Digitale bogføringssystemer: hvad systemet skal kunne vise

I tvister om earn-out, omsætningsleje, provision, fakturaer, aktionærforhold og ledelsesansvar ender bevisførelsen ofte i modpartens bogføring. Tidligere kunne svaret på en anmodning om regnskabsmateriale være en saldobalance og en stak udvalgte bilag. Med bogføringsloven fra 2022 er der kommet krav til, hvad digitale bogføringssystemer skal kunne registrere og opbevare. Kravene er skrevet af hensyn til myndighedernes kontrol, men de giver også advokaten et konkret sprog at bede om data med.

Lovens udgangspunkt

Efter lov nr. 700 af 24. maj 2022 om bogføring gælder blandt andet:

• § 12: Regnskabsmateriale skal opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
• § 13: Virksomheden skal sikre, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, og at det sikres mod fejl og misbrug.
• § 15: Et digitalt bogføringssystem skal understøtte løbende registrering af transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering, betryggende opbevaring i 5 år og automatisk sikkerhedskopiering.
• § 16: Virksomheder, der skal aflægge årsrapport, eller som har en nettoomsætning over 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår, skal registrere transaktioner og opbevare registreringer og bilag i et digitalt bogføringssystem.

Krav til standardsystemerne

For registrerede standardsystemer er kravene uddybet i bekendtgørelse nr. 97 af 26. januar 2023 om krav til digitale standard bogføringssystemer. Efter bekendtgørelsens bilag 1 skal systemet blandt andet sikre:

• at hver bogført transaktion får en registreringsdato,
• at hver transaktion får et fortløbende nummer eller id,
• at systemet registrerer initialer eller lignende for den, der har bogført,
• at ændringer gemmes, fx ved at fejlposteringer rettes med nye posteringer,
• at bogførte transaktioner ikke kan ændres, tilbagedateres eller slettes.

Bilaget kræver også, at transaktionerne kan opbevares i et struktureret og maskinlæsbart format. Udbyderen skal efter § 11 kunne stille bogførte transaktioner og bilag til rådighed for en myndighed og for en likvidator, kurator eller rekonstruktør, der er trådt i ledelsens sted, inden for 4 uger.

Specialudviklede systemer og systemer, der ikke er registreret, er omfattet af andre regler. Det skal derfor afklares tidligt, hvilket system og hvilken version modparten bruger.

Hvorfor det er nyttigt i en tvist

Kravene betyder, at et moderne bogføringssystem som udgangspunkt kan vise mere end den endelige saldo. Det kan vise, hvornår en postering blev registreret, af hvem, og hvordan fejl er rettet. Det er netop den slags oplysninger, der er afgørende, hvis tvisten handler om, hvornår en indtægt blev bogført, om omsætning er flyttet mellem perioder, eller om fakturaer er ændret efter afsendelse. → Fakturatvister og e-fakturaer som bevis

Når loven kræver, at systemet kan levere data struktureret og maskinlæsbart, er det vanskeligt for modparten at argumentere for, at kun en PDF-rapport kan udleveres. Hvordan kravene skal indgå i en vurdering af en editionsbegæring, er en juridisk vurdering.

Hvad der skal bedes om

En præcis begæring nævner de data, systemet skal kunne vise:

1. Transaktionsudtræk for en afgrænset periode og afgrænsede konti, i maskinlæsbart format.
2. Registreringsdato, transaktions-id og brugeridentifikation for hver postering.
3. Rettelsesposteringer med henvisning til de oprindelige posteringer.
4. Bilag knyttet til de relevante posteringer i læsbart format.
5. Oplysning om system og version, og om systemet er registreret.

Undgå at bede om “hele bogføringen”. Det giver store datamængder, lang behandlingstid og en forudsigelig indsigelse om proportionalitet. Afgræns efter perioder, konti eller kunder, der har betydning for tvisten. → Editionsbegæring om digitale beviser

Hvad data ikke viser

Også bogføringsdata har grænser:

• En korrekt registrering er ikke en korrekt transaktion. Systemet viser, hvad der er bogført, ikke om det svarer til virkeligheden.
• Brugeridentifikation er en konto. Deles login med en bogholder eller et revisorfirma, viser data ikke, hvilken person der bogførte.
• Data før systemskift kan være overført i samlet form og have mistet detaljer.
• Bilag kan være uploadet senere end transaktionen. Bilagets eget tidsstempel og registreringsdatoen bør sammenholdes.

Når systemet ligger hos en udbyder

De fleste standardsystemer er cloudbaserede. Data ligger hos udbyderen, men det er virksomheden, der har adgang. Udbyderens udleveringspligt efter bekendtgørelsen gælder over for myndigheder og over for kurator og lignende, ikke over for en modpart i en civil sag. Det er derfor typisk virksomheden selv, der skal lave udtrækket. → Edition fra tredjemand

I konkursboer kan kurator have adgang til data via udbyderen, hvis ledelsen ikke medvirker. → Kurator og det digitale bo

Bogholder og revisor som kilde

Mange virksomheder får bogføringen udført af en ekstern bogholder eller et revisionsfirma. Efter lovens § 17 skal den, der bogfører for andre, iagttage de samme krav til digital registrering og opbevaring. I praksis betyder det, at der kan findes data, mails og arbejdspapirer hos bogholderen, som supplerer systemets data. Det kan være beskeder om, hvornår bilag blev modtaget, eller forklaringer på rettelser.

Det kan også betyde, at brugeridentifikationen i systemet peger på bogholderen og ikke på virksomhedens egne folk. Når tidspunktet for en postering er vigtigt, bør det derfor afklares, hvem der havde adgang, og hvordan arbejdet var fordelt.

Når klienten selv er bogføringspligtig

Er det klientens egen bogføring, der skal fremlægges, gælder de samme forhold omvendt. Træk data i struktureret format, notér hvem der har trukket dem og hvordan, og gem originaludtrækket uændret. Gennemgå rettelsesposteringer, før data afleveres, så klienten er forberedt på spørgsmål.

Hvad en IT-sagkyndig kan undersøge i udtrækket

Et struktureret udtræk gør det muligt at analysere bogføringen på en måde, som en PDF-rapport ikke tillader. En IT-sagkyndig kan fx:

• sortere posteringer efter registreringsdato i stedet for bilagsdato og se, om mange posteringer for en periode er registreret efter periodens udløb,
• finde huller eller spring i de fortløbende numre,
• samle rettelsesposteringer og koble dem til de oprindelige posteringer,
• sammenholde bilagenes egne metadata med registreringsdatoen,
• afstemme udtrækket mod saldobalance og årsrapport, så det kan vises, at det er fuldstændigt.

Resultatet bør være en beskrivelse af mønstre og afvigelser med henvisning til konkrete posteringer. Om en postering er regnskabsmæssigt korrekt, er et spørgsmål for en revisor. Om et mønster er udtryk for illoyalitet eller blot for en travl bogholder, er et spørgsmål for retten. Den sagkyndige kan vise, hvornår og hvordan der er bogført, ikke hvorfor.

Bed om, at analysen leveres med de forespørgsler eller filtre, der er brugt, så modparten kan gentage den. → Stikprøver i store datamængder

Typiske fejl

• At acceptere en saldobalance eller PDF-rapport, når systemet kan levere strukturerede data.
• At bede om hele bogføringen uden afgrænsning.
• At overse rettelsesposteringer og registreringsdatoer.
• At antage, at alle systemer er omfattet af standardsystemernes krav.
• At læse brugerinitialer som bevis for, hvem der personligt bogførte.

Tjekliste

• ☐ Modpartens bogføringssystem og version er identificeret
• ☐ Det er afklaret, om systemet er registreret
• ☐ Begæringen nævner registreringsdato, id, bruger og rettelser
• ☐ Udtrækket er afgrænset i tid og konti
• ☐ Formatet er maskinlæsbart
• ☐ Bilagenes tidsstempler sammenholdes med registreringerne

Når transaktionsdata skal analyseres for flytninger mellem perioder eller senere ændringer, kan en IT-sagkyndig gennemgå udtrækket sammen med en revisor.

→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT