Partnerudtræden i advokat- og rådgivningsfirmaer

Når en partner forlader et advokatfirma, et revisionsfirma eller et andet rådgivningsfirma, følger der ofte klienter med. Det giver anledning til tvister om, hvad partneren må tage med, hvad firmaet må beholde, og om nogen har taget data, før udtrædelsen blev kendt. Til forskel fra andre ejerskifter er dataene her fyldt med oplysninger om tredjemand, nemlig klienterne, som har krav på fortrolighed.

Denne artikel ser på de digitale spørgsmål i sådanne tvister set fra IT-siden. De selskabsretlige spørgsmål om udtrædelsesvilkår er beskrevet mere generelt i Good og bad leaver i ejeraftaler.

Klientens data er ikke parternes

I en almindelig udtrædelsestvist handler det om firmaets data og partnerens data. I et rådgivningsfirma er der en tredje interessent: klienten. Klientens sagsakter, mails og dokumenter er omfattet af tavshedspligt. For advokatvirksomheder gælder det efter retsplejeloven § 129, at de almindelige regler om tavshedspligt også gælder for partnere, personale og andre, der beskæftiges i advokatvirksomheden. Andre rådgivergrupper har deres egne regler.

Det får to tekniske konsekvenser:

Data om klienter kan ikke uden videre deles bredt, heller ikke med en sagkyndig eller med retten.
Overførsel af sagsakter til partnerens nye firma bør bygge på klientens instruks, og overførslen bør kunne dokumenteres.

Hvor dataene ligger

Et rådgivningsfirma har typisk klientdata mange steder:

Sagssystemet med sager, tidsregistrering og dokumenter.
Mailsystemet med partnerens personlige mailboks og fælles postkasser.
Fildelinger og cloudlagre, fx SharePoint, OneDrive eller lignende.
CRM eller klientregister med kontaktoplysninger og historik.
Telefoni, chat og videomøder, fx Teams.
Partnerens egne enheder, hvis der har været adgang fra privat computer eller telefon.

En kortlægning af disse kilder er første skridt, uanset om klienten er firmaet eller partneren. Kortlægningen bør også angive, hvor længe hver kilde gemmer data og logs, og hvem der administrerer den. Ligger systemerne hos en ekstern IT-leverandør, skal leverandøren ofte medvirke.

Hvad kan vise, at data er taget med

Tvisten handler ofte om, hvorvidt partneren har kopieret klientlister, skabeloner eller sagsakter før udtrædelsen. Spor, der kan belyse det, er fx:

Download- og synkroniseringslogs i cloudlagre og dokumentsystemer.
Videresendelsesregler og mails til private adresser i mailsystemets logs.
Eksporter fra CRM eller sagssystem, hvis systemet logger udtræk.
Brug af USB-enheder, hvis firmaets computere registrerer det.
Tidspunktet for aktiviteten sammenholdt med, hvornår udtrædelsen blev drøftet.

Mønstret er ofte vigtigere end den enkelte hændelse. En partner henter dokumenter hver dag som en del af arbejdet. Det, der kan skille sig ud, er en usædvanlig mængde, usædvanlige typer filer eller usædvanlige tidspunkter. → Illoyalitet under ansættelsen: bijob og konkurrerende virksomhed

Sporene viser handlinger på en konto. De viser ikke, hvad partneren har gjort med filerne bagefter, eller om handlingen var aftalt.

Spørgsmål til firmaets IT-leverandør

Ligger driften hos en ekstern leverandør, er det ofte leverandøren, der ved, hvilke spor der findes. Det er en god idé at stille spørgsmålene skriftligt og tidligt:

Hvilke logs findes for mail, fildeling, sagssystem og CRM, og hvor langt tilbage rækker de?
Logges downloads, synkronisering og eksporter, eller kun logins?
Er der sat regler op for automatisk sletning af konti, mailbokse eller logs ved fratræden?
Har partneren haft adgang fra private enheder, og registreres det i systemerne?
Hvem hos leverandøren kan lave et udtræk, og hvordan dokumenteres det?

Svarene viser, hvad der kan undersøges, og hvad der ikke kan. Mangler en type log, kan det ikke senere konkluderes, at en bestemt handling ikke fandt sted. Det kan kun konkluderes, at den ikke kan ses. Bed også leverandøren bekræfte, at ingen data slettes, før der er taget stilling til sikringen.

Sikring uden at bryde fortroligheden

Når klientdata skal sikres og gennemgås, bør det ske, så kun det nødvendige ses. Det kan fx gøres ved at:

sikre logs og metadata først, uden at åbne indholdet,
lade en IT-sagkyndig søge på filnavne, mængder og tidspunkter frem for at læse dokumenter,
aftale med modparten, hvilke data der må gennemgås, og af hvem,
adskille klientindhold fra det materiale, der skal bruges i tvisten.

Det er også vigtigt at aftale, hvad den sagkyndige må gøre med data, og hvordan de slettes efter opgaven. → Tavshedspligt og den IT-sagkyndige

Adgangen lukkes

Firmaet vil ofte lukke partnerens adgang straks. Det er forståeligt, men det kan have følger for beviserne:

En nedlagt brugerkonto kan føre til, at mailboks og filer slettes efter en fast periode.
Logs kan være knyttet til kontoen og forsvinde, hvis kontoen slettes.
Partneren kan miste adgang til data, som partneren har brug for for at dokumentere egne krav.

En kontrolleret lukning, hvor kontoen spærres, men data bevares, er derfor ofte at foretrække. → Bevarelsespligt og litigation hold

Når klienter følger med

Når en klient vælger at følge partneren, skal sagsakterne overføres. Fra IT-siden er det en fordel, at overførslen sker ud fra en skriftlig instruks fra klienten, og at det registreres, hvilke data der er overført, i hvilket format og hvornår. Så kan overførslen senere adskilles fra kopiering, som ikke var aftalt.

Firmaet kan have en interesse i at beholde en kopi af sagen af hensyn til eget ansvar og arkivering. Hvad der må beholdes, er et juridisk spørgsmål, men det tekniske grundlag bør være en klar registrering af, hvad der findes hvor.

Den personlige mailadresse

Mange partnere har en mailadresse med eget navn i firmaets domæne. Klienter fortsætter ofte med at skrive til den, efter partneren er udtrådt. Hvad der skal ske med mails til adressen, er et praktisk spørgsmål med betydning for både klienterne og tvisten. Et automatisk svar, en videresendelse eller en fortsat modtagelse i firmaet er tre forskellige løsninger, og hver af dem efterlader spor. Det bør aftales og dokumenteres, hvad der er valgt, og fra hvilket tidspunkt.

Når klienten er partneren

Repræsenterer advokaten den udtrædende partner, er udfordringen ofte den modsatte. Partneren har brug for at dokumentere egne krav, fx omsætning, timer eller hvilke klientrelationer partneren har opbygget, men har ikke længere adgang til systemerne. Det taler for at afklare tidligt, hvilke data partneren har behov for, og at bede firmaet om at bevare dem. Partneren bør ikke selv kopiere data fra firmaets systemer for at sikre egne beviser uden at have afklaret det juridisk. Det kan blive brugt imod partneren. → Revisor- og rådgiveransvar: digitale arbejdspapirer

Fortrolighed i retssagen

Kommer tvisten for retten, kan beviserne indeholde klientnavne og fortrolige oplysninger. Det kan være nødvendigt at anonymisere bilag eller anmode om, at dele af sagen behandles for lukkede døre. → Lukkede døre og forretningshemmeligheder i retten