Kæden af ansvar slutter ikke, når den IT-sagkyndige har sikret dataene. Den fortsætter på advokatkontoret. Her bliver materialet modtaget, kopieret, gennemgået, delt med klienten og til sidst fremlagt. Hvert af de skridt kan ændre data eller skabe tvivl om, hvem der har haft adgang.
Denne artikel handler om de praktiske rutiner på kontoret: hvordan digitalt bevismateriale modtages, opbevares og deles, så det kan forsvares, hvis modparten rejser spørgsmål om ægtheden.
Hvorfor kontorets håndtering betyder noget
Et eksempel: En klient afleverer en USB-nøgle med mails. En fuldmægtig åbner filerne, gemmer et par af dem i sagsmappen og videresender en enkelt til en kollega. Ugen efter beder modparten om at se den oprindelige fil. Nu er der tre versioner, og ingen ved præcis, hvilken der er den oprindelige.
Det er sjældent et alvorligt problem, hvis det kan forklares. Men det giver modparten en anledning til at sætte spørgsmålstegn ved materialet, og det kan tage tid at rydde op i. Gode rutiner forebygger det, og de koster langt mindre tid end at rekonstruere forløbet bagefter, når modparten har rejst spørgsmålet. → Kæde af ansvar
Modtagelse: registrér det, der kommer ind
Al digitalt bevismateriale bør registreres ved modtagelsen. Registreringen kan være enkel:
- Løbenummer · Fortløbende nummer i sagen
- Beskrivelse · Fx “eksport af WhatsApp-samtale”, “forensisk kopi af bærbar”
- Modtaget fra · Klienten, den IT-sagkyndige, modparten, retten
- Dato og tidspunkt · Hvornår materialet blev modtaget
- Medie eller kanal · USB-nøgle, delingslink, sikker mail
- Hashværdi · Hvis den er oplyst af afsenderen eller beregnet ved modtagelse
- Opbevaringssted · Hvor originalen ligger
En skabelon kan bruges på tværs af sager. → Skabelon til log over beviser
Hvis den IT-sagkyndige har oplyst hashværdier, bør kontoret kontrollere, at de modtagne filer har de samme værdier. Det tager få minutter og dokumenterer, at intet er ændret under overførslen. → Hashværdier forklaret
Opbevaring: original og arbejdskopi
Det vigtigste princip er at skelne mellem originalen og arbejdskopier.
- Originalen opbevares uændret et sted, hvor kun få har adgang, og hvor den ikke ændres ved en fejl. Det kan være et skrivebeskyttet område på kontorets system eller et fysisk medie i et aflåst skab.
- Arbejdskopien bruges til gennemgang, noter og udarbejdelse af bilag.
Åbnes en original i et almindeligt program, kan programmet ændre metadata, fx tidspunktet for seneste adgang. Arbejd derfor altid i kopien.
Fysiske medier som USB-nøgler og eksterne diske bør mærkes og opbevares sikkert. Hvis mediet indeholder en forensisk kopi af en computer eller telefon, kan det rumme store mængder persondata, ofte også om andre end parterne.
Adgang: hvem må se hvad?
Digitalt bevismateriale kan indeholde forretningshemmeligheder, private oplysninger og data om tredjemand. Kontoret er ansvarligt for at beskytte det.
Overvej:
- at begrænse adgangen til de medarbejdere, der arbejder på sagen,
- at undgå at materialet ligger i fælles mapper eller i personlige postkasser,
- at logge, hvem der har haft adgang, hvis systemet kan det,
- at kryptere fysiske medier, der forlader kontoret.
Deling med klienten, modparten og den sagkyndige
Mail er praktisk, men dårligt egnet til større mængder bevismateriale. Vedhæftede filer kan blive konverteret eller komprimeret, og de ender i mange postkasser.
Bedre muligheder er:
- et delingssystem med adgangskontrol og udløbsdato,
- krypterede medier, hvor adgangskoden sendes ad en anden kanal,
- en fælles platform, som den IT-sagkyndige stiller til rådighed.
Uanset metode bør det registreres, hvad der er delt, med hvem og hvornår. Ved deling med modparten bør hashværdier oplyses, så modparten kan kontrollere, at materialet er modtaget uændret. → Send beviser sikkert til advokaten
Når materialet skal bruges som bilag
Når et digitalt bevis skal fremlægges, laves der typisk en læsbar udgave: en PDF af en mail, en udskrift af en chat eller et uddrag af en log. Det er nødvendigt, men det er en gengivelse.
- Notér, hvilken original bilaget er lavet ud fra.
- Bevar originalen, så den kan fremlægges eller undersøges, hvis ægtheden bestrides.
- Undgå at redigere i bilaget ud over det nødvendige, og beskriv eventuelle redigeringer, fx anonymisering.
→ Fremlæggelse af digitale beviser
Kontorets egne systemer kan ændre data
Mange advokatkontorer bruger et dokumenthåndteringssystem, hvor filer lægges ind i sagen. Det er praktisk, men systemet kan ændre filerne uden at nogen bemærker det. Typiske eksempler:
- Mails gemmes i et andet format end det oprindelige, og headeren går helt eller delvist tabt.
- Filer får ny oprettelsesdato, når de lægges ind.
- Billeder komprimeres, eller metadata fjernes.
- Filnavne ændres efter kontorets navngivningsregler.
Det er ikke et problem for arbejdskopien. Men originalen bør ikke kun findes i dokumentsystemet. Gem den også i sin modtagne form, fx som en komprimeret arkivfil med en beregnet hashværdi, så den kan fremlægges uændret.
Modpartens materiale
De samme rutiner gælder for materiale, kontoret modtager fra modparten. Registrér, hvad der er modtaget, hvornår og i hvilken form, og gem det uændret. Hvis ægtheden senere bestrides, eller hvis der opstår tvivl om, hvad modparten faktisk fremlagde, er den uændrede modtagne version afgørende.
Typiske fejl
- At klientens USB-nøgle bliver brugt direkte som arbejdsmedie.
- At bevismateriale ligger i mailtråde med mange modtagere.
- At der ikke findes en oversigt over, hvad der er modtaget.
- At originalen og arbejdskopien blandes sammen.
- At materiale bliver liggende på bærbare computere eller private enheder.
- At ingen har ansvaret for at slette materialet, når sagen er slut. → Sletning og tilbagelevering efter forlig eller dom
Spørgsmål at afklare, når sagen oprettes
Mange problemer opstår, fordi ingen har tænkt over det digitale materiale, før det ligger på kontoret. Et par spørgsmål ved sagens start kan spare tid senere:
- Hvilke typer digitalt materiale forventes i sagen: mails, chats, logdata eller hele enheder?
- Findes der allerede en forensisk kopi, og hvem opbevarer den?
- Har klienten selv kopieret, videresendt eller printet materiale, og findes de oprindelige filer stadig?
- Skal materialet deles med andre end klienten, fx en IT-sagkyndig, en skønsmand eller modparten?
- Indeholder materialet oplysninger om tredjemand, som kræver særlig adgangsbegrænsning?
- Hvem har ansvaret for opbevaringen, hvis sagsbehandleren skifter undervejs?
Svarene kan noteres i sagens registrering, så de følger med materialet og ikke kun findes i en medarbejders hukommelse.
Tjekliste til kontoret
- ☐ Der er en fast skabelon til registrering af digitalt bevismateriale.
- ☐ Originaler opbevares adskilt fra arbejdskopier.
- ☐ Hashværdier kontrolleres ved modtagelse, når de er oplyst.
- ☐ Adgangen er begrænset til de medarbejdere, der arbejder på sagen.
- ☐ Fysiske medier er mærket, krypteret og opbevaret aflåst.
- ☐ Deling sker via en sikker kanal, og delingen registreres.
- ☐ Modpartens materiale gemmes i den form, det blev modtaget.
- ☐ Der er en plan for sletning eller tilbagelevering efter sagen.
Rollefordeling
Det er en god idé, at én person på sagen har ansvaret for bevismaterialet. Det behøver ikke være advokaten selv, men det skal være klart, hvem der ved, hvad der er modtaget, hvor det ligger, og hvem der har haft adgang. Ved større sager kan den IT-sagkyndige også stå for opbevaringen af originalerne, så kontoret kun arbejder med kopier.
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT
