Bilag i civile sager overstreges af mange grunde. Personoplysninger om tredjemand, forretningshemmeligheder, fortrolig rådgivning eller oplysninger uden betydning for sagen skal ikke følge med. Problemet er, at en overstregning på skærmen ikke er det samme som en overstregning i filen. En sort boks kan dække teksten, mens teksten stadig ligger i dokumentet og kan kopieres ud, søges frem eller læses af et andet program.
Det har to sider for advokaten. Egne bilag skal faktisk være renset, før de sendes. Og modpartens overstregede bilag rejser spørgsmål om, hvad der er fjernet, og hvorfor.
Hvorfor boksen ikke altid virker
En PDF består af lag. Tekst, billeder, kommentarer og formularfelter ligger hver for sig. Når en sort firkant tegnes med et kommentar- eller tegneværktøj, lægges den oven på teksten som et ekstra lag. Teksten under er uændret.
Typiske situationer, hvor indhold overlever:
- Tegnet boks i stedet for egentlig overstregning. Teksten kan markeres og kopieres gennem boksen.
- Sort markering i Word før konvertering. En tekst med sort baggrundsfarve er stadig tekst, når den bliver til PDF.
- Skannede dokumenter med tekstgenkendelse. Billedet er dækket, men det usynlige tekstlag fra tekstgenkendelsen er ikke.
- Gemte ændringer. Nogle programmer tilføjer ændringer til filen i stedet for at skrive den om. Den tidligere version kan ligge i filen.
- Indhold uden for selve siden. Bogmærker, filnavne på vedhæftninger, dokumentegenskaber og kommentarer kan gentage det, der er overstreget.
- Regneark. Skjulte kolonner, rækker og faner følger med, og formler kan henvise til celler, der er tømt for visning.
Hvordan metadata og skjult indhold generelt følger med advokatens dokumenter, er beskrevet i Metadata i advokatens egne dokumenter. Her er fokus på overstregning som en processuel handling.
Overstregning ændrer et bevis
En overstreget fil er en bearbejdet version. Det er ikke originalen. Det betyder ikke, at overstregning er forkert, men at den skal kunne redegøres for:
- Hvilken original stammer bilaget fra?
- Hvad er fjernet, og med hvilken begrundelse?
- Hvem har foretaget overstregningen, og med hvilket værktøj?
- Kan den uoverstregede version stilles til rådighed for retten eller en sagkyndig, hvis det bliver nødvendigt?
Svarene bør ligge klar, før bilaget fremlægges. En modpart, der mistænker, at overstregningen dækker over noget relevant, vil spørge. → Fremlæggelse af digitale beviser
En sporbar arbejdsgang
Fra IT-siden er der nogle få greb, der gør overstregning både sikker og dokumenterbar.
- Bevar originalen uændret. Overstregningen laves altid på en kopi. Originalens hashværdi noteres.
- Brug et værktøj, der fjerner indhold. Professionelle PDF-programmer har en funktion, der fjerner det markerede og ikke blot dækker det. Funktionen skal anvendes og derefter gemmes som en ny fil.
- Fjern skjult indhold. Metadata, kommentarer, bogmærker, vedhæftninger og tidligere versioner fjernes i samme omgang.
- Angiv en kort begrundelse ved hver overstregning, fx “personoplysning om tredjemand” eller “fortrolig rådgivning”. Det kan stå i selve feltet eller i en ledsagende oversigt.
- Kontrollér resultatet. Søg efter ord, der skulle være fjernet. Markér og kopiér hen over de sorte felter. Åbn filen i et andet program end det, den er lavet i.
- Gem en log. Original, overstreget version, hashværdier, dato og hvem der har udført arbejdet.
En nødløsning kan være at omdanne siderne til billeder uden tekstlag. Det fjerner det skjulte, men gør også bilaget umuligt at søge i. Ved større bilagsmængder er det sjældent en god løsning.
Når modpartens overstregning ikke holder
Det sker, at et bilag fra modparten kan læses under de sorte felter. Hvordan advokaten skal forholde sig til oplysninger, der tydeligvis ikke var ment til at blive delt, er et advokatetisk spørgsmål og ikke et teknisk.
Fra IT-siden er det vigtigt ikke at ændre bilaget. Gem det, som det blev modtaget, og notér hashværdi og modtagelsestidspunkt. Så kan det senere dokumenteres, hvad der faktisk blev fremlagt.
Når overstregningen bestrides
Det modsatte problem er mere almindeligt. Modparten overstreger mere, end der er grundlag for, eller overstregningen fjerner sammenhængen. Her kan advokaten bede om:
- en oversigt over overstregningerne med begrundelse for hver,
- oplysning om den original, bilaget stammer fra,
- at en uvildig sagkyndig gennemser den uoverstregede version og bekræfter, at det fjernede ligger inden for den angivne begrundelse.
Den sidste model er især relevant, når fortrolig korrespondance eller forretningshemmeligheder er sorteret fra. → Fortrolig korrespondance i digitalt materiale
Anonymisering er noget andet
Overstregning af enkelte felter er ikke det samme som anonymisering. Et navn kan være fjernet, mens mailadresse, telefonnummer, initialer i et filnavn eller en underskrift i et billede stadig peger på personen. Skal et bilag reelt være anonymt, skal alle henvisninger til personen findes, også dem i metadata og vedhæftninger. → GDPR og bevisførelse
Store mængder og ensartethed
Ved edition eller fremlæggelse af mange dokumenter bliver overstregning et masseforløb. Det giver nye risici. Forskellige medarbejdere overstreger forskelligt, samme oplysning fjernes i ét dokument og står frit i et andet, og en mailtråd kan gentage det overstregede længere nede i tråden. Fastlæg derfor på forhånd:
- hvilke kategorier af oplysninger der fjernes,
- hvilke begrundelser der bruges,
- hvem der kontrollerer det færdige resultat.
Søgning på tværs af hele materialet efter navne og nøgleord, der skulle være fjernet, er en enkel kontrol, der fanger mange fejl.
Hvad en IT-sagkyndig kan undersøge
Er der tvivl om et overstreget bilag, kan en IT-sagkyndig undersøge filen uden at ændre den. Typisk kan det afklares:
- om der ligger tekst under de sorte felter,
- om filen indeholder tidligere versioner eller gemte ændringer,
- hvilket program filen er lavet og bearbejdet i,
- om metadata, bogmærker eller vedhæftninger gentager det overstregede,
- om bilaget er en direkte bearbejdning af en original eller en udskrift, der er skannet igen.
Det kan derimod sjældent afgøres ud fra filen alene, hvad der stod i et felt, der er korrekt fjernet. Når indholdet er væk, er det væk. Det kan heller ikke afgøres teknisk, om en overstregning var berettiget. Det kræver adgang til den uoverstregede original og en juridisk vurdering af begrundelsen.
Undersøgelsen bør laves på en kopi, og resultatet bør beskrives, så det fremgår, hvad der er fundet, og med hvilken metode.
Typiske fejl
- At tegne sorte bokse med et kommentarværktøj.
- At sende den overstregede fil uden at have søgt efter de fjernede ord.
- At overstrege direkte i originalen, så den uændrede version går tabt.
- At glemme tekstlaget i skannede dokumenter.
- At overstrege uden at kunne forklare, hvorfor det enkelte felt er fjernet.
- At overse vedhæftninger og bogmærker, der gentager det overstregede.
Tjekliste før fremlæggelse
- ☐ Original bevaret med hashværdi
- ☐ Overstregning udført med en funktion, der fjerner indhold
- ☐ Metadata, kommentarer, bogmærker og vedhæftninger fjernet
- ☐ Søgning og kopiering gennem felterne giver intet resultat
- ☐ Begrundelse for hver overstregning noteret
- ☐ Log over original og overstreget version gemt
Hvad der må og skal overstreges, er en juridisk vurdering. En IT-sagkyndig kan inddrages, når store mængder skal behandles ensartet, eller når det skal dokumenteres, at en overstregning er sket korrekt. → Bilagsekstrakt med mails, chats og logdata
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT
