Præklusion: digitale beviser fremlagt sent

Digitale beviser bliver ofte klar for sent. Udtrækket fra modparten kommer få uger før hovedforhandlingen. En backup dukker op, efter at forberedelsen er sluttet. Den IT-sagkyndige har brug for en måned mere. Så står advokaten med et bevis, der måske ikke kan føres.

Fristerne er juridiske. Men om de kan overholdes, afhænger i høj grad af, hvordan IT-arbejdet er planlagt. Og når et bevis alligevel kommer sent, kan de tekniske spor vise, hvorfor.

Reglerne i hovedtræk

Retsplejeloven indeholder regler om, hvornår nye påstande, anbringender og beviser kan fremføres. Hovedpunkterne i retsplejeloven er:

Retten bestemmer, hvornår forberedelsen sluttes. Har retten ikke bestemt andet, anses den for sluttet 8 uger før hovedforhandlingen (§ 356, stk. 1).
Vil en part føre beviser, som ikke er angivet under forberedelsen, skal parten give retten og modparten meddelelse. Modparten kan udtale sig inden 1 uge, og retten træffer afgørelse (§ 358, stk. 1).
Det samme gælder bevisførelse, der forlænger sagsbehandlingstiden væsentligt, når den begæres efter det forberedende møde (§ 358, stk. 3).
Retten kan tillade nye beviser uden modpartens samtykke, bl.a. når det af særlige grunde er undskyldeligt, at de ikke er fremkommet tidligere, eller når en nægtelse kan medføre et uforholdsmæssigt tab (§ 358, stk. 6).
Retten kan afvise nye beviser, selv om modparten samtykker, hvis de må antages at nødvendiggøre en udsættelse af hovedforhandlingen (§ 358, stk. 7).

Hvordan reglerne anvendes i en konkret sag, er rettens vurdering.

Hvorfor IT-arbejdet tager tid

Advokater undervurderer ofte, hvor mange led der er fra “vi har data” til “vi har et bilag, retten kan bruge”:

Sikring. Data skal hentes fra telefoner, mailkonti, cloud eller servere. Det kræver adgang og ofte koordinering med en leverandør.
Behandling. Store datamængder skal indekseres, før der kan søges i dem.
Gennemgang. Nogen skal læse de fundne dokumenter og vurdere relevans.
Analyse. Logs skal tolkes, tidszoner omregnes og kilder sammenholdes.
Dokumentation. Resultatet skal beskrives, så det kan forstås og kontrolleres.
Modpartens reaktion. Modparten skal have tid til at forholde sig, måske med sin egen sagkyndige.

Hvert led kan tage dage eller uger. Syn og skøn tager typisk længere tid, fordi spørgsmål, udpegning og overslag skal på plads, før arbejdet begynder.

Planlæg baglæns fra hovedforhandlingen

Det mest effektive værn mod præklusion er en plan, der tager udgangspunkt i datoen for forberedelsens slutning:

Lav en oversigt over de datakilder, der skal bruges, og hvem der har dem.
Spørg den IT-sagkyndige, hvor lang tid hvert led tager, og læg buffer ind.
Begær edition og syn og skøn så tidligt, at svaret kan nå at blive bearbejdet.
Angiv i processkrifterne, hvilke digitale beviser der arbejdes på, også selv om de ikke er færdige.

Det sidste punkt er vigtigt. Et bevis, der er angivet under forberedelsen, står bedre end et, der dukker op uden varsel. → Det forberedende retsmøde i en IT-tung sag

Spørgsmål til den IT-sagkyndige ved planlægningen

En realistisk tidsplan kræver konkrete svar, ikke en generel vurdering. Stil spørgsmålene, når datakilderne er kendt:

Hvor lang tid tager sikringen af hver kilde, og hvad afhænger det af, fx adgang, leverandør eller kryptering?
Hvor store er datamængderne skønsmæssigt, og hvor lang tid tager behandlingen, før der kan søges?
Hvilke led kan køre samtidig, og hvilke må vente på hinanden?
Hvornår kan der foreligge et foreløbigt overblik, der kan bruges til at angive beviset under forberedelsen?
Hvad er de største risici for forsinkelse, og hvad kan gøres for at mindske dem nu?
Hvis tiden ikke rækker, hvilke kilder bør så prioriteres?

Svarene bør skrives ned med dato. De kan bruges til at begære frister, der passer til sagen, og de dokumenterer, at planlægningen er sket i tide, hvis et led alligevel trækker ud af grunde, der ikke kunne forudses.

Når data kommer sent fra modparten

Ofte er forsinkelsen ikke klientens. Modparten editerer sent, leverer i et uanvendeligt format eller leverer i flere omgange. Så bliver det vigtigt at kunne dokumentere forløbet:

Hvornår blev data begæret, og hvornår modtaget?
Hvilket format kom det i, og hvorfor kunne det ikke bruges straks?
Hvornår blev manglerne påpeget?

En kort teknisk modtagelseslog med datoer, mængder og hashværdier giver et præcist grundlag for at forklare retten, hvorfor beviset først nu kan føres. Det kan have betydning for vurderingen af, om forsinkelsen er undskyldelig.

Når nye data dukker op

Nogle gange findes data, som ingen kendte til: en glemt backup, en gammel telefon eller et arkiv hos en leverandør. Også her hjælper dokumentation af, hvornår og hvordan fundet blev gjort. Notér, hvem der fandt det, hvor det lå, og hvorfor det ikke kunne være fundet før.

Overvej samtidig, om de nye data reelt ændrer billedet. Et sent bevis, der kun bekræfter det kendte, er måske ikke risikoen værd. Et bevis, der ændrer sagen, bør fremsættes hurtigst muligt med en klar forklaring.

Begræns det sene bevis

Skal et nyt digitalt bevis føres sent, er det en fordel, hvis det er let at forholde sig til:

Fremlæg et afgrænset udvalg, ikke en hel datamængde.
Beskriv kilde, metode og tidszone i bilaget.
Tilbyd modparten adgang til det fulde grundlag, så kontrol er mulig uden udsættelse.

Jo mindre arbejde beviset kræver af modparten, jo lettere er det at argumentere for, at modparten kan varetage sine interesser uden udsættelse. → Fremlæggelse af digitale beviser

Klienten skal levere tidligt

En del forsinkelser opstår hos klienten selv. Telefonen bliver først afleveret, når den gamle er udskiftet. IT-afdelingen har travlt med driften. En leverandør skal spørges, før data kan hentes. Giv klienten en klar liste over, hvad der skal leveres, til hvem og hvornår. Gør det tydeligt, at en forsinkelse hos klienten sjældent vil blive anset for undskyldelig, og at et bevis, der ikke når frem i tide, måske ikke kan bruges. Notér, hvornår klienten fik besked, og hvornår data blev leveret.

Partsindhentet erklæring som mellemvej

Er der ikke tid til syn og skøn, kan en partsindhentet erklæring være en mulighed. Den kan laves hurtigere, men har normalt mindre vægt. Valget bør træffes tidligt, så der ikke spildes tid på en løsning, der alligevel ikke kan nå at blive færdig. → Partsindhentet erklæring eller skønserklæring?