Fristfejl og tekniske problemer med minretssag.dk

Civile sager behandles på domstolenes sagsportal. Det gælder stævningen, processkrifterne og bilagene. Når portalen eller forbindelsen svigter tæt på en frist, bliver en teknisk fejl pludselig et processuelt problem. Denne artikel handler om, hvad der skal dokumenteres, når det sker, og hvorfor dokumentationen skal laves i øjeblikket og ikke bagefter.

Krav til formater, filstørrelser og video er behandlet i Digitale bilag på minretssag.dk. Her er emnet fejlsituationen.

Hvad loven siger

Efter retsplejeloven § 148 a, stk. 1, anlægges og behandles borgerlige sager ved brug af domstolenes digitale sagsportal. En digital meddelelse til retten anses efter stk. 2 for at være kommet frem, når den er tilgængelig for retten. Det er altså ikke afsendelsen, men tilgængeligheden hos retten, der tæller.

Loven forholder sig til tekniske problemer:

• Stk. 6: Retspræsidenten kan i særlige situationer, fx ved lokale tekniske nedbrud eller driftsforstyrrelser, beslutte, at sager i en afgrænset periode ikke skal behandles på portalen.
• Stk. 7: Retten kan ved tekniske nedbrud eller driftsforstyrrelser, der gør, at en bruger ikke kan bruge portalen, beslutte, hvordan en sag skal anlægges, eller hvordan en meddelelse eller et dokument skal gives.
• Stk. 12: Domstolsstyrelsen kan fastsætte regler om, hvordan en sag skal anlægges, eller en meddelelse gives, ved nedbrud på domstolenes IT-systemer.

Hvordan reglerne bruges i praksis, og hvilke konsekvenser en overskredet frist får, er en juridisk vurdering. Det fælles for alle situationerne er, at nogen senere skal kunne se, hvad der skete. Det er her, den tekniske dokumentation kommer ind.

Hvorfor fristen betyder ekstra meget

Nogle frister har konsekvenser ud over sagen selv. Efter forældelsesloven § 16, stk. 2, nr. 1, afbrydes forældelse, når en fordring gøres gældende ved domstol, ved indlevering af stævning til retten. En stævning, der lægges op dagen før forældelse, og som af tekniske grunde ikke bliver tilgængelig for retten i tide, kan derfor have store følger. Det er et argument for ikke at vente til sidste dag, men også for at dokumentere omhyggeligt, hvis det alligevel går galt.

To slags fejl

Det er nyttigt at skelne mellem fejl hos domstolene og fejl hos advokaten.

• Portalen svarer ikke eller giver fejlmeddelelser · Kontorets internetforbindelse er nede
• Login fejler for alle brugere · En medarbejders adgang er ikke sat op
• Upload afvises uden forklaring · Filen er for stor eller i et format, der ikke accepteres
• Planlagt eller uplanlagt vedligeholdelse · Browseren eller computeren fejler

Grænsen er ikke altid skarp. En upload kan fejle, fordi filen er for stor, samtidig med at portalen er langsom. Dokumentationen skal derfor kunne vise, hvad der lå hos hvem.

Hvad der skal dokumenteres i øjeblikket

Når en fejl opstår, er der få minutter til at fange det, der senere kan vise forløbet. Det vigtigste er:

1. Skærmbilleder med synligt ur. Vis fejlmeddelelsen, adresselinjen og computerens ur i samme billede. Tag et nyt billede ved hvert forsøg.
2. Fejlmeddelelsens nøjagtige tekst. Kopier den, hvis det er muligt. En fejlkode kan senere slås op.
3. Tidspunkt for hvert forsøg. En simpel log med klokkeslæt, hvad der blev forsøgt, og hvad der skete.
4. Filerne, der skulle uploades. Gem dem uændret med navn, størrelse og en hashværdi, så det kan vises, at det er de samme filer, der senere blev indleveret.
5. Forbindelsen. Notér, om andre hjemmesider virkede, og om kolleger havde samme problem. Det skiller lokale fejl fra fejl hos portalen.
6. Kontakt til retten og support. Gem mails, notér telefonsamtaler med tid og navn, og gem eventuelle sagsnumre.

Optag eventuelt en kort skærmvideo af et forsøg. Den viser forløbet bedre end mange skærmbilleder, men den bør gemmes som original fil og ikke redigeres. → Fremlæggelse af digitale beviser

Når filen er problemet

Mange fejl skyldes ikke portalen, men filen. Store videofiler, PDF’er med mange billeder eller filer med usædvanlige tegn i navnet kan give problemer. Det er værd at teste store bilag i god tid. Hvis en fil ikke kan uploades, bør det noteres, hvad der er forsøgt: komprimering, opdeling eller konvertering, og hvilken version der til sidst blev indleveret.

Hvis bilaget er ændret for at kunne uploades, skal det kunne vises, at indholdet er det samme. Gem originalen og notér, hvad der er gjort. → Bilagsekstrakt og digitale beviser

Forebyggelse på kontoret

Mange fejlsituationer kan undgås med enkle rutiner:

• Læg store indleveringer op mindst en arbejdsdag før fristen.
• Test store bilag tidligt, fx ved at uploade dem i et tidligere processkrift eller tjekke dem mod domstolenes tekniske krav.
• Sørg for, at mindst to personer på kontoret har adgang til at indlevere i sagen.
• Hav en alternativ internetforbindelse, fx via mobilnettet, hvis kontorets forbindelse falder ud.
• Notér i sagen, hvornår indlevering er sket, og gem kvitteringen med det samme.

Rutinerne koster lidt tid i hverdagen, men de reducerer risikoen for, at en frist afhænger af, om en fejl kan dokumenteres bagefter.

Hvad en IT-sagkyndig kan og ikke kan vise

Bagefter er det ofte kun kontorets egne spor, der er tilgængelige. En IT-sagkyndig kan typisk undersøge:

• browserens historik og eventuelle downloadede kvitteringer med tidspunkter,
• computerens hændelseslog for netværksfejl og genstarter i perioden,
• routerens eller firewallens log, hvis den gemmes, for at se om forbindelsen var oppe,
• filernes metadata og hashværdier, så det kan vises, hvilke versioner der blev forsøgt indleveret.

Det kan derimod sjældent konkluderes fra kontorets side alene, at fejlen lå hos portalen. Hvad der skete på domstolenes servere, kan kun domstolene selv dokumentere. Den tekniske redegørelse bør derfor skelne mellem, hvad kontorets data viser, og hvad der er en slutning. Har andre brugere meldt om samme problem på samme tidspunkt, kan det støtte forklaringen, men det bør angives som en oplysning og ikke som et teknisk fund. Jo hurtigere logs sikres, desto mere kan der vises, fordi mange logs overskrives automatisk efter kort tid.

Efter fejlen

Når situationen er løst, bør dokumentationen samles ét sted med en kort beskrivelse i kronologisk orden. Den skal kunne læses af en, der ikke var der: hvornår begyndte problemet, hvad blev forsøgt, hvem blev kontaktet, og hvornår lykkedes indleveringen. Kvitteringen fra portalen for den endelige indlevering gemmes sammen med resten.

Er forløbet uklart, eller er der meget på spil, kan en IT-sagkyndig gennemgå materialet og skrive en kort redegørelse for, hvad det viser. Det kan være relevant, hvis modparten bestrider, at fejlen lå hos portalen.

Typiske fejl

• At vente til sidste dag med en stor stævning eller mange bilag.
• At tage skærmbilleder uden synligt ur eller adresselinje.
• At rette filerne under forsøgene uden at gemme originalerne.
• At ringe til retten uden at notere tid og navn.
• At gå ud fra, at fejlen lå hos portalen, uden at have tjekket egen forbindelse.

Tjekliste ved fejl tæt på en frist

• ☐ Skærmbilleder med ur, adresselinje og fejlmeddelelse ved hvert forsøg
• ☐ Log med tidspunkt for hvert forsøg
• ☐ Originale filer gemt med hashværdi
• ☐ Egen forbindelse og kollegers adgang tjekket
• ☐ Retten og support kontaktet, og kontakten noteret
• ☐ Kvittering for den endelige indlevering gemt
• ☐ Samlet kronologisk beskrivelse lavet samme dag

Den bedste dokumentation er den, der laves, mens problemet står på. → Advokatens håndtering af bevismateriale

→ Haster det? Sådan sikres beviserne nu · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring for advokater hos Nielco IT