En IT-sagkyndig, der arbejder for en advokat, får ofte adgang til mere end advokaten selv. En kopi af en telefon, en mailkasse eller en filserver rummer klientens fortrolige oplysninger, men også oplysninger om ansatte, kunder og familie. Advokaten er underlagt tavshedspligt. Spørgsmålet er, hvordan den pligt følger med, når materialet overlades til en sagkyndig uden for kontoret, og hvad advokaten bør sikre sig i aftalen.
Advokatens tavshedspligt i hovedtræk
Efter retsplejelovens § 129 gælder de almindelige regler om tavshedspligt også for advokater, deres autoriserede fuldmægtige, partnere, personale og andre, som i øvrigt beskæftiges i advokatvirksomheden. Tavshedspligten følger også af god advokatskik og de advokatetiske regler.
Hertil kommer reglerne om vidnefritagelse. Efter § 170, stk. 1, må vidneforklaring som udgangspunkt ikke afkræves advokater om det, de har fået kendskab til i deres virksomhed, mod ønske fra den, der har krav på hemmeligholdelse. Efter § 170, stk. 4, gælder det også for advokatens medhjælpere.
Om en ekstern IT-sagkyndig, der arbejder efter advokatens anvisning, er omfattet af disse regler, afhænger af opgavens karakter og tilrettelæggelse. Det kan ikke tages for givet.
Den praktiske konsekvens er, at fortroligheden bør sikres i aftalen, i stedet for at hvile på en antagelse om, at lovens regler dækker.
Hvem har bestilt opgaven?
Det gør en forskel, om den sagkyndige er antaget af advokaten som rådgiver, af klienten direkte, eller udmeldt af retten som skønsmand.
- Rådgiver for advokaten: Den sagkyndige arbejder for advokaten og rapporterer til advokaten. Resultatet indgår i advokatens arbejde, og fortrolighed kan aftales.
- Partsindhentet erklæring: Når erklæringen fremlægges, er den ikke længere fortrolig. Det, der står i den, kan modparten og retten læse og spørge til. → Partsindhentet erklæring eller skønserklæring
- Skønsmand: Skønsmanden er udmeldt af retten og arbejder for retten. Det materiale, skønsmanden får, og konklusionerne, deles med begge parter.
Overvej derfor fra starten, om den sagkyndige skal rådgive fortroligt, eller om resultatet skal kunne fremlægges. Det kan være en fordel at holde rollerne adskilt.
Aftalegrundlaget
Opdraget til den sagkyndige bør indeholde bestemmelser om fortrolighed og databehandling. Fra IT-siden er følgende relevant:
- Fortrolighed: Den sagkyndige må ikke bruge eller videregive materialet til andet end opgaven.
- Databehandling: Behandler den sagkyndige personoplysninger på advokatens eller klientens vegne, skal rollen afklares, og der bør som regel indgås en databehandleraftale.
- Underleverandører: Det skal fremgå, om den sagkyndige må bruge underleverandører, og i givet fald hvilke.
- Opbevaring: Hvor materialet opbevares, og hvordan det er beskyttet.
- Sletning: Hvornår og hvordan materialet slettes efter opgaven, og hvordan sletningen dokumenteres.
En skabelon med disse punkter findes i Skabelon: opdrag til en partsindhentet IT-erklæring. Formuleringen af opdraget i øvrigt er beskrevet i Opdraget til den IT-sagkyndige.
Underleverandører og værktøjer
Mange IT-opgaver involverer andre end den sagkyndige selv. Det kan være:
- et laboratorium, der gendanner data fra en defekt disk,
- en cloudtjeneste til opbevaring eller deling,
- værktøjer til transskription, oversættelse eller gennemgang, der behandler data hos en tredjepart,
- en kollega, der laver kvalitetskontrol.
Hver af dem får adgang til en del af materialet. Spørg den sagkyndige, hvilke underleverandører og tjenester der bruges, og hvor data behandles. Særligt værktøjer, der sender data til en ekstern tjeneste, bør afklares, før de tages i brug. → AI til dokumentgennemgang
Giv kun det nødvendige videre
Den bedste beskyttelse af fortrolige oplysninger er, at de ikke forlader kontoret eller klienten unødigt. Overvej derfor, inden materialet udleveres, hvad den sagkyndige faktisk har brug for:
- Skal hele telefonen sikres, eller kan opgaven løses med bestemte apps, samtaler eller en periode?
