Civile sager ved byretterne, landsretterne og Sø- og Handelsretten føres digitalt via minretssag.dk. Portalen er bygget til dokumenter og billeder, ikke til alle de filtyper, et digitalt bevis kan bestå af. Det giver et praktisk spørgsmål i mange IT-sager: Hvordan kommer beviset ind i sagen, uden at det, der skal bevises, forsvinder undervejs?
Denne artikel gennemgår domstolenes tekniske krav og ser på, hvad de betyder for mails, regneark, fotos, lyd og video.
Domstolenes tekniske krav
Domstolene har udgivet vejledningen Tekniske krav og begrænsninger. Ifølge vejledningen gælder blandt andet:
- Egnet til · Tekst og billeder
- Maksimal filstørrelse · 250 MB pr. fil
- Tekstformater · pdf, doc, docx, odf og odt
- Word-filer · Konverteres til PDF
- PDF · Skal være OCR-behandlet, så teksten er søgbar
- Billeder · jpg og png
- Regneark · Kan ikke modtages og skal konverteres til PDF
Vejledningen ændres fra tid til anden. Tjek den aktuelle version, før store bilagsmængder forberedes.
Grundreglen: gengivelse i portalen, original i sikkerhed
Kravene betyder i praksis, at det, der uploades, oftest er en gengivelse af beviset. Selve originalen, fx mailfilen, regnearket eller den oprindelige fotofil, ligger uden for portalen. Det er ikke et problem, så længe originalen er sikret, uændret og kan stilles til rådighed. → Fremlæggelse af digitale beviser: formater og bilag
Det er en god vane at notere for hvert bilag, hvilken originalfil det er dannet ud fra, og originalens hashværdi. Så kan det senere dokumenteres, at gengivelsen stammer fra netop den fil. → Hashværdier forklaret
Mails
Mailfiler (.eml og .msg) står ikke på listen over tekstformater. En mail skal derfor typisk uploades som PDF. Det har to konsekvenser:
- Headeren forsvinder, medmindre den bevidst tages med. Hvis tidspunkt, afsender eller rute er omstridt, kan headeren gengives som et selvstændigt bilag eller som en side efter selve mailen.
- Vedhæftninger bliver ikke automatisk en del af PDF’en. De skal konverteres og uploades for sig og knyttes tydeligt til den mail, de hørte til.
Lav PDF’en ud fra den originale mailfil, ikke ud fra en videresendt kopi. Ellers viser bilaget videresendelsen og ikke den oprindelige afsendelse.
Regneark
Regneark kan ikke modtages og skal konverteres til PDF. Her går der ofte mere tabt end ved andre filer:
- Formler: En PDF viser resultatet i cellen, ikke den formel, der har beregnet det.
- Skjulte rækker, kolonner og faner: De kommer ikke med, medmindre de vises før konverteringen.
- Brede ark: Kolonner kan blive delt over flere sider eller skaleret, så de ikke kan læses.
- Metadata: Forfatter, ændringsdatoer og versionshistorik indgår ikke i PDF’en.
Hvis regnearkets beregninger er en del af tvisten, er en PDF sjældent nok alene. En løsning kan være at uploade en læsbar PDF af de relevante ark, gerne med en ekstra udgave, hvor formlerne vises, og en kort beskrivelse af arkets opbygning. Originalfilen bevares og kan udleveres efter aftale med modparten eller efter rettens anvisning.
Fotos og skærmbilleder
Billeder modtages som jpg og png. Fotos fra nyere iPhones gemmes ofte som HEIC og skal derfor konverteres. Ved konvertering kan billedets metadata (EXIF), fx tidspunkt og eventuelt GPS-position, blive fjernet eller ændret. Hvis tidspunkt eller sted er relevant, bør originalfilen sikres først, og metadata gengives i en note eller en særskilt oversigt. → Fotos og video som bevis
Skærmbilleder bør gemmes i png frem for jpg, når det er muligt. Png komprimerer uden tab, så tekst i små skrifttyper forbliver skarp.
Lyd og video
Vejledningens krav handler om tekst og billeder. Kontakt retten om, hvordan lyd- og videofiler skal forelægges