IT-undersøgelser i civile sager og interne undersøgelser

En IT-undersøgelse begynder ofte, før der er en sag. Ledelsen har en mistanke om, at data er sendt ud af huset, at en leverandør ikke har leveret som aftalt, eller at nogen har haft adgang til systemer, de ikke burde. Advokaten bliver bedt om at hjælpe med at få forholdene afklaret. Hvis undersøgelsen tilrettelægges rigtigt fra start, kan resultatet senere bruges i en tvist. Hvis ikke, kan det blive selve undersøgelsen, der bliver bestridt.

Siden handler om de rammer, advokaten bør sætte for en intern undersøgelse med digitale data: mandat, medarbejderdata, orientering, afgrænsning, dokumentation og uvildighed.

Hvad en IT-undersøgelse er, og hvad den ikke er

En IT-undersøgelse i en civil sammenhæng er en faktuel afklaring af, hvad der er sket i virksomhedens egne systemer: hvilke filer der er hentet, hvilke mails der er sendt, hvilke konti der har været logget på, og hvornår. Formålet er at give ledelsen og advokaten et sikkert grundlag for at beslutte, om der skal rejses et krav, indgås et forlig, eller om sagen skal lukkes.

Undersøgelsen er ikke en juridisk vurdering af, om nogen har handlet ansvarspådragende. Den beskriver fakta og tekniske vurderinger, og den kan lige så vel ende med, at mistanken ikke bekræftes. Det er et resultat med værdi i sig selv.

Mandatet: hvem bestiller, og hvem modtager

Det første, der bør skrives ned, er et kort kommissorium:

Hvem er klienten? Virksomheden, bestyrelsen eller direktionen. Det har betydning, hvis en af ledelsens egne medlemmer er en del af forholdet.
Hvad er spørgsmålet? Et præcist spørgsmål giver en afgrænset undersøgelse. “Se om der er noget” giver det modsatte.
Hvem modtager resultatet? Jo færre der ser foreløbige fund, jo lettere er det at holde undersøgelsen fortrolig og upåvirket.
Hvem kan træffe beslutninger undervejs? Fx om afgrænsningen skal udvides, når et nyt spor dukker op.

Kommissoriet er også advokatens værn, hvis undersøgelsen senere bliver kritiseret for at have været for bred eller for snæver. → Opdraget til den IT-sagkyndige

Medarbejderdata og GDPR i hovedtræk

Næsten alle interne undersøgelser berører personoplysninger om medarbejdere. Det betyder ikke, at undersøgelsen ikke kan gennemføres, men det sætter rammer. I hovedtræk skal der være et formål, der kan begrundes, et behandlingsgrundlag, og behandlingen skal være proportional: kun de data, der er nødvendige for at besvare spørgsmålet, gennemgås.

For IT-delen betyder det i praksis:

sikring kan være bred, men gennemgangen skal være smal,
private data på arbejdsudstyr holdes ude, så vidt det er muligt,
adgang til materialet begrænses til dem, der har brug for det,
det dokumenteres, hvilke data der er gennemgået, og hvilke der bevidst er udeladt.

De nærmere spørgsmål om persondata i bevisførelsen er beskrevet i GDPR og bevisførelse og Medarbejderens private data på arbejdsudstyr.

Orientering af medarbejdere

Der er to former for orientering at holde styr på. Den generelle orientering er det, medarbejderne på forhånd har fået at vide om kontrol og brug af IT, typisk gennem en IT-politik eller personalehåndbog. Den konkrete orientering handler om, hvornår den eller de berørte får besked om undersøgelsen.

Hvornår og hvordan den konkrete orientering skal ske, afgøres af advokaten. Teknisk set kan sikring og gennemgang holdes adskilt. Data kan sikres, så de ikke går tabt, mens det juridiske grundlag for gennemgangen afklares. Det giver advokaten tid til at træffe beslutningen om orientering uden at risikere, at sporene forsvinder imens. → Bevarelsespligt og litigation hold

Har virksomheden ingen klar IT-politik, bør det noteres tidligt. Det påvirker ikke nødvendigvis, om undersøgelsen kan gennemføres, men det kan blive et tema, hvis materialet senere bruges i en tvist. → Arbejdsgiverens kontrol som bevis

Afgrænsning, der kan forklares

En god afgrænsning er skrevet ned, før gennemgangen begynder, og den kan justeres med en begrundelse. Den omfatter typisk:

Personer og konti · De medarbejdere og funktionskonti, spørgsmålet drejer sig om
Periode · Fra et bestemt tidspunkt til et andet, med begrundelse
Systemer · Mail, filservere, cloud, CRM eller forretningssystemer
Metode · Søgeord, filtyper, metadata før indhold
Udeladelser · Mapper og konti, der fremstår private

Det er bedre at arbejde trinvist: først metadata og logs, derefter indhold, hvis metadata giver grundlag for det. Den rækkefølge beskytter privatlivet og gør det lettere at forklare, hvorfor bestemte dokumenter blev åbnet. → Søgeord og afgrænsning

Dokumentation fra første dag

En intern undersøgelse bliver læst med andre øjne, når den først indgår i en tvist. Modpartens advokat vil spørge, hvem der har set hvad, hvornår, og om noget er ændret. Det kan besvares, hvis der føres en log over:

hvilke data der er sikret, hvornår og af hvem, med hashværdier,
hvilke beslutninger om afgrænsning der er truffet, og af hvem,
hvem der har haft adgang til materialet,
hvilke fund der er gjort, adskilt fra vurderingerne af dem.

Det er den samme dokumentation, der ligger til grund for en senere erklæring. → Chain of custody i civile sager · Metode

Uvildighed: hvem skal undersøge?

Det er nærliggende at lade virksomhedens egen IT-afdeling eller faste IT-leverandør stå for undersøgelsen. De kender systemerne, og de er hurtigt i gang. Men de er også en del af den virksomhed, der undersøges, og de kan selv have konfigureret, driftet eller overset det, der nu skal belyses. Deres fund kan være korrekte og alligevel blive mødt med tvivl.

En praktisk løsning er ofte, at den interne IT-afdeling hjælper med adgang og overblik, mens sikring og analyse foretages af en ekstern IT-sagkyndig uden tilknytning til virksomheden. → Kan klientens egen IT-afdeling sikre beviserne? · Uvildighed og inhabilitet hos IT-sagkyndige

Når undersøgelsen bliver til en sag

Fører undersøgelsen til et krav, er arbejdet ikke spildt. En dokumenteret sikring kan danne grundlag for en partsindhentet IT-erklæring, for et skønstema eller for en begæring om edition. Er undersøgelsen tilrettelagt med afgrænsning og log, kan den også overdrages til en skønsmand, som kan efterprøve resultaterne. → IT-erklæringen i en retssag

Undersøgelser, der udspringer af en indberetning til en whistleblowerordning, har deres egne krav til fortrolighed om indberetteren. → Whistleblowersager

Sådan kan Nielco IT bistå

Nielco IT bistår advokater med IT-undersøgelser i civile sager og interne undersøgelser: sikring, afgrænset gennemgang, dokumentation og rapport, der adskiller fakta fra vurdering. Nielco IT sælger ikke produkter og har ingen leverandørpartnerskaber. Læs mere om IT-sagkyndig bistand for advokater, eller send en sag med en kort beskrivelse.