Dommeren læser ekstrakten, ikke harddisken. Det digitale bevis skal derfor gøres til sider, der kan læses, pagineres og henvises til under hovedforhandlingen. Det lyder enkelt, men mails, chats og logdata er bygget til skærmen. Bliver de sat ukritisk ind i en PDF, kan de blive både uoverskuelige og misvisende.
Reglerne om ekstraktens indhold og form er advokatens område. Denne artikel handler om det tekniske arbejde med at gøre digitale bilag læsbare, uden at de mister deres bevisværdi.
Grundprincippet: læsbar gengivelse, sporbar original
Hvert digitalt bilag i ekstrakten bør kunne føres tilbage til en bestemt originalfil eller et bestemt udtræk. Gengivelsen må gerne være redigeret til læsbarhed: sorteret, afgrænset, opstillet. Men det skal fremgå, hvad der er gjort, og originalen skal findes. → Fremlæggelse af digitale beviser: formater og bilag
Mails
En mail ser forskellig ud alt efter, hvilket program der viser den. Vælg én måde at gengive mails på, og brug den konsekvent.
- Medtag altid: afsender, modtagere (også cc), dato og klokkeslæt, emne og en liste over vedhæftninger.
- Én mail pr. bilag eller en tydelig opdeling, hvis en tråd fremlægges samlet.
- Pas på citerede tråde. En lang svarmail indeholder ofte hele den tidligere korrespondance. Det kan give den samme tekst fem gange i ekstrakten. Fremlæg hellere de enkelte mails i rækkefølge.
- Vedhæftninger bør stå umiddelbart efter den mail, de hører til, og være markeret med henvisning til mailen.
Hvis afsendelsestidspunkt eller afsender er omtvistet, er udskriften ikke nok. Så skal mailheaderen med, eventuelt som særskilt bilag med en kort teknisk forklaring. → Mail-headere
Chats og beskeder
Chats er den bevistype, der oftest bliver svær at læse i en ekstrakt. Et skærmbillede pr. side giver mange sider med lidt tekst, og rækkefølgen kan blive uklar.
Bedre løsninger:
- Tabelopstilling med kolonnerne dato, klokkeslæt, afsender og tekst. Den kan dannes ud fra en eksport eller et forensisk udtræk af telefonen.
- Afgrænsning i tid med tydelig angivelse af perioden, fx “Beskeder fra 2. til 9. juni”.
- Markering af udeladelser, fx en linje med “[12 beskeder udeladt, 3. juni kl. 08.14-11.40]”.
- Billeder, lydbeskeder og links angives i tabellen med en henvisning, så det fremgår, at de findes, også selv om de ikke gengives.
Skærmbilleder kan stadig bruges som supplement, når det er vigtigt at vise, hvordan beskederne så ud for brugeren, fx med emojis, læst-markeringer eller profilbilleder.
Logdata
Logdata er sjældent læsbare i rå form. En revisionslog kan have mange kolonner med tekniske felter og tusindvis af linjer. Ingen dommer bør læse den i sin helhed.
- Lav et uddrag af de linjer, der er relevante, og angiv hvordan de er udvalgt, fx “alle hændelser for brugeren X i perioden Y af typen download”.
- Behold de relevante kolonner og forklar dem kort i en fodnote eller en indledende tekst.
- Angiv tidszonen. Mange systemer logger i UTC. Står der 13.05 i loggen, kan det være 15.05 dansk sommertid. Omregn eller skriv tydeligt, hvilken tid der er brugt. → Tidsstempler og tidszoner
- Hold den fulde log tilgængelig, så modparten kan kontrollere, at uddraget er dækkende.
Et sammendrag eller en tidslinje, der bygger på loggen, kan være et godt supplement. Den skal dog fremstå som en bearbejdning, ikke som selve beviset. → Tidslinjeanalyse
Gode og dårlige løsninger
- 40 skærmbilleder af en chat uden datoer · Tabel med dato, tid, afsender og tekst, plus 2-3 skærmbilleder af centrale beskeder
- Svarmail med fem lag citeret tekst · De fem mails fremlagt enkeltvis i kronologisk rækkefølge
- Rå CSV-fil printet på 60 sider i lille skrift · Uddrag med udvalgte kolonner, forklaring af felter og angivelse af udvælgelseskriterium
- Udsnit uden markering af, hvad der er udeladt · Udsnit med tydelige markeringer af udeladte beskeder eller linjer
- Tider uden tidszone · Tider omregnet til dansk tid med note om, hvordan det er gjort
Rækkefølge og henvisninger
Digitale beviser fortæller ofte en historie i tid. Overvej, om bilagene skal ordnes kronologisk på tværs af kilder, eller om hver kilde skal stå samlet. Begge dele kan være rigtigt. Kronologisk orden gør forløbet lettere at følge, mens samling pr. kilde gør det lettere at se, at en kilde er fuldstændig.
Uanset valget: Brug faste henvisninger. Et bilagsnummer og et sidetal er bedre end “mailen fra marts”. Ved tabeller med mange linjer kan linjenumre gøre det lettere at henvise præcist i processkrifter og under forhandlingen.
Søgbar tekst frem for billeder
Ekstrakter læses i dag ofte som PDF på en skærm. Det giver en fordel, der let går tabt: muligheden for at søge. En chat, der er indsat som skærmbilleder, kan ikke gennemsøges, medmindre der er kørt tekstgenkendelse (OCR) på billederne, og tekstgenkendelse kan læse forkert. En tabel dannet direkte fra eksporten er søgbar fra starten. Det gør det muligt for dommeren og modparten hurtigt at finde et navn, et ord eller en dato. Kontrollér derfor, at PDF’en indeholder rigtig tekst og ikke kun billeder af tekst.
Hvem skal lave arbejdet?
Opstillingen af chats og logdata kan laves på advokatkontoret, men den kræver omhu. Hver gang tekst kopieres manuelt fra én kilde til en anden, er der risiko for fejl i datoer, navne og rækkefølge. En IT-sagkyndig kan danne opstillingen direkte fra udtrækket, så den kan efterprøves. Det giver samtidig en dokumentation af, hvordan gengivelsen er lavet, som kan bruges, hvis modparten anfægter den.
Spørgsmål at stille, før opstillingen laves
Det er lettere at lave de digitale bilag rigtigt første gang end at rette dem, når ekstrakten er pagineret. Afklar derfor:
- Hvilke perioder og personer er relevante, og hvem har valgt afgrænsningen?
- Skal hele tråde med, eller er udsnit tilstrækkelige, og hvordan begrundes udvalget?
- Hvilken tidszone bruges, og er alle kilder omregnet på samme måde?
- Hvordan vises personer, der optræder med flere navne, numre eller profiler?
- Er der beskeder på andre sprog, og hvordan markeres en eventuel oversættelse?
- Hvem kontrollerer opstillingen mod originalen, før den lægges i ekstrakten?
Svarene kan med fordel samles i en kort indledning til de digitale bilag, så læseren ved, hvordan de er dannet og afgrænset.
Typiske fejl
- Datoformater blandes, så det er uklart, om 03-04 betyder 3. april eller 4. marts.
- Navne vises forskelligt i forskellige bilag, fx telefonnummer i ét og kontaktnavn i et andet.
- Emojis og specialtegn forsvinder ved konvertering og ændrer betydningen af en besked.
- Vedhæftninger skilles fra den mail, de hørte til.
- Udsnit vælges, så de kun viser den ene parts beskeder.
Tjekliste før ekstrakten afsluttes
- ☐ Kan hvert digitalt bilag føres tilbage til en original?
- ☐ Er udeladelser markeret?
- ☐ Er tidszoner og datoformater ensartede?
- ☐ Er afsendere og modtagere angivet ens i alle bilag?
- ☐ Står vedhæftninger ved den mail, de hører til?
- ☐ Er der en kort forklaring til tekniske kolonner og felter?
- ☐ Er fortrolige eller uvedkommende oplysninger håndteret? → Fortrolig korrespondance i digitalt materiale
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT
