Når en virksomhed mener, at dens revisor, bogholder eller anden rådgiver har begået en fejl, bliver rådgiverens egen dokumentation et centralt bevis. Hvad vidste rådgiveren? Hvilke oplysninger lå til grund? Hvornår blev arbejdet udført, og af hvem? I dag er dokumentationen digital: arbejdspapirer i revisionssystemer, sagsmapper i dokumentsystemer, mails og tidsregistrering. Denne artikel handler om, hvad de data kan vise, og hvordan advokaten får adgang til dem, uanset om klienten er rådgiveren eller kunden.
Revisorens pligt til at dokumentere
For revisorer er der en lovbestemt pligt. Efter revisorloven § 23 skal revisorer og revisionsvirksomheder for enhver opgave omfattet af loven udarbejde arbejdspapirer, der dokumenterer grundlaget for den afgivne erklæring eller udtalelse. Arbejdspapirerne og genparter af erklæringer, revisionsprotokoller og regnskaber skal opbevares i fem år fra underskrivelsen af den erklæring, materialet vedrører.
Pligten betyder, at arbejdspapirerne som udgangspunkt findes, også flere år efter. Om og hvordan de kan kræves fremlagt i en ansvarssag, er en juridisk vurdering.
For andre rådgivere, for eksempel bogholdere eller IT-rådgivere, er der ikke nødvendigvis en tilsvarende lovbestemt pligt. Deres dokumentation afhænger af egne rutiner og aftalen med kunden.
Hvad digitale arbejdspapirer indeholder
Revisionssystemer og sagsmapper gemmer typisk mere end selve dokumenterne:
- Dokumenter og bilag: afstemninger, beregninger, kopier af kundens materiale.
- Signeringer: hvem har udført og hvem har gennemgået et arbejdstrin, med tidspunkt.
- Gennemgangsnoter: spørgsmål og kommentarer mellem medarbejder og ansvarlig revisor.
- Versioner: tidligere udgaver af et arbejdspapir.
- Låsning: tidspunktet, hvor sagen blev afsluttet og låst mod ændringer.
- Adgangslog: hvem har åbnet eller ændret sagen efter låsning.
Låsning og adgangslog er særligt vigtige. De kan vise, om arbejdspapirer er tilføjet eller ændret, efter at erklæringen blev afgivet, eller efter at en tvist var opstået.
Typiske bevistemaer
Hvornår blev arbejdet udført?
Signeringstidspunkter kan vise, om et arbejdstrin blev udført før eller efter, at erklæringen blev underskrevet. Et trin, der er signeret efter underskrivelsen, kan have en naturlig forklaring, men det bør afklares. Sammenhold tidspunkterne med tidsregistrering og mails. → Tidslinjer som bevis
Hvad modtog rådgiveren fra kunden?
I mange sager påstår rådgiveren, at kunden ikke leverede de nødvendige oplysninger. Kunden påstår det modsatte. Mails med vedhæftede filer, uploads til en kundeportal og delte mapper kan vise, hvad der blev leveret og hvornår. Kundeportaler har ofte en log over uploads og downloads. Den bør sikres, før portaladgangen lukkes. → Hvornår er en mail kommet frem?
Hvem udførte arbejdet?
Signeringer viser, hvilken brugerkonto der har signeret. Det er ikke nødvendigvis den person, hvis navn står i systemet, hvis konti blev delt eller brugt af en kollega. Spørgsmålet kan være relevant, hvis det er påstået, at arbejdet blev udført af en uerfaren medarbejder uden tilstrækkelig gennemgang.
Hvad vidste rådgiveren?
Gennemgangsnoter og interne mails kan vise, om et problem blev opdaget, men ikke fulgt op. Det er ofte de mest følsomme data i sagen, og de bliver sjældent fremlagt frivilligt. Nogle systemer sletter løste gennemgangsnoter, når sagen låses. Spørg derfor, om noterne stadig findes.
Når klienten er kunden
Kunden har typisk kun sin egen side af korrespondancen. Rådgiverens arbejdspapirer, interne noter og systemlogs ligger hos rådgiveren. Kunden bør derfor:
- Sikre egne mails, uploads og leverancer til rådgiveren i originalformat.
- Sikre adgangen til en eventuel kundeportal, inden den lukkes.
- Bede rådgiveren bevare arbejdspapirer, logs og interne noter for den relevante periode. → Skabelon: meddelelse om bevarelse af data
Hvis rådgiveren ikke frivilligt fremlægger materialet, kan det kræves fremlagt. En præcis begæring nævner arbejdspapirer for bestemte opgaver, signeringslogs, gennemgangsnoter og adgangslog efter låsning. → Editionsbegæring om digitale beviser
Når klienten er rådgiveren
For rådgiveren er arbejdspapirerne både en styrke og en risiko. De er den bedste dokumentation for, at arbejdet blev udført forsvarligt. Men de kan også vise mangler.
Det vigtigste er, at intet bliver ændret, efter at en tvist er varslet. En tilføjelse til en låst sag, selv i god tro, kan svække troværdigheden af hele materialet. Sagen bør sikres i sin nuværende form med en eksport og hashværdier, og adgangen bør begrænses. Hvis der er behov for at forklare noget, bør forklaringen ske i et særskilt notat med aktuel dato, ikke som rettelse i arbejdspapirerne.
Rådgiveren bør også bevare tidsregistrering, mails og eventuelle chatbeskeder fra perioden. Hvis medarbejdere er fratrådt, kan deres postkasser være slettet efter en standardpolitik. Det bør stoppes.
Systemskift og opbevaring
Revisions- og rådgivningsvirksomheder skifter system, fusionerer og flytter data. Ved skift kan signeringslogs og versioner gå tabt, selv om dokumenterne følger med. Spørg derfor, om sagen stadig findes i det oprindelige system, og om historikken er intakt. Hvis sagen kun findes som en eksport, bør det oplyses, hvornår og hvordan eksporten er lavet, og hvilke oplysninger der ikke kom med.
Bogholdere og andre rådgivere
Hos bogholdere, lønbureauer og mindre rådgivere er dokumentationen ofte spredt. Arbejdet foregår direkte i kundens bogføringssystem, og spor efter rådgiverens handlinger ligger derfor i kundens system, ikke i rådgiverens. Bogføringssystemets brugerlog kan vise, hvilken konto der har oprettet eller ændret en postering. Hvis rådgiveren og kunden har delt et login, er den oplysning meget svagere. → Digitale bogføringssystemer: hvad systemet skal kunne vise
Ved IT-rådgivere er spørgsmålet typisk, hvilke anbefalinger der blev givet, og om kunden fulgte dem. Tickets, ændringslogs og mails med anbefalinger er de centrale kilder. Ofte ligger de i rådgiverens ticketsystem, som kunden kun har haft læseadgang til.
Spørgsmål til klienten
- Hvilke systemer og portaler blev brugt til samarbejdet?
- Hvilke oplysninger og filer blev leveret, og hvordan?
- Har flere personer delt et login hos rådgiveren eller i kundens system?
- Er der skiftet rådgiver eller system siden den omstridte opgave?
- Er arbejdspapirer eller sagsmapper blevet åbnet eller ændret, efter at uenigheden opstod?
Hvad en IT-sagkyndig kan undersøge
En sagkyndig kan i en rådgiveransvarssag typisk undersøge, om en sag er ændret efter låsning, og i så fald hvilke dokumenter og af hvilken konto. Det kan også kortlægges, hvad der blev uploadet til en kundeportal og hvornår, og om signeringstidspunkter stemmer med tidsregistrering og mails. Ved systemskift kan en sagkyndig sammenligne en eksport med det oprindelige system og beskrive, hvad der mangler.
Der er grænser for konklusionerne. En signering viser, at en bestemt konto markerede et trin som udført, men ikke om arbejdet var tilstrækkeligt. Det er en faglig vurdering, som hører til revisions- eller rådgivningsfaget. Er gennemgangsnoter slettet ved låsning, kan en sagkyndig sjældent genskabe dem, men kan beskrive, at systemet fungerer sådan. Og hvor konti er delt, kan det ikke ud fra logs alene fastslås, hvilken person der handlede.
Typiske fejl
- At nøjes med rådgiverens færdige dokumenter uden signeringslog og versioner.
- At lade kundeportalen lukke, før uploadloggen er sikret.
- At ændre i arbejdspapirer efter en tvist er varslet.
- At antage, at en signering viser, hvilken person der udførte arbejdet.
- At overse fratrådte medarbejderes postkasser.
Tjekliste
- ☐ Kundens leverancer til rådgiveren er sikret med datoer
- ☐ Bevarelse af arbejdspapirer, logs og interne noter er bedt om
- ☐ Signeringstidspunkter er sammenholdt med erklæringens dato
- ☐ Adgangslog efter låsning er efterspurgt
- ☐ Systemskift i perioden er afdækket
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT
