Et bilag på nogle sider kan sendes som PDF. En forensisk kopi af en computer, en postkasse med flere års mails eller en database kan ikke. Når store datamængder skal deles med modparten, en skønsmand eller retten, opstår praktiske spørgsmål, som advokaten skal tage stilling til: Hvordan kommer data frem, hvem får adgang, og hvordan dokumenteres det, at modtageren fik præcis det, der blev sendt?
Hvad skal deles, og med hvem?
Start med at afklare formålet. Det afgør både format og metode.
- Retten · Typisk formål: Fremlæggelse som bilag · Typisk indhold: Udvalgte dokumenter i læsbart format
- Modparten · Typisk formål: Edition, aftalt udveksling, forlig · Typisk indhold: Udvalgte dokumenter eller et afgrænset datasæt
- Skønsmand · Typisk formål: Undersøgelse · Typisk indhold: Forensisk kopi eller rådata med hashværdier
- Modpartens sagkyndige · Typisk formål: Efterprøvning · Typisk indhold: Kopi af de data, en erklæring bygger på
Retten skal sjældent have rådata. Den skal have det, der fremlægges, i en form, der kan læses. Rådata er typisk relevant for sagkyndige. → Fremlæggelse af digitale beviser: formater og bilag
Valg af overførselsmetode
Fysisk medie
En krypteret ekstern disk er ofte den mest praktiske løsning ved meget store mængder. Fordelene er, at overførslen ikke afhænger af netværk, og at mediet kan forsegles og kvitteres for. Ulempen er, at det kan blive væk eller beskadiget undervejs.
Sikker fildeling
En fildelingstjeneste med adgangskontrol kan være hurtigere. Vælg en løsning, hvor:
- adgangen kræver login, ikke kun et link,
- linket udløber efter en aftalt periode,
- der logges, hvem der har hentet hvad og hvornår,
- data er krypteret under overførsel og opbevaring.
Et almindeligt delingslink, som alle med adressen kan åbne, er ikke egnet til fortroligt materiale.
Rettens egne systemer
Retten har egne digitale løsninger til indlevering af bilag, med begrænsninger på filstørrelse og formater. Afklar med retten på forhånd, hvordan meget store bilag eller datamedier skal indleveres, hvis de ikke passer i de normale rammer.
Kryptering og adgangskoder
Krypter altid data, der forlader kontoret. Send aldrig adgangskoden ad samme vej som data. Hvis disken sendes med bud, sendes koden fx via sms eller telefon til en aftalt person. Hvis data deles via et link, sendes koden ad en anden kanal.
Aftal på forhånd, hvem der modtager koden. En kode, der ender hos den forkerte, gør krypteringen værdiløs.
Hashlister: bevis for, hvad der blev overleveret
Den vigtigste dokumentation ved deling er en hashliste. Det er en fil, der for hver fil eller hver kopi angiver en hashværdi: et digitalt fingeraftryk, der ændrer sig, hvis blot en enkelt bit ændres. → Hashværdier
Med en hashliste kan modtageren kontrollere:
- at alle filer er kommet frem,
- at ingen filer er ændret under overførslen,
- at de modtagne data er de samme, som en erklæring bygger på.
Bed den IT-sagkyndige om at lave hashlisten, før data sendes, og bed modtageren om at bekræfte, at kontrollen stemmer.
Dokumentation af overleveringen
En overlevering af beviser er et led i kæden af ansvar. Den bør dokumenteres med:
- Hvad der blev overleveret, med henvisning til hashlisten.
- Hvordan det blev overleveret: medie, tjeneste eller bud.
- Hvornår det blev sendt og modtaget.
- Hvem der sendte, og hvem der modtog.
- Modtagerens bekræftelse af, at hashkontrollen stemmer.
Ved fysiske medier: Notér mediets serienummer, og bed om en kvittering. → Chain of custody
Afgrænsning før deling
Store datamængder indeholder næsten altid mere end det, sagen handler om. Før data deles med modparten, bør advokaten overveje:
- Er der korrespondance med advokater, der skal udskilles? → Fortrolig korrespondance i digitalt materiale
- Er der personoplysninger om tredjemand, der ikke er relevante?
- Er der forretningshemmeligheder, der kræver særlig beskyttelse eller en aftale om begrænset adgang?
Når data er delt, kan de ikke trækkes tilbage. Afgrænsning efter overleveringen er for sent.
Aftale om brug og adgang
Ved følsomt materiale kan det give mening at aftale med modparten, at data kun må bruges til sagen, kun må ses af bestemte personer, og skal slettes eller tilbageleveres, når sagen er slut. Aftalen bør også dække modpartens sagkyndige. → Sletning og tilbagelevering af data efter forlig eller dom
Format: hvad modtageren kan åbne
Det nytter ikke at sende data, som modtageren ikke kan åbne. Afklar på forhånd:
- Skal mails leveres som enkeltfiler, som samlet eksport eller som PDF?
- Har modtageren værktøjer til at læse en forensisk kopi?
- Skal metadata følge med i en separat oversigt?
- Skal filnavne og mappestruktur bevares?
En konvertering til PDF gør dokumenter lette at læse, men fjerner metadata. Overvej at levere både en læsbar version og de oprindelige filer.
Deling med skønsmanden
Ved syn og skøn skal skønsmanden typisk have adgang til de samme data, som parterne har arbejdet med. Det er en fordel, at den sikrede kopi overleveres med den oprindelige sikringsrapport og hashværdier, så skønsmanden kan kontrollere, at kopien er uændret siden sikringen.
Aftal, om skønsmanden skal have en kopi, eller om undersøgelsen skal ske hos den part, der har data. Ved meget følsomt materiale kan det sidste være en løsning, men det kræver, at modparten også får mulighed for at være til stede eller at få indsigt i fremgangsmåden. → Syn og skøn i IT-sager
Hvis noget går galt
Et medie kan blive væk, eller et link kan blive sendt til den forkerte. Det er derfor en fordel at have tænkt det igennem på forhånd:
- Er data krypteret, er et tabt medie primært et praktisk problem, ikke et fortrolighedsbrud. Uden kryptering kan det være begge dele.
- Er et link sendt forkert, skal adgangen lukkes med det samme, og loggen skal tjekkes for, om nogen har hentet data.
- Indeholder materialet personoplysninger, kan en fejlforsendelse være et brud på persondatasikkerheden, som skal vurderes og eventuelt anmeldes. → GDPR og bevisførelse
Hav altid en kopi af det overleverede, så forsendelsen kan gentages med samme hashværdier.
Typiske fejl
- Data sendes via et åbent delingslink, som videresendes.
- Adgangskoden står i samme mail som linket.
- Der er ingen hashliste, så det senere ikke kan vises, hvad der blev sendt.
- Hele datasættet deles, fordi afgrænsningen ikke var færdig.
- Modtageren kan ikke åbne formatet, og tiden går med nye forsendelser.
- Ingen ved bagefter, hvor mange kopier der findes, og hos hvem.
Tjekliste før deling
- ☐ Formål og modtager er afklaret
- ☐ Data er afgrænset, og fortroligt materiale er udskilt
- ☐ Format er aftalt med modtageren
- ☐ Data er krypteret
- ☐ Adgangskode sendes ad anden kanal til en aftalt person
- ☐ Hashliste er lavet før afsendelse
- ☐ Modtageren har bekræftet hashkontrollen
- ☐ Overleveringen er dokumenteret med dato, metode og personer
- ☐ Der er aftalt brug, adgang og sletning efter sagen
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT
