De fleste digitale beviser passerer gennem advokatkontoret, før de bliver bilag. En medarbejder modtager en telefon, eksporterer en chat, laver en PDF af en mail eller gemmer en side fra nettet. Det går som regel godt. Men hvis modparten bestrider ægtheden, kan spørgsmålet blive, hvem der kan forklare, hvordan bilaget er blevet til. Er svaret en person på kontoret, kan advokaten eller en medarbejder ende som vidne i egen sag.
Denne artikel handler om at tilrettelægge bevisarbejdet, så sporbarheden ligger i dokumentationen og ikke i en bestemt persons hukommelse.
Hvorfor det er et problem
En advokat, der fører sagen, er partsrepræsentant. Hvis advokaten samtidig skal forklare om, hvordan et bevis er fremskaffet, blandes rollerne. Det kan være ubehageligt for retten og for modparten, og det kan rejse spørgsmål efter de advokatetiske regler. → Advokatens adfærdsregler og digitale beviser
Retsplejeloven § 170 indeholder regler om advokaters vidnefritagelse for det, der er kommet til deres kundskab ved udøvelsen af deres virksomhed, og reglerne gælder efter stk. 4 også medhjælpere. Fritagelsen beskytter hensynet til klienten. Den løser ikke problemet, hvis klienten netop har brug for, at nogen forklarer om bevisets oprindelse.
Den praktiske løsning er derfor at undgå, at kontoret bliver det eneste led, der kan forklare.
Hvor kontoret bliver et led i kæden
Situationer, hvor en medarbejder let bliver det eneste vidne til et bevis, er fx:
- Advokaten gemmer selv indhold fra nettet. En side, et opslag eller en annonce ændres eller slettes bagefter. → Advokatens egen indsamling af materiale fra nettet
- Klienten viser beviset på sin telefon under et møde, og en medarbejder tager et billede af skærmen.
- Kontoret eksporterer en chat fra klientens telefon eller konto med en indbygget funktion.
- Kontoret konverterer mails til PDF og sletter eller returnerer originalerne.
- Kontoret modtager et fysisk medie, fx en USB-nøgle eller en gammel telefon, og kopierer indholdet.
I alle tilfældene sker der noget med dataene, som påvirker, hvad bilaget kan vise. Og ingen andre end medarbejderen ved præcist, hvad der skete.
Tre principper for sporbarhed
1. Dokumentationen skal kunne stå alene
Hver gang kontoret sikrer, kopierer eller konverterer noget, bør der laves en kort note: hvad, hvornår, hvordan, med hvilket værktøj og af hvem. Noten skal være så præcis, at en sagkyndig kan efterprøve fremgangsmåden uden at tale med medarbejderen. Det gør det muligt at fremlægge noten i stedet for at føre medarbejderen som vidne.
2. Originalen skal bevares
Den oprindelige fil eller det oprindelige medie bør bevares uændret, og der bør beregnes en hashværdi, når det modtages. Så kan alle senere kopier og konverteringer kontrolleres mod originalen. Hvordan kontoret registrerer og opbevarer materialet, er beskrevet i Advokatkontorets håndtering af digitalt bevismateriale.
3. Bestridte beviser sikres af en uafhængig
Kan det forudses, at et bevis bliver bestridt, bør sikringen foretages af en, der kan afgive forklaring uden at være partsrepræsentant. Det kan være en IT-sagkyndig, en IT-ansvarlig hos klienten eller en anden, der har dokumenteret sin fremgangsmåde. → Sagkyndigt vidne, skønsmand eller partserklæring?
Hvad en god sikringsnote indeholder
En note behøver ikke være lang. Den bør typisk indeholde:
- dato og klokkeslæt med tidszone,
- kilden: enhed, konto, adresse eller medie,
- fremgangsmåden: hvilket program eller hvilken funktion der blev brugt,
- resultatet: filnavne, antal filer og hashværdier,
- afvigelser: fejl, afbrudte eksporter, ting der ikke kunne sikres,
- navn på den, der udførte sikringen.
Noten gemmes sammen med materialet og ændres ikke bagefter. Opdages en fejl, laves en ny note.
Når det går stærkt
Sporbarheden lider oftest, når der er travlt. Et opslag skal gemmes, før det slettes, eller klienten er kun på kontoret en time med sin telefon. I de situationer er det bedre at sikre hurtigt og notere bagefter samme dag end at undlade at sikre. Men noten skal skrives, mens forløbet er frisk, og den skal ærligt angive, hvad der ikke blev gjort, fx at der ikke blev beregnet hashværdi før dagen efter.
Det kan også være en hjælp at have en fast, kort skabelon til noten liggende. Så bliver de samme oplysninger registreret hver gang, uanset hvem der sikrer.
Spørgsmål før kontoret selv sikrer
Før en medarbejder går i gang, kan få spørgsmål afgøre, om kontoret bør gøre det selv, eller om en anden skal:
- Hvor central er beviset for sagen, og hvor sandsynligt er det, at det bliver bestridt?
- Kan beviset forsvinde eller ændres, før en uafhængig kan nå at sikre det?
- Findes der en indbygget eksport, der bevarer metadata, eller bliver resultatet kun et skærmbillede?
- Kan sikringen gentages senere fra samme kilde, hvis den bliver kritiseret?
- Er der en person hos klienten, fx en IT-ansvarlig, som kan udføre sikringen og forklare om den?
Er svaret, at beviset er centralt, kan forsvinde, og ikke kan sikres igen, taler det for at bruge en uafhængig fra starten. Kan beviset sikres igen senere, er en hurtig sikring på kontoret mindre risikabel, fordi den kan suppleres. Notér den vurdering i sagen. Den viser, at valget af fremgangsmåde er overvejet.
Arbejdsdelingen på kontoret
Ofte er det en fuldmægtig eller en sekretær, der i praksis eksporterer, konverterer og lægger bilag i sagen. Det er fornuftigt, men så er det også den person, der kender detaljerne. Det bør derfor være klart, hvem der har udført hvert skridt, og noterne bør ligge i sagen og ikke i en medarbejders egen mappe. Skifter medarbejderen job, skal sporbarheden blive på kontoret.
Det er også en god regel, at den, der fører sagen i retten, ikke selv står for sikringen af beviser, der må forventes bestridt.
Når klienten selv har sikret
Mange beviser er sikret af klienten, før advokaten kommer ind. Her ligger sporbarheden hos klienten. Kontoret kan styrke den ved at notere, hvad der blev modtaget, i hvilken form og hvornår, og ved at bevare det præcis som modtaget. Kontoret bør undgå at rette eller supplere i klientens materiale. Mangler der noget, sikres det særskilt og dokumenteres for sig. → Klienten har selv sikret beviserne
Når ægtheden bliver bestridt
Hvis modparten bestrider et bilag, som kontoret har bearbejdet, er det første skridt at finde originalen og sikringsnoten frem. Kan bilaget føres tilbage til en uændret original med hashværdi, kan en sagkyndig ofte kontrollere sammenhængen uden at involvere kontorets medarbejdere. Kan det ikke, bør det overvejes, om beviset skal sikres på ny fra kilden, mens det stadig er muligt.
Typiske fejl
- At lade en medarbejder tage billeder af klientens skærm uden at notere fremgangsmåden.
- At returnere eller slette originalen, når bilaget er lavet.
- At rette i klientens materiale i stedet for at sikre supplerende materiale særskilt.
- At lade advokaten selv sikre beviser, der må forventes bestridt.
- At skrive sikringsnoten bagefter, efter hukommelsen.
Tjekliste
- ☐ Originalen er bevaret med hashværdi fra modtagelsen
- ☐ Hver sikring og konvertering har en sikringsnote
- ☐ Noten kan forstås uden den medarbejder, der skrev den
- ☐ Beviser, der kan blive bestridt, er sikret af en uafhængig
- ☐ Klientens materiale er bevaret som modtaget
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig og skønsmand hos Nielco IT
