennemført.
- At kun filtrere på klientens nuværende advokat og glemme tidligere rådgivere.
- At overse videresendte tråde og vedhæftninger.
- At slette udsorteret materiale, så sorteringen ikke kan dokumenteres.
- At glemme, at indscannede dokumenter ikke findes ved tekstsøgning.
- At lade den person, der skal bruge indholdet i sagen, stå for sorteringen af grænsetilfældene.
- At undlade at dokumentere søgekriterierne, så sorteringen ikke kan efterprøves bagefter.
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT
