Skabelon: bevisfortegnelse over digitale beviser

En bevisfortegnelse er en oversigt over sagens digitale beviser: hvad hvert bilag er, hvor det kommer fra, hvordan og hvornår det er sikret, og hvordan man kan kontrollere, at det ikke er ændret. Den er nyttig i sager med mange mails, chats, logudtræk og filer, og den gør det lettere at besvare indsigelser mod ægtheden. Fortegnelsen er et internt arbejdsdokument, men kan også fremlægges som bilag, hvis advokaten vurderer det hensigtsmæssigt. Skabelonen er et teknisk udgangspunkt, ikke juridisk rådgivning, og skal tilpasses sagen af advokaten.

Hvordan digitale beviser fremlægges i praksis, står i Fremlæggelse af digitale beviser: formater og bilag og Bilagsekstrakt med mails, chats og logdata.

Sådan bruger du skabelonen

1. Start fortegnelsen ved den første sikring. Det er lettere at føre den løbende end at rekonstruere den bagefter.
2. Ét bevis pr. række. En mail med to vedhæftede filer kan være én række med undernumre.
3. Skeln mellem original og bilag. Den sikrede original (fx en .eml-fil) og bilaget (fx en PDF) står begge i fortegnelsen og knyttes sammen.
4. Hold en intern og en ekstern version. Den interne kan indeholde noter om svagheder. Den eksterne indeholder kun de faktiske oplysninger.

Skabelonen

Del 1: Hoved

Sag: [sagsnavn, rettens sagsnummer]

Part: [klient]

Udarbejdet af: [navn, rolle]

Version og dato: [version], [dato]

Tidszone for alle tidspunkter: [dansk tid/UTC]

Hashalgoritme: SHA-256 [eller anden]

Del 2: Fortegnelse

• Bilagsnr. · [bilag x eller intern id]
• Kort beskrivelse · [fx “Mail fra A til B om levering, 3 sider”]
• Type · [mail/chat/logudtræk/dokument/billede/video/lyd/skærmbillede/webside]
• Kilde · [enhed, konto eller system, fx “Postkasse a@firma.dk i Microsoft 365”]
• Ejer af kilden · [person eller virksomhed]
• Oprindeligt tidspunkt · [tidspunkt, beviset selv angiver, fx afsendelsestidspunkt]
• Sikringsmetode · [fuld kopi/logisk udtræk/eksport fra system/skærmbillede/download]
• Værktøj og version · [navn, version]
• Sikret af · [navn, rolle]
• Sikret tidspunkt · [dato, klokkeslæt]
• Originalfil · [filnavn og placering af den sikrede original]
• Hashværdi original · [SHA-256]
• Bilagsfil · [filnavn på det fremlagte bilag, hvis forskelligt]
• Hashværdi bilag · [SHA-256]
• Konvertering · [fx “.eml konverteret til PDF med header, ingen andre ændringer”]
• Overstregninger · [hvad, hvorfor, og hvordan teknisk]
• Relaterede bilag · [fx “vedhæftning til bilag 12”, “samme samtale som bilag 14”]
• Forbehold · [fx “kun udvalgte beskeder”, “ur på enheden afveg 4 minutter”]

Rækken gentages for hvert bevis. I større sager føres fortegnelsen i et regneark med én kolonne pr. felt.

Del 3: Log over håndtering (valgfri)

For bevis, hvor ægtheden kan blive bestridt, føres en kort log:

• [dato] · Handling: Sikret fra [kilde] · Udført af: [navn] · Hashværdi efter: [hash]
• [dato] · Handling: Kopieret til [placering] · Udført af: [navn] · Hashværdi efter: [hash]
• [dato] · Handling: Udleveret til [modpart/skønsmand] · Udført af: [navn] · Hashværdi efter: [hash]

Del 4: Erklæring om fortegnelsen (valgfri)

“Fortegnelsen er udarbejdet af [navn] på grundlag af [sikringslog/egne notater]. Hashværdierne er beregnet med [værktøj] den [dato]. Originalfilerne opbevares hos [sted] og kan stilles til rådighed for [modparten/en skønsmand] efter aftale.”

Eksempler på udfyldning

Eksemplerne er konstruerede og viser kun opbygningen.

• Mail: Type “mail”. Kilde “Postkasse [adresse], Microsoft 365”. Sikringsmetode “eksport som .eml via [værktøj]”. Bilagsfil “PDF med fuld header”. Konvertering “kun format”.
• Chat: Type “chat”. Kilde “WhatsApp på telefon [model, serienr.]”. Sikringsmetode “logisk udtræk med [værktøj, version]”. Forbehold “talebeskeder vedlagt som lydfiler”.
• Logudtræk: Type “logudtræk”. Kilde “Revisionslog, tenant [domæne]”. Sikringsmetode “eksport som CSV”. Forbehold “tidsstempler i UTC”.
• Skærmbillede fra klienten: Type “skærmbillede”. Sikringsmetode “modtaget fra klient på mail [dato]”. Forbehold “original enhed ikke sikret”. Se Klienten har selv sikret beviserne.

Spørgsmål, før et bilag føres ind

Når klienten eller kollegaer afleverer materiale, er det sjældent ledsaget af de oplysninger, fortegnelsen kræver. Stil derfor disse spørgsmål, mens personen kan huske svaret:

• Hvor har du fundet filen, og er det den oprindelige fil eller en kopi?
• Hvordan er den gemt eller hentet: eksport, download, videresendelse eller skærmbillede?
• Hvornår skete det, og på hvilken enhed?
• Er filen åbnet, redigeret, omdøbt eller konverteret siden?
• Findes der andre eksemplarer, fx hos modtageren, i en backup eller i et fællesdrev?
• Er der andet i samme samtale, mappe eller log, som hører til?

Svarene skrives direkte ind i felterne “Kilde”, “Sikringsmetode”, “Sikret af” og “Forbehold”. Kan et svar ikke gives, skrives det også.

Varianter

• Få centrale bilag · Del 3 for hvert bilag, så hele håndteringen kan vises.
• Mange mails eller dokumenter · Kilde, relaterede bilag og konvertering. Overvej én række pr. eksport med en tilhørende filliste.
• Logudtræk og systemdata · Tidszone, værktøj og version samt forbehold om felter, der ikke er medtaget.
• Materiale fra modparten · Modtagelsesdato, form og hashværdi ved modtagelsen, så senere ændringer kan konstateres.

Hvad fortegnelsen ikke kan

Fortegnelsen dokumenterer, hvad der er gjort med et bevis, efter at det kom i hænderne på klienten eller advokaten. Den siger ikke noget om, hvad der skete før. Et bilag med en korrekt hashværdi fra sikringstidspunktet kan stadig være ændret, før det blev sikret. Spørgsmålet om ægthed i den forstand kræver en undersøgelse af selve beviset og dets kilde.

Fortegnelsen erstatter heller ikke en egentlig sikring. Er der kun et skærmbillede, viser fortegnelsen netop det, og forbeholdet skal stå klart. Det er bedre at skrive en svaghed ind end at lade modparten finde den. Og fortegnelsen er kun så præcis som de oplysninger, der er ført ind. Et felt udfyldt efter hukommelsen bør markeres som sådan, så det ikke senere læses som dokumenteret.

Når fortegnelsen kommer i brug

Fortegnelsen viser sit værd, når modparten rejser tvivl om et bilag. Så kan advokaten på få minutter se, hvor bilaget kommer fra, hvem der sikrede det, og om originalen findes. Det gør det muligt at tilbyde modparten eller en skønsmand adgang til originalfilen i stedet for at diskutere en PDF.

Den er også nyttig, når sagen skifter hænder, fx ved ny sagsbehandler på kontoret, eller når en IT-sagkyndig kommer ind sent. Uden fortegnelsen skal historikken stykkes sammen fra mails og mapper, og det tager tid, som sjældent er der tæt på en frist.

Endelig gør fortegnelsen det lettere at afslutte sagen. Når det står klart, hvor originalerne ligger, kan de tilbageleveres eller slettes efter aftale. Se Sletning og tilbagelevering af data efter forlig eller dom.

Typiske fejl

• Kun bilagsnumre og titler. Uden kilde og metode kan fortegnelsen ikke bruges til at besvare indsigelser.
• Hashværdi kun af PDF’en. Den viser ikke, at bilaget svarer til originalen. Begge skal med.
• Tidszone mangler. Tidspunkter fra forskellige kilder kan ikke sammenholdes.
• Overstregninger uden note. Se Overstregning i bilag.
• Fortegnelsen opdateres ikke. Nye bilag under sagen kommer ikke med, og versionen er uklar.

En bevisfortegnelse er også et godt grundlag, når beviser skal forklares mundtligt. Se Indsigelse mod et digitalt bevis’ ægthed.

→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT