Arbejdsgiveren fremlægger mails fra medarbejderens postkasse, udskrifter af internetlogs, GPS-data fra firmabilen eller oplysninger fra et overvågningskamera. Materialet skal underbygge en opsigelse, en bortvisning eller et erstatningskrav. Som lønmodtagerens advokat er spørgsmålet ikke kun, hvad materialet viser, men også hvordan det er fremskaffet.
Denne side ser på de spørgsmål, lønmodtagerens advokat kan stille om arbejdsgiverens kontrol. Arbejdsgiverens side af samme sag er behandlet i Bortvisning på grundlag af digitale beviser.
Rammerne i hovedtræk
Kontrol af medarbejdere er reguleret af databeskyttelsesreglerne og af aftaler mellem arbejdsmarkedets parter. Datatilsynet har beskrevet sin forståelse af reglerne i vejledningen om databeskyttelse i ansættelsesforhold. Vejledningen lægger blandt andet vægt på, at kontrollen skal have et sagligt formål, være proportional, og at medarbejderne skal være informeret.
Hvilke regler der gælder i den konkrete sag, og om en eventuel overtrædelse har betydning for, om materialet kan bruges som bevis, er en juridisk vurdering.
Fra IT-siden handler det om at få fakta på bordet: Hvad blev kontrolleret, hvornår, af hvem og med hvilke værktøjer?
Spørgsmål til arbejdsgiverens materiale
Var kontrollen kendt på forhånd?
- Findes der en skriftlig IT-politik eller personalehåndbog, der beskriver logning eller kontrol?
- Hvornår blev den indført, og hvordan blev medarbejderne orienteret?
- Var klientens version af politikken den samme som den, arbejdsgiveren fremlægger?
Politikker ændres. Bed om den version, der gjaldt i den periode, materialet stammer fra, og om dokumentation for, hvornår den blev offentliggjort på intranettet eller sendt ud.
Hvordan blev gennemgangen udført?
Gennemgang af en postkasse eller et drev efterlader ofte spor i virksomhedens egne systemer. I mange cloudtjenester logges administratorers søgninger og adgang til andres postkasser. Disse logs kan vise:
- hvem der søgte i medarbejderens data,
- hvornår søgningen fandt sted,
- hvilke søgekriterier der blev brugt,
- om der blev åbnet mails i mapper, der tydeligt var private.
Logsene opbevares ofte kun i en begrænset periode. Bed derfor tidligt arbejdsgiveren om at bevare dem. → Bevarelsespligt og litigation hold
Hvad blev udvalgt?
Arbejdsgiveren fremlægger det, der støtter arbejdsgiverens synspunkt. Det er naturligt, men det betyder, at udvalget skal kunne efterprøves. Spørg, hvilke søgninger der blev lavet, hvor mange træf de gav, og hvorfor netop de fremlagte blev valgt.
Hvornår skete kontrollen?
Tidspunktet for gennemgangen kan have betydning. Blev mailboksen gennemgået, før beslutningen om opsigelse blev truffet, eller bagefter for at finde støtte til en beslutning, der allerede var truffet? Administratorlogs, mødeindkaldelser og interne mails kan belyse rækkefølgen. Det er en faktuel oplysning, som advokaten kan bruge, uanset hvordan den juridiske vurdering falder ud.
Fra system til bilag
Mellem systemet og det fremlagte bilag ligger ofte flere led. En IT-medarbejder har lavet et udtræk, en HR-medarbejder har kopieret dele ind i et dokument, og advokaten har lavet en PDF. Hvert led kan have fjernet oplysninger, fx tidszone, afsender eller vedhæftede filer.
Spørg derfor:
- Hvem lavede udtrækket, og med hvilket værktøj?
- Findes det oprindelige udtræk stadig?
- Er der fjernet kolonner, linjer eller mails undervejs?
- Hvem kan forklare fremgangsmåden som vidne?
Svarene kan afsløre, om bilaget er fuldstændigt, og om der er behov for at få adgang til kilden.
Private data i materialet
Indeholder materialet private mails, beskeder eller billeder, er det et selvstændigt punkt. Datatilsynets vejledning angiver, at arbejdsgiveren ikke må læse medarbejderens private mails ved en gennemgang. Hvordan private data skal håndteres teknisk, er beskrevet i Medarbejderens private data på arbejdsudstyr.
Fra procesvinklen er det relevant at kortlægge, hvilke private data arbejdsgiveren har set, og om de indgår i begrundelsen for opsigelsen. Det kan have betydning for både bevisspørgsmålet og et eventuelt selvstændigt krav.
Lønmodtagerens egne veje til oplysninger
Medarbejderen har typisk ikke selv adgang til systemerne efter fratrædelsen. Der er flere veje til oplysningerne:
- Indsigtsanmodning. Medarbejderen kan anmode om indsigt i de personoplysninger, arbejdsgiveren behandler om vedkommende. → Indsigtsanmodning efter GDPR
- Opfordring under sagen. Arbejdsgiveren kan opfordres til at fremlægge logs over gennemgangen og den gældende politik.
- Editionsbegæring. Afviser arbejdsgiveren, kan retten anmodes om at pålægge fremlæggelse. → Editionsbegæring set fra IT-siden
Typer af kontrol og typiske indsigelser
- Gennemgang af mailpostkasse · Hvem der søgte, hvornår, med hvilke kriterier, og om private mapper blev åbnet
- Internet- og proxylogs · Om logning var varslet, og om loggen viser besøg eller blot automatiske forespørgsler
- GPS i firmabil · Om bilen var tildelt én person, og om sporingen var aktiv uden for arbejdstid
- Fagsystemlogs · Om opslag skete i en arbejdsmæssig sammenhæng
- Kamera · Om skiltning og formål passer med brugen af optagelserne
En internetlog kan for eksempel indeholde mange linjer, som en browser eller et program har skabt automatisk, uden at medarbejderen har klikket. Det er en teknisk forklaring, som bør undersøges, før antallet af linjer bruges som udtryk for adfærd.
Klientens eget materiale
Lønmodtageren har ofte selv gemt noget: skærmbilleder af beskeder, kopier af mails eller filer fra arbejdscomputeren. Det kan være nyttigt, men det kan også rejse spørgsmål om, hvordan klienten har fået fat i det. Har klienten videresendt arbejdsmails til en privat adresse, kan arbejdsgiveren se det i sine logs.
Advokaten bør derfor spørge til klientens eget materiale tidligt, før det fremlægges, og vurdere, om det tåler samme kritik, som klienten retter mod arbejdsgiveren. Det er sjældent en fordel at kritisere arbejdsgiverens metoder, hvis klientens egne kan angribes på samme måde. → Klientens egne beviser
Typiske fejl
- At diskutere indholdet uden at spørge, hvordan det er fremskaffet.
- At vente med at bede om bevarelse af administratorlogs.
- At acceptere arbejdsgiverens udvalg uden at spørge til søgekriterierne.
- At overse, at den fremlagte politik er nyere end perioden.
- At lade klienten forsøge at logge ind på sine gamle konti for at se efter selv.
- At behandle en udskrift fra HR som om den var et direkte udtræk fra systemet.
- At overse, at administratorens egen adgang også efterlader spor, som kan efterspørges.
Spørgsmål til den sagkyndige
- Kan det ud fra systemets logs fastslås, hvem der gennemgik medarbejderens data, og hvornår?
- Hvilke søgninger blev foretaget, og hvilke resultater gav de?
- Indeholder det fremlagte materiale linjer, der er genereret automatisk?
- Er det fremlagte udtræk fuldstændigt for den angivne periode?
Når arbejdsgiverens sag hviler på logs eller en mailgennemgang, som lønmodtageren ikke selv kan efterprøve, bør en IT-sagkyndig inddrages tidligt, så de relevante spor bliver bevaret.
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT
