Metadata i advokatens egne dokumenter

Et processkrift eller et bilag kan indeholde mere end det, der står på siden. Word-filer og PDF’er bærer oplysninger om forfatter, tidligere versioner, kommentarer og ændringer. Billeder kan indeholde tidspunkt og position. Sendes filen videre til retten eller modparten, følger oplysningerne med. Denne artikel handler om, hvad der typisk gemmer sig i advokatens egne filer, og hvordan det kontrolleres, før de forlader kontoret.

Der er en vigtig sondring: Advokatens egne arbejdsdokumenter bør renses. Beviser bør ikke. Metadata i et bevis kan være en del af beviset, og fjernes de, kan det svække bevisværdien eller give anledning til spørgsmål. → Hvad er metadata?

Hvad der kan følge med en Word-fil

Dokumentegenskaber · Eksempel: Forfatter, firma, “senest gemt af”, skabelonens navn · Risiko: Viser, hvem der har arbejdet på dokumentet, eller at det bygger på en anden sags skabelon
Kommentarer · Eksempel: Interne bemærkninger i margenen · Risiko: Kan afsløre overvejelser, tvivl eller strategi
Revisionsspor · Eksempel: Slettet og indsat tekst, der stadig er registreret · Risiko: Tidligere formuleringer kan genskabes af modtageren
Skjult tekst · Eksempel: Tekst formateret som skjult · Risiko: Er usynlig på skærmen, men findes i filen
Hvid eller dækket tekst · Eksempel: Tekst i hvid skrift eller bag et billede · Risiko: Kan markeres og kopieres
Indlejrede objekter · Eksempel: Et regneark indsat i dokumentet · Risiko: Hele regnearket kan følge med, også de dele, der ikke vises
Felter og links · Eksempel: Henvisninger til filstier på kontorets server · Risiko: Kan afsløre mappestruktur og sagsnavne

Revisionsspor er en almindelig kilde til uheld, særligt når flere har arbejdet i samme fil. Er ændringerne blot skjult i visningen, er de stadig i filen. De skal accepteres eller afvises, før filen sendes.

Hvad der kan følge med en PDF

En PDF, der er lavet ud fra Word, arver ofte titel, forfatter og andre egenskaber. Derudover:

Overstregning, der ikke fjerner tekst. En sort boks tegnet oven på teksten skjuler den på skærmen, men teksten kan ofte kopieres ud. Brug et værktøj, der faktisk fjerner indholdet, og kontrollér bagefter ved at søge efter eller kopiere den skjulte tekst.
Tidligere versioner. Nogle PDF-programmer gemmer ændringer som tillæg til filen, så tidligere indhold stadig findes i den.
Vedhæftede filer og lag. En PDF kan indeholde vedhæftede filer eller lag, som ikke vises som standard.
Kommentarer og markeringer fra gennemlæsningen.

→ PDF som bevis

Regneark, filnavne og mails

Regneark har deres egne faldgruber. Skjulte ark, skjulte kolonner og rækker, formler med henvisninger til andre filer og navngivne områder følger med, når filen sendes. Sendes et regneark som Excel-fil i stedet for som PDF, kan modtageren se det hele. Overvej derfor, om bilaget skal fremlægges som PDF, og om det i givet fald er beviset eller en gengivelse.

Filnavne kan også sige for meget. En fil, der hedder noget med “udkast”, “version 7” eller en kollegas initialer, fortæller modtageren om den interne proces. Det samme gælder mapper i en zip-fil.

Når filen sendes som vedhæftning, følger mailens egen historik ofte med i tråden nedenunder. Tjek, at tidligere interne mails ikke står under den mail, der sendes til modparten.

Billeder og EXIF

Billeder fra telefoner og kameraer indeholder typisk EXIF-data: tidspunkt, kameramodel, indstillinger og ofte GPS-position. Når et billede indsættes i et Word-dokument, kan oplysningerne følge med eller forsvinde, afhængigt af program og indstillinger. Sendes billedet som selvstændig fil, følger de normalt med.

Det kan være uproblematisk, men det kan også afsløre for eksempel en klients bopæl. Er klienten udsat for chikane eller digital stalking, bør positionsdata i alle bilag kontrolleres særligt omhyggeligt. → Hjælp ved digital stalking

Omvendt kan EXIF-data være netop det, der gør et foto til et brugbart bevis. Fjern dem ikke fra bevisbilleder uden at have gemt originalen og overvejet konsekvensen.

Sondringen mellem arbejdsdokument og bevis

Processkrift · Rens metadata?: Ja · Bemærkning: Kommentarer, revisionsspor og egenskaber fjernes
Brev til modparten · Rens metadata?: Ja · Bemærkning: Samme som processkrift
Bilagsforside og ekstrakt · Rens metadata?: Ja · Bemærkning: Advokatens eget arbejde
Klientens mail fremlagt som bevis · Rens metadata?: Nej · Bemærkning: Originalen bevares; bilaget er en gengivelse
Foto fremlagt som bevis · Rens metadata?: Overvej · Bemærkning: Originalen bevares; positionsdata kan evt. udelades i den fremlagte kopi, hvis det er juridisk forsvarligt
Regneark fremlagt som bevis · Rens metadata?: Overvej · Bemærkning: Formler og skjulte ark kan være en del af beviset

Ved bevisbilag er det bedre at fremlægge en tydeligt beskrevet kopi og bevare originalen, end at ændre i originalen. → Fremlæggelse af digitale beviser

En fast arbejdsgang

Arbejd med revisionsspor og kommentarer, mens dokumentet er internt.
Lav en ren version, når dokumentet er færdigt: accepter eller afvis alle ændringer, slet kommentarer.
Kør dokumentkontrollen. Word og andre Office-programmer har en indbygget funktion, der finder og fjerner skjulte oplysninger. Kør den på den rene version.
Tjek egenskaberne i den endelige fil: forfatter, firma, titel.
Konvertér til PDF, og kontrollér PDF’ens egenskaber.
Søg efter fortrolige ord i PDF’en for at sikre, at overstreget tekst faktisk er væk.
Gem den rene version som den, der blev sendt, så det kan dokumenteres, hvad modtageren fik.

Arbejdsgangen bør være fast, så den ikke afhænger af, om der er travlt. Det kan være en fordel at lade en anden end forfatteren lave den sidste kontrol, fordi forfatteren ser det, der burde stå, og ikke nødvendigvis det, der faktisk står i filen. Konvertering til PDF løser ikke alt. Kommentarer og egenskaber kan følge med over i PDF’en, afhængigt af hvordan den er lavet. → Advokatkontorets håndtering af digitalt bevismateriale

Når modpartens filer indeholder metadata

Modtager advokaten et processkrift med synlige revisionsspor eller kommentarer, opstår et spørgsmål om god advokatskik og om, hvad der må bruges. Fra IT-siden er det tilstrækkeligt at sige, at sådanne oplysninger ofte kan ses uden særlige værktøjer, og at det derfor sker.