Et byggeprojekt producerer store mængder digitale spor. Tegninger i mange revisioner, mødereferater, varslinger, fotos fra pladsen, dagbøger, mængdeopgørelser og tusindvis af mails. Når der opstår uenighed om mangler, ekstraarbejder eller tidsfristforlængelse, ligger svaret ofte et sted i den mængde. Problemet er sjældent, at data mangler. Det er, at de er spredt, at adgangen lukker, og at ingen ved, hvilken version der gjaldt hvornår.
Hvilke aftalegrundlag og frister der gælder, er advokatens vurdering. Her ser vi på, hvor dataene er, og hvordan de bliver brugbare som bevis i en sag ved domstolene eller ved voldgift. → Digitale beviser i voldgift
Hvor data ligger
- Projektweb · Indhold: Tegninger, beskrivelser, referater, revisioner, adgangslog · Typisk ejer eller administrator: Bygherre eller rådgiver, ofte via en abonnementstjeneste
- Mail · Indhold: Varslinger, ændringsønsker, aftaler · Typisk ejer eller administrator: Alle parter
- Fotos · Indhold: Tilstand, fremdrift, skader · Typisk ejer eller administrator: Håndværkere, tilsyn, byggeleder, ofte på private telefoner
- Byggedagbog og kvalitetssikring · Indhold: Vejr, mandskab, kontroller · Typisk ejer eller administrator: Entreprenør, ofte i en app
- Økonomi- og sagssystemer · Indhold: Timer, materialer, ekstraarbejder · Typisk ejer eller administrator: Hver part for sig
- Beskedtjenester · Indhold: Hurtige aftaler på pladsen · Typisk ejer eller administrator: Medarbejdere hos alle parter
Projektweb: adgangen lukker
Projektwebben er ofte den mest samlede kilde. Den er også den mest sårbare, fordi en part typisk kun har adgang, så længe projektet kører. Når projektet afsluttes eller samarbejdet bryder sammen, kan adgangen blive lukket, eller abonnementet kan ophøre.
Sikr derfor tidligt:
- En fuld eksport af dokumenter med alle revisioner, ikke kun de seneste.
- Metadata om, hvornår hver revision blev lagt op, og af hvem.
- Adgangs- og downloadlog, hvis tjenesten har en. Den kan vise, om en part har set eller hentet en bestemt tegning.
- Referater og deres godkendelsesstatus.
Mange projektwebs kan eksportere et samlet arkiv ved projektets afslutning. Spørg, om det er sket, og hvem der har det. Hvis klienten ikke har administratorrettigheder, må eksporten bestilles hos den part, der har, eller hos tjenesten. → Bevarelsespligt og litigation hold
Fotodokumentation
Fotos er centrale i byggesager, fordi de viser en tilstand på et tidspunkt. Deres beviskraft afhænger af, om tidspunkt og sted kan dokumenteres.
- Originalfilen er afgørende. Et foto sendt via en beskedtjeneste eller lagt i en rapport har ofte mistet sine metadata, herunder optagelsestidspunkt og position. → Hvad er metadata?
- Billeder på private telefoner skal sikres fra telefonen eller fra den tilknyttede cloudkonto, ikke som videresendte kopier.
- Fotos i apps til kvalitetssikring har ofte appens eget tidsstempel og placering. Eksportér dem med de data, appen har knyttet til dem.
- Mange ens billeder fra samme dag kan være en styrke. De viser sammenhængen og gør det sværere at påstå, at et enkelt billede er valgt ud.
Et eksempel: Entreprenøren påstår, at en fugtskade skyldes et forhold, der var der før overtagelsen. Bygherrens fotos fra afleveringen ligger i en rapport som PDF uden metadata, mens de originale filer stadig er på tilsynets telefon. Sikres originalerne, kan optagelsestidspunktet efterprøves. Sikres kun rapporten, står det tilbage som en påstand.
Mails og varslinger
Varslinger om forsinkelse, ekstraarbejde eller forhindringer skal ofte gives skriftligt og inden for bestemte frister. Om en varsling er rettidig, kan afhænge af præcist hvornår en mail blev sendt og modtaget.
- Gem varslingsmails i originalformat med header, så afsendelses- og modtagelsestidspunkt kan efterprøves.
- Vær opmærksom på tidszoner og på forskellen mellem afsendt, modtaget og læst.
- Sikr også svarene og den videre korrespondance. En varsling uden reaktion fra modparten kan være lige så relevant som en, der blev afvist.
Mange byggesager har tusindvis af mails. Søgning efter varslingsord, sagsnumre og navne kan afgrænse dem. Aftal gerne søgekriterier med modparten, hvis begge parters mails skal gennemgås. → Søgeord og afgrænsning: aftaler med modparten
Beskeder fra pladsen
Mange aftaler på en byggeplads træffes i en beskedtjeneste eller en gruppechat. De er nemme at glemme, og de forsvinder, når en telefon udskiftes eller en medarbejder stopper. Identificér tidligt, hvilke personer der kommunikerede om de omtvistede forhold, og sikr deres samtaler. Private telefoner kræver samtykke eller anden aftale, og de skal afgrænses til projektet.
Tidslinjen binder kilderne sammen
I mange entreprisesager er det centrale spørgsmål, hvad parterne vidste hvornår. Hvornår blev en fejl i projektet opdaget? Hvornår lå den rettede tegning klar? Hvornår blev der varslet? Hvert spørgsmål besvares af en anden kilde: projektwebbens revisionslog, en mail, et foto, et notat i dagbogen.
En samlet tidslinje, hvor hver hændelse henviser til sin kilde, gør materialet overskueligt for retten og for skønsmanden. Den afslører også huller. Hvis der fx findes fotos af et forhold en bestemt dag, men ingen varsling før flere uger senere, er det noget, advokaten bør kende, før modparten peger på det.
Hvad data kan og ikke kan vise
- En revisionshistorik kan vise, hvornår en tegning blev ændret, og hvem der lagde den op.
- En adgangslog kan vise, at en bruger åbnede eller hentede en fil, men ikke at vedkommende læste den.
- Et foto med intakte metadata kan sandsynliggøre tidspunkt og sted, men tidsstempler afhænger af telefonens ur og indstillinger.
- Data kan vise, at noget blev kommunikeret. Om det opfylder aftalens krav til varsling, er en juridisk vurdering.
Typiske fejl
- Adgangen til projektwebben lukkes, før der er lavet en fuld eksport.
- Fotos fremlægges kun i rapporter uden originaler.
- Byggepladsens telefoner afleveres og nulstilles efter projektet.
- Mails samles ved at videresende dem til advokaten, så headere går tabt.
- Bilagsmaterialet bliver så omfattende, at de afgørende dokumenter drukner. → Bilagsekstrakt med mails, chats og logdata
Spørgsmål til klienten
- Hvilken projektweb blev brugt, og hvem var administrator?
- Hvem tog fotos, med hvilke telefoner, og hvor er originalerne?
- Hvilke apps blev brugt til dagbog og kvalitetssikring?
- Hvilke varslinger er givet og modtaget, og hvordan?
- Hvem på pladsen aftalte ting via beskeder?
Spørgsmål til den IT-sagkyndige
- “Hvornår blev revision C af den pågældende tegning gjort tilgængelig på projektwebben, og hvilke brugere har efterfølgende åbnet eller hentet den?”
- “Er optagelsestidspunktet i de originale fotofiler i overensstemmelse med det tidspunkt, der er angivet i afleveringsrapporten?”
Den byggetekniske vurdering af mangler og årsager ligger hos en byggesagkyndig skønsmand. Den IT-sagkyndige kan supplere med dokumentation af, hvad data viser om tid, version og adgang. → Syn og skøn i IT-sager
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · Pris og tilbud hos Nielco IT