- Kan en mailkasse afgrænses til bestemte afsendere, modtagere eller datoer?
- Kan den sagkyndige arbejde hos klienten, så en fuld kopi ikke skal flyttes?
- Kan oplysninger om tredjemand, fx kunder eller patienter, holdes ude af det, der gennemgås?
Afgrænsningen skal dog ikke gå så langt, at den sagkyndige ikke kan se sammenhængen. En samtale, der er klippet ud af et forløb, kan give et forkert billede, og en sikring, der er for snæver, kan være umulig at supplere senere, hvis data er forsvundet. En mulighed er at sikre bredt, men lade gennemgangen være snæver. Så findes materialet, hvis behovet ændrer sig, mens færrest mulige oplysninger bliver læst. Notér afgrænsningen i opdraget, så det senere kan dokumenteres, hvad den sagkyndige har haft adgang til.
Fortrolig korrespondance i materialet
En sikring af klientens udstyr indeholder ofte klientens korrespondance med advokaten. Den sagkyndige kan derfor få kendskab til den rådgivning, sagen bygger på. Det taler for at sortere korrespondancen fra tidligt og for at aftale, hvordan den sagkyndige skal håndtere den, hvis den dukker op. → Fortrolig korrespondance i digitalt materiale
Habilitet og andre opgaver
Tavshedspligt hænger sammen med uvildighed. En sagkyndig, der tidligere har arbejdet for modparten, kan have fortrolig viden, som skaber en konflikt. Spørg derfor, før opgaven gives, om den sagkyndige har eller har haft opgaver for modparten eller personer med tilknytning til sagen. → Uvildighed hos IT-sagkyndige
Den sagkyndiges egne systemer
Tavshedspligt på papiret hjælper ikke, hvis materialet ikke er beskyttet i praksis. Det er rimeligt at spørge den sagkyndige om:
- hvor materialet opbevares, og om det er krypteret,
- om materialet ligger adskilt fra andre sagers materiale,
- hvem der har adgang,
- om analysen foregår på systemer uden forbindelse til internettet, når det er relevant,
- hvordan materialet transporteres, fx ved sikring hos klienten.
Svarene bør være konkrete. “Vi har styr på sikkerheden” er ikke et svar, der kan bruges, hvis materialet senere kommer ud.
Når den sagkyndige skal forklare i retten
En sagkyndig, der har udarbejdet en erklæring, kan blive indkaldt som vidne. Under forklaringen kan der blive spurgt til det, den sagkyndige har set i materialet, også uden for erklæringen. Det bør advokaten og den sagkyndige have drøftet på forhånd. Det gælder særligt, hvis den sagkyndige har set fortrolig korrespondance eller oplysninger, som klienten ikke ønsker fremdraget.
En klar afgrænsning af opgaven og en omhyggelig sortering af materialet før gennemgangen mindsker risikoen.
Efter sagen
Den sagkyndige ligger typisk inde med en fuld kopi af materialet, når sagen er slut. Aftal:
- om materialet skal opbevares, fx af hensyn til en anke, og hvor længe,
- hvornår det skal slettes,
- om sletningen skal bekræftes skriftligt.
Husk, at sletningen også skal omfatte arbejdskopier, rapporter med udtræk og eventuelle kopier hos underleverandører. En bekræftelse, der kun nævner “materialet”, siger ikke meget. En bekræftelse, der angiver hvilke medier og hvilke kopier der er slettet, og hvordan, kan bruges, hvis spørgsmålet senere rejses af klienten, modparten eller i forbindelse med et forlig.
Typiske fejl
- At antage, at den sagkyndige er omfattet af advokatens tavshedspligt uden at aftale fortrolighed.
- At glemme databehandleraftalen.
- At overse underleverandører og eksterne værktøjer.
- At bruge samme sagkyndige som fortrolig rådgiver og som afgiver af en erklæring, der skal fremlægges, uden at overveje konsekvensen.
- At glemme at aftale sletning efter sagen.
Hvordan tavshedspligten skal sikres i den konkrete sag, er en juridisk vurdering. Fra IT-siden handler det om at vide, hvor data er, hvem der har adgang, og hvornår de slettes.
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig og skønsmand hos Nielco IT
