Søgeord og afgrænsning: aftaler med modparten

Når en sag indeholder tusindvis af mails og dokumenter, skal nogen beslutte, hvad der skal gennemgås. Gør hver part det alene, opstår der let strid om, hvorvidt udleveringen er fuldstændig. En aftale med modparten om søgekriterier kan forebygge den strid. Denne artikel handler om, hvordan en sådan aftale forberedes og skrives, så den holder teknisk.

Hvorfor aftale søgekriterier?

En fælles afgrænsning giver tre fordele:

Forudsigelighed: Begge parter ved, hvad der er søgt efter, og hvad der ikke er.
Færre tvister om fuldstændighed: Det er sværere at påstå, at noget er holdt tilbage, når metoden er aftalt.
Kontrol med omkostninger: Begge parter kan se, hvad en udvidelse vil koste i gennemgang.

Danske regler pålægger ikke parterne en generel pligt til at aftale søgeord. Aftalen er derfor et praktisk redskab, typisk i forbindelse med edition, voldgift eller en forligsforhandling. → Editionsbegæring set fra IT-siden

Hvad aftalen bør dække

Søgeord er kun én del. En brugbar aftale dækker mindst:

Kilder: Hvilke postkasser, drev, chatkanaler og systemer.
Personer: Hvis data der indgår, ofte kaldet “custodians”.
Periode: Fra og til dato, og hvilken dato der gælder (afsendt, modtaget, oprettet, ændret).
Søgeord: Præcis formulering, inklusive operatorer.
Behandling: Hvordan dubletter, vedhæftede filer og mailtråde håndteres.
Undtagelser: Hvad der sker med filer, der ikke kan søges i.
Format: Hvordan træf og udleverede dokumenter afleveres.

Træfrapporten er grundlaget

Aftal aldrig søgeord på papiret alene. Bed i stedet den IT-sagkyndige om at køre forslagene på de faktiske data og lave en træfrapport. Den viser typisk:

antal dokumenter, der rammes af hvert søgeord,
antal unikke dokumenter, der kun rammes af netop det ord,
antal dokumenter i alt, med og uden vedhæftede filer.

Rapporten afslører hurtigt problemer. Et ord, der rammer en meget stor del af materialet, er for bredt. Et ord, der næsten ingen træf giver, er måske stavet forkert eller bruges ikke i praksis.

Træfrapporten kan deles med modparten uden at dele indholdet. Det gør forhandlingen konkret.

Tekniske detaljer, der skal skrives ned

Det samme søgeord kan give forskellige resultater i forskellige værktøjer. Derfor skal aftalen være præcis om:

Trunkering, fx “kontrakt*” · Rammer også “kontrakten” og “kontraktbrud”, men kan ramme for bredt
Store og små bogstaver · Nogle værktøjer skelner, andre gør ikke
Æ, ø og å · Kan være skrevet som “ae”, “oe” og “aa” i ældre systemer eller mails
Nærhedssøgning · “pris” inden for et bestemt antal ord fra “tilbud” giver færre, mere relevante træf
Sprog · Danske og engelske udtryk for det samme
Hvor der søges · Kun i brødtekst, eller også i emnefelt, filnavne og metadata

Skriv søgeordene i den syntaks, som det valgte værktøj bruger, og angiv værktøjet. Så kan den anden part eller en senere sagkyndig gentage søgningen.

Gode og dårlige formuleringer i aftalen

“Mails om projektet” · “Mails i postkasserne [x] og [y], sendt eller modtaget fra [dato] til [dato], der indeholder mindst ét af søgeordene i bilag 1”
“Relevante perioder” · “Fra [dato] til [dato], målt på afsendelsestidspunkt for mails og ændringstidspunkt for filer”
“Dubletter fjernes” · “Dubletter fjernes på tværs af postkasser ud fra hashværdi; det registreres, i hvilke postkasser hver mail fandtes”
“Vedhæftede filer medtages” · “Rammer et søgeord en mail eller en vedhæftet fil, udleveres hele familien: mail og alle vedhæftede filer”

Filer, der ikke kan søges i

Søgeord finder kun tekst. Billeder, scannede dokumenter uden tekstgenkendelse, krypterede filer og beskadigede filer bliver ikke ramt. Aftalen bør derfor sige, hvad der sker med dem:

Skal de gennemgås manuelt?
Skal der køres tekstgenkendelse først?
Skal de blot opgøres og oplyses til modparten?

Det vigtige er, at det er aftalt og dokumenteret. Ellers kan en part senere hævde, at de vigtigste dokumenter lå netop der. → eDiscovery i danske sager

Når parterne er uenige

Uenighed handler typisk om tre ting: at et søgeord er for bredt, at et søgeord mangler, eller at en kilde er udeladt. Træfrapporten gør det muligt at drøfte konkret. Kan modparten vise, at et ord rammer en stor mængde irrelevante dokumenter, kan ordet ofte indsnævres med en nærhedssøgning eller en begrænsning til bestemte afsendere frem for at blive fjernet helt.

Et eksempel: Den ene part foreslår ordet “rabat”. Træfrapporten viser, at ordet optræder i en fast signatur med et kampagnetilbud. Løsningen kan være at udelukke signaturteksten eller at kræve, at “rabat” står i nærheden af modpartens navn.

Kan parterne ikke blive enige, er det en fordel, at forslag, træftal og begrundelser er skrevet ned. Så kan uenigheden forelægges præcist, hvis det bliver nødvendigt.

Hvem kører søgningen?

Som regel søger den part, der har dataene. Det kan give mistillid. Mulige løsninger er, at begge parters sagkyndige får lov at se søgeprotokollen, at søgningen gentages på en kopi af en uafhængig sagkyndig, eller at parterne aftaler en fælles sagkyndig til netop denne opgave. → Fælles IT-sagkyndig aftalt mellem parterne

Rækkefølge i forhandlingen

Klienten og den sagkyndige afdækker kilder og interne betegnelser.
Den sagkyndige laver et første forslag og en træfrapport.
Forslaget sendes til modparten med rapporten.
Modparten kommer med tilføjelser eller indsigelser.
Ændringerne testes igen, og nye tal deles.
Den endelige aftale skrives ned med bilag over søgeord og syntaks.

Regn med mere end én runde. Det er normalt.

Hvad aftalen ikke løser

En aftale om søgeord siger ikke noget om, hvad der er relevant eller fortroligt. Træffene skal stadig gennemgås, og korrespondance med advokater skal udskilles. → Fortrolig korrespondance i digitalt materiale

Aftalen fjerner heller ikke behovet for kontrol. Det kan give mening at aftale en stikprøve i materialet uden træf for at se, om relevante dokumenter er sluppet igennem. → Stikprøver i store datamængder

Typiske fejl

Søgeord aftales, før de er testet, og en af parterne fortryder, når tallene kommer.
Interne kodenavne og forkortelser mangler, fordi klienten ikke blev spurgt.
Periodens datofelt er ikke angivet, så parterne søger forskelligt.
Ingen har skrevet ned, hvilket værktøj og hvilken syntaks der blev brugt.
Filer uden søgbar tekst bliver aldrig nævnt.