Stævningen lægger sporet for resten af sagen. Er de digitale beviser beskrevet uklart, går forberedelsen med at rette op: modparten spørger til kilden, retten spørger til formålet, og den IT-sagkyndige får et skønstema, der ikke passer til bilagene. En stævning, der er præcis om de digitale beviser fra start, sparer tid senere.
Hvad loven kræver
Efter retsplejelovens § 348, stk. 2, skal stævningen bl.a. indeholde en udførlig fremstilling af de faktiske og retlige omstændigheder, en angivelse af de dokumenter og andre beviser, sagsøgeren vil påberåbe sig, og sagsøgerens forslag til sagens behandling, herunder temaer til det forberedende møde. Kopier af dokumenter, sagsøgeren vil påberåbe sig, skal indleveres med stævningen, i det omfang sagsøgeren har dem (§ 348, stk. 4).
Lovens krav er de samme for digitale og analoge beviser. Forskellen ligger i, hvor meget der skal forklares, før et digitalt bevis giver mening.
Beskriv kilden ved hvert digitalt bilag
Et bilag med titlen “Mail af 3. marts” siger ikke, om det er en udskrift, en videresendt kopi eller en original fil. For et digitalt bilag bør stævningen eller bilagsfortegnelsen angive:
- Kilde. Hvilket system, hvilken konto eller enhed.
- Form. Udskrift, eksport, skærmbillede eller original fil.
- Sikring. Hvem har hentet det, hvornår og hvordan.
- Tidszone. Især for logs og tidslinjer.
Det behøver ikke fylde meget. Én linje pr. bilag rækker ofte. Men det gør det tydeligt, at klienten kan redegøre for sit materiale, og det foregriber modpartens første spørgsmål. → Bilagsekstrakt med mails, chats og logdata
Bevistemaet: hvad skal bilaget vise?
Et digitalt bilag kan ofte bruges til flere ting. En loginlog kan vise, at en konto blev brugt, men ikke nødvendigvis af hvem. En chatbesked kan vise, at noget blev sagt, men ikke altid hvornår modparten læste det. Stævningen bør derfor sige, hvad det enkelte bevis skal godtgøre.
- “Bilag 7 dokumenterer, at sagsøgte tog kundelisten.” · “Bilag 7, loginlog fra [system], viser, at sagsøgtes brugerkonto hentede filen [navn] den [dato] kl. [tid] dansk tid.”
- “Det fremgår af mailene, at aftalen var indgået.” · “Bilag 4-6 viser sagsøgtes accept af tilbuddet den [dato] og den efterfølgende ordrebekræftelse.”
Det præcise bevistema gør det lettere for retten at se, hvad der står til diskussion. Det gør det også lettere at vurdere, om der er brug for syn og skøn. → Sådan læser du en logfil
Original fil eller udskrift?
Mange digitale beviser fremlægges som PDF, fordi det er praktisk. Men nogle beviser mister vigtig information, når de bliver til en udskrift. En mail har brevhoveder, der ikke vises på papir. Et regneark har formler og skjulte ark. Et Word-dokument har en ændringshistorik. Er netop den information vigtig for bevistemaet, bør stævningen oplyse, at den originale fil kan stilles til rådighed, eller at den fremlægges i sit oprindelige format. → Fremlæggelse af digitale beviser: formater og bilag
Har klienten kun udskrifter eller skærmbilleder, er det bedre at sige det end at lade det fremstå uklart. Så kan stævningen samtidig varsle, hvordan originalen kan skaffes, fx ved edition hos modparten eller en tredjemand.
Gå ikke længere end beviset
Det er fristende at skrive, at et digitalt bevis “dokumenterer” mere, end det gør. Det kan blive en svaghed. Modparten vil påpege forskellen mellem det, loggen registrerer, og det, stævningen påstår. Retten kan få det indtryk, at sagsøgeren overfortolker sit materiale.
Det er bedre at angive, hvad beviset viser, og bygge resten af slutningen med andre beviser eller forklaringer.
Varsl edition og syn og skøn
Stævningens forslag til sagens behandling er stedet at varsle den bevisførelse, der skal ske under forberedelsen:
- Edition. Hvilke data hos modparten eller tredjemand der ønskes fremlagt, og hvorfor.
- Opfordringer. Hvilke oplysninger modparten opfordres til at give.
- Syn og skøn. Hvad der ønskes undersøgt, og i hvilke systemer eller enheder.
- Sagkyndige erklæringer. Om en partsindhentet erklæring er indhentet eller undervejs.
Varslingen gør det lettere at få bevisførelsen ind i planen på det forberedende møde. Det mindsker risikoen for, at en begæring senere anses for at komme for sent. → Præklusion: digitale beviser fremlagt sent
Skønstemaet kan skitseres
Ønskes syn og skøn, kan stævningen nævne de spørgsmål, skønsmanden forventes at skulle besvare. Det er ikke nødvendigt at have færdige spørgsmål. Men en skitse viser retten, at skønnet er gennemtænkt, og giver modparten mulighed for at forberede sine egne spørgsmål. → Skabelon: skønstema i en IT-sag
Sikringen kommer før stævningen
Når stævningen er forkyndt, ved modparten, at sagen er i gang. Data, der ligger hos modparten, kan forsvinde, og data hos klienten skal være sikret, før de beskrives som bilag. Overvej derfor timingen af sikringen i forhold til stævningen. → Bevissikring før stævning
Store datamængder
Er sagen bygget på store datamængder, fx tusindvis af mails eller lange logs, bør stævningen ikke vedlægge det hele. Fremlæg det relevante udvalg, og beskriv, hvordan det er fundet: søgeord, periode og hvem der har gennemgået det. Oplys, at det fulde materiale kan stilles til rådighed. Det giver modparten mulighed for at kontrollere udvalget uden at bilagsmængden vokser ukontrolleret.
Klientens forklaring skal passe til bilagene
Digitale bilag og klientens forklaring skal pege samme vej. Står der i stævningen, at klienten sendte en mail om formiddagen, og viser bilaget et tidspunkt om eftermiddagen, er det et problem, selv om forskellen skyldes en tidszone. Gennemgå derfor tidspunkter, afsendere og modtagere i bilagene sammen med klienten, før stævningen sendes. Uoverensstemmelser er lettere at forklare i stævningen end at blive konfronteret med under hovedforhandlingen.
Hold bilagsnumre og kilder ens
Brug den samme betegnelse for den samme datakilde gennem hele sagen. Skifter en loginlog navn fra “systemloggen” til “adgangsloggen” undervejs, kan retten tro, at der er tale om to forskellige kilder.
Spørgsmål til klienten, før stævningen skrives
En del af de uklarheder, der senere giver problemer, kan fanges i et enkelt møde med klienten. Gå bilagene igennem med disse spørgsmål:
- Hvor ligger originalen i dag, og hvem har adgang til den?
- Er noget slettet, flyttet eller videresendt, siden hændelsen fandt sted?
- Hvem har lavet udskrifterne og skærmbillederne, og hvornår?
- Findes der andre kilder til de samme oplysninger, fx en kopi hos en kollega eller i en backup?
- Hvilke data mangler klienten, som modparten eller en leverandør formentlig har?
- Er der data, der taler imod klientens fremstilling?
Det sidste spørgsmål er ubehageligt, men vigtigt. Modparten finder det ofte under forberedelsen, og det er bedre, at stævningen er skrevet med kendskab til det. Svarene giver samtidig grundlaget for bilagsfortegnelsens linjer om kilde, form og sikring og for listen over den edition, der skal varsles.
Typiske fejl
- At beskrive digitale bilag uden kilde og form.
- At bruge “dokumenterer” om beviser, der kun indicerer.
- At vente med at varsle syn og skøn til efter svarskriftet.
- At vedlægge en hel datamængde uden udvalg.
- At forkynde stævningen, før klientens egne data er sikret.
Bygger stævningen på logs, metadata eller andre tekniske data, kan en IT-sagkyndig læse beskrivelserne igennem, så de ikke siger mere eller mindre end beviset bærer.
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT
