Tjekliste: kuratorens første uge med digitale data

Når et selskab går konkurs, begynder dets digitale data at forsvinde næsten med det samme. Abonnementer bliver ikke betalt, IT-leverandøren stopper arbejdet, og tidligere ansatte har stadig adgang. Samtidig er det ofte i de første dage, at kurator har bedst mulighed for at få adgang og forklaringer fra ledelsen og leverandøren. Denne tjekliste fordeler opgaverne over den første uge. Den er et teknisk udgangspunkt, ikke juridisk rådgivning, og skal tilpasses boet af kurator.

Baggrunden for de enkelte trin, og hvorfor rækkefølgen betyder noget, er forklaret i Kuratorens digitale bo. Tjeklisten her er den praktiske plan.

Sådan bruger du tjeklisten

1. Følg dagene, men ikke slavisk. Er der tegn på, at data slettes, rykkes sikringen frem.
2. Udfyld én liste pr. selskab. I en koncern kan systemerne være fælles. Se Koncerner: fælles Microsoft 365 ved salg eller tvist.
3. Notér, hvem der har gjort hvad. Boets senere sager om omstødelse eller ansvar kan afhænge af, at sikringen kan forklares.

Dag 1: Overblik og adgang

• ☐ Ledelsen er spurgt om systemer til mail, filer, regnskab, løn, bank, webshop og kunder. Svar noteres i et datakort.
• ☐ IT-leverandøren er identificeret: [navn, kontakt]. Leverandøren har fået skriftlig besked om ikke at slette, nulstille eller lukke noget uden aftale med kurator.
• ☐ Administratorkonti til Microsoft 365, Google Workspace eller tilsvarende er overtaget eller under kontrol. Tofaktor er flyttet til en enhed, kurator råder over.
• ☐ Brugerliste og rettigheder er eksporteret, før der ændres noget.
• ☐ Det er besluttet, hvilke tidligere ansattes adgange der lukkes nu, og hvilke der afventer sikring. Notér tidspunktet for hver lukning.
• ☐ Domænet: registrar og udløbsdato er kendt: [dato]. Udløber det snart, fornyes det.

Dag 2: Abonnementer og udløb

• ☐ Bank- og kortudtog for de seneste måneder er gennemgået for IT-abonnementer.
• ☐ Hvert abonnement er noteret med udbyder, formål, betalingsform og næste betalingsdato.
• ☐ Abonnementer, der rummer regnskab, mail, kundedata eller hosting, er sikret mod lukning, indtil data er eksporteret.
• ☐ Det er afklaret, om nogen abonnementer betales af ledelsen privat eller af et andet selskab.
• ☐ Backup: hvor ligger den, hvor gammel er den, og hvornår slettes den? [leverandør, opbevaringstid].

Dag 3: Regnskab og økonomi

• ☐ Bogføringssystemet er eksporteret i fuldt omfang: posteringer, bilag og revisionsspor, ikke kun rapporter. Se Digitale bogføringssystemer.
• ☐ Lønsystem og bankintegrationer er eksporteret eller sikret mod lukning.
• ☐ Det er noteret, om bogføringen har været ført forsinket, og om der er ændret i tidligere perioder. Det kan få betydning for vurderingen af insolvenstidspunktet.
• ☐ Betalingsspor til nærtstående er markeret til nærmere gennemgang. Se Omstødelsessager: betalingsspor og regnskabsdata.

Dag 4: Mail, filer og revisionslog

• ☐ Postkasser for ledelse, bogholderi og andre nøglepersoner er sikret.
• ☐ Fildeling (SharePoint, OneDrive, Google Drive, filserver) er sikret eller beskyttet mod sletning.
• ☐ Revisionslog er eksporteret for den periode, systemet stadig har. Den viser, hvem der har logget ind, hentet eller slettet data i tiden op til konkursen.
• ☐ Chat (Teams, Slack, WhatsApp-grupper på firmatelefoner) er omfattet.
• ☐ Det er kontrolleret, om der er sket masse-sletning eller -download i dagene før dekretet.

Dag 5: Enheder og fysisk udstyr

• ☐ Computere, telefoner og servere er registreret med model, serienummer og placering.
• ☐ Enheder, der er afleveret af ansatte, er ikke tændt eller nulstillet.
• ☐ Enheder hos ledelsen er identificeret, også hvis de står privat.
• ☐ Det er besluttet, hvilke enheder der skal sikres forensisk før salg. Ingen enhed sælges eller nulstilles, før beslutningen er truffet.
• ☐ Private data på firmaudstyr er vurderet. Se Medarbejderens private data på arbejdsudstyr.

Ved udgangen af ugen

• ☐ Datakortet er opdateret med alle systemer, konti, ejere og slettefrister.
• ☐ Alt sikret materiale er registreret med kilde, tidspunkt, metode og hashværdi.
• ☐ Det er besluttet, hvor længe boets data opbevares, og hvordan adgangen styres.
• ☐ Det er afklaret, hvilke virksomhedsdata der kan indgå i et salg, og hvilke der skal slettes eller holdes tilbage. Persondata kræver særlig opmærksomhed.
• ☐ Udestående punkter har en ansvarlig og en dato.

Spørgsmål til ledelsen

• Hvilke systemer har selskabet brugt de seneste år, også dem, der er udskiftet?
• Hvem har administratoradgang, og hvor står tofaktor?
• Er der data, der kun ligger lokalt på en computer, en ekstern disk eller en privat konto?
• Er der slettet, flyttet eller eksporteret data i månederne før konkursen, og af hvem?
• Hvilke abonnementer er betalt privat eller via et andet selskab?
• Hvem har stadig nøgler, kort eller fjernadgang til lokalerne og serverne?

Notér svarene ordret med dato. De kan senere sammenholdes med revisionsloggen.

Spørgsmål til IT-leverandøren

• Hvilke systemer drifter leverandøren for selskabet, og hvilke slettefrister gælder ved ophør?
• Findes der backup hos leverandøren, og hvor langt tilbage rækker den?
• Har leverandøren modtaget instrukser om sletning eller nulstilling i den seneste tid?
• Hvilke logs har leverandøren adgang til, som selskabet ikke selv kan se?
• Hvad kræver leverandøren for at fortsætte driften, indtil data er eksporteret?

Hvad en IT-sagkyndig kan bidrage med i den første uge

En IT-sagkyndig kan overtage de tekniske trin, så kurator kan koncentrere sig om boet. Det gælder fx eksport af postkasser og revisionslog, forensisk sikring af udvalgte enheder og registrering af det sikrede med hashværdier. Den sagkyndige kan også gennemgå revisionsloggen for usædvanlige mønstre, fx sletning, store downloads eller nye videresendelsesregler i dagene før dekretet, og pege på, hvad der bør undersøges nærmere.

Hvad den første sikring ikke afgør

Den første uges sikring handler om at bevare. Den afgør ikke, om der er sket noget kritisabelt. En masse-sletning kan have en harmløs forklaring, fx oprydning eller flytning til et andet system. Et log-hul kan skyldes licensforhold. Konklusioner om ledelsens dispositioner kræver en egentlig gennemgang af det sikrede, sammenholdt med regnskab og forklaringer. Sikringen sørger for, at den gennemgang overhovedet er mulig. Notér derfor også de forklaringer, ledelsen og leverandøren giver undervejs, så de senere kan efterprøves mod data.

Tilpasning

• Lille selskab uden IT-leverandør · Ledelsen er ofte eneste kilde til adgang. Prioritér dag 1 og overtag administratorkonti, før kontakten svækkes.
• Webshop · Hosting, betalingsløsning og kundedatabase sikres tidligt. Domænet har ofte værdi i sig selv.
• Mistanke om tømning af selskabet · Rækkefølgen ændres: revisionslog, bogføring og betalingsspor sikres på dag 1.
• Virksomheden drives videre midlertidigt · Sikring skal ske uden at stoppe driften. Eksporter frem for at lukke adgange.

Typiske fejl

• Leverandøren lukker ned ved manglende betaling. Kurator har ikke givet skriftlig besked i tide.
• Adgange lukkes, før de er dokumenteret. Så kan det ikke vises, hvem der havde adgang og brugte den.
• Kun rapporter fra regnskabet gemmes. Revisionsspor og bilag mangler, når der senere opstår spørgsmål.
• Udstyr sælges med data. Både beviser og persondata følger med til køberen.
• Tofaktor står på direktørens telefon. Kurator mister adgangen, når kontakten ophører.

→ Haster det? Sådan sikres beviserne nu · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring for advokater hos Nielco IT