En besked på telefonsvareren kan være det eneste bevis for, at nogen har reklameret, opsagt en aftale, givet et tilsagn eller truet med noget. Voicemails er ofte korte og tilfældige, men de er optaget i afsenderens egen stemme og har et tidsstempel. Det gør dem stærke, hvis de er sikret rigtigt, og sårbare, hvis de ikke er.
Voicemails adskiller sig fra talebeskeder i apps ved, hvor de ligger, og hvordan de slettes. Talebeskeder i WhatsApp og lignende er beskrevet i Talebeskeder som bevis. Denne artikel handler om den klassiske telefonsvarer og dens moderne varianter.
Hvor ligger beskeden?
En voicemail kan ligge flere steder alt efter, hvilken løsning klienten bruger:
- Hos teleselskabet. Den almindelige telefonsvarer på et mobilnummer er en tjeneste i teleselskabets netværk. Beskeden ligger på selskabets systemer og afspilles ved at ringe op til telefonsvareren.
- På telefonen. Med såkaldt visuel voicemail hentes beskederne ned på telefonen som lydfiler og vises som en liste i telefonappen. Beskeden kan så både ligge hos teleselskabet og på telefonen.
- I firmaets telefonsystem. Virksomheder med et omstillingsanlæg eller en cloudbaseret telefoniløsning har ofte en telefonsvarer, der sender beskeden som en lydfil vedhæftet en mail. Nogle løsninger tilføjer en automatisk udskrift.
- I mailen. Når voicemails sendes som mail, ligger de også i mailsystemet og følger mailens regler for opbevaring og sletning.
Første skridt er derfor at finde ud af, hvilken løsning der er tale om, og hvor beskeden findes i dag.
Beskeder slettes automatisk
Teleselskaber og telefonsystemer sletter ofte voicemails efter en periode. Perioden afhænger af selskabet, abonnementet og om beskeden er afspillet. En gemt besked kan også blive slettet, når der skiftes abonnement eller teleselskab, eller når nummeret overdrages.
Det betyder, at en voicemail, der kan blive bevis, bør sikres hurtigt. Klienten bør ikke regne med, at den stadig er der om nogle uger. Klienten bør heller ikke slette den efter at have lyttet til den.
Sådan sikres en voicemail
Den bedste sikring afhænger af, hvor beskeden ligger:
- Visuel voicemail på telefonen. Lydfilen kan ofte deles fra telefonappen. Del den til et sikkert sted, beregn en hashværdi, og bevar den originale fil uændret. Notér samtidig, hvad telefonen viser om afsendernummer, dato, tidspunkt og længde.
- Voicemail som mail. Gem hele mailen i originalformat, så lydfilen, mailens header og en eventuel udskrift bevares samlet.
- Kun hos teleselskabet. Hvis beskeden kun kan afspilles ved at ringe op, kan det være nødvendigt at optage afspilningen med en anden enhed. Det giver en ringere kopi. Fremgangsmåden bør dokumenteres, og det bør undersøges, om selskabet kan levere beskeden som fil. → Edition fra tredjemand: teleselskaber, banker og platforme
Skærmbilleder af voicemail-listen er et godt supplement, fordi de viser afsender og tidspunkt. Men de erstatter ikke lyden.
Hvad tidsstemplet viser
Tidsstemplet på en voicemail angiver normalt, hvornår beskeden blev indtalt ifølge telefonsvarerens system. Det er ikke nødvendigvis det samme som:
- hvornår modtageren fik besked om den,
- hvornår beskeden blev hentet ned på telefonen,
- hvornår modtageren lyttede til den.
Det kan have betydning, når en frist er i spil, fx ved reklamation eller opsigelse. At beskeden er indtalt, viser ikke i sig selv, hvornår den kom til modtagerens kendskab. → Reklamation i tide: bevis for, hvornår der blev klaget
Telefonens visning kan desuden afhænge af telefonens tidszone og ur. Sammenhold derfor med andre kilder, fx opkaldslisten eller teleselskabets specifikation. → Bevis for telefonopkald: opkaldslister og teledata
Voicemail i virksomheder
I virksomheder ligger voicemails ofte i et fælles telefonsystem og ikke på den enkelte medarbejders telefon. Det giver nogle særlige forhold:
- Fælles postkasser. En kundeservice eller en hovedlinje kan have en fælles telefonsvarer, som flere medarbejdere lytter til. Det kan være uklart, hvem der har hørt beskeden, og hvornår.
- Logs i telefonsystemet. Mange systemer registrerer, hvornår en besked blev indtalt, sendt videre og afspillet. Disse logs kan være mere præcise end telefonens visning.
- Medarbejdere, der stopper. Når en medarbejders bruger nedlægges, kan tilknyttede voicemails og mails blive slettet efter en periode.
- Leverandøren. En cloudbaseret telefoniløsning drives ofte af en ekstern leverandør, som har egne regler for opbevaring.
Er klienten en virksomhed, bør det derfor undersøges, hvordan telefonsystemet er sat op, og hvem der kan trække logs. Det er ofte en IT-ansvarlig eller leverandøren, der kan svare.
Opkald uden besked
Nogle gange er det relevante ikke beskeden, men at der ikke blev lagt en. En part kan påstå at have ringet og lagt besked, mens den anden part intet har modtaget. Her kan opkaldslisten vise, om der var et opkald, og telefonsystemets logs kan vise, om telefonsvareren tog det, og om der blev indtalt noget. Fraværet af en besked i listen er dog ikke i sig selv bevis for, at ingen besked blev lagt, hvis den kan være slettet.
Hvem talte?
Et afsendernummer viser, hvilket nummer opkaldet kom fra. Nummeret kan være skjult, viderestillet eller vist forkert. Stemmen er ofte det stærkeste bevis for, hvem der talte, men den kan bestrides. Hvis det bliver nødvendigt, kan en sagkyndig vurdere lydfilen. Det forudsætter, at originalfilen er bevaret, og ikke kun en optagelse af en afspilning. → Lydoptagelser som bevis
Automatiske udskrifter
Mange telefoner og telefonsystemer laver en automatisk udskrift af voicemails. Udskriften er praktisk til overblik, men den kan indeholde fejl, særligt ved navne, tal, dialekter og dårlig forbindelse. Udskriften bør ikke bruges som bevis for ordlyden alene. Er ordlyden vigtig, bør lydfilen fremlægges, og der bør laves en kontrolleret udskrift.
Når modparten fremlægger en voicemail
Fremlægger modparten en voicemail, kan det være relevant at spørge:
- Hvor stammer lydfilen fra, og er det originalfilen?
- Hvilke oplysninger om afsender, tid og længde ledsager den?
- Er beskeden klippet, eller er det hele beskeden?
- Er udskriften lavet automatisk eller af en person?
Typiske fejl
- At lade voicemailen ligge hos teleselskabet, indtil den slettes.
- At sikre en udskrift i stedet for lydfilen.
- At optage en afspilning uden at undersøge, om originalfilen kan hentes.
- At sætte indtalingstidspunktet lig med tidspunktet for modtagerens kendskab.
- At skifte telefon eller abonnement, før beskederne er sikret.
Tjekliste
- ☐ Det er afklaret, hvor voicemailen ligger
- ☐ Original lydfil er sikret med hashværdi
- ☐ Afsender, tidspunkt og længde er noteret fra kilden
- ☐ Tidsstemplet er sammenholdt med opkaldslisten
- ☐ Eventuel udskrift er kontrolleret mod lyden
- ☐ Klienten er bedt om ikke at slette beskeder eller skifte abonnement
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT
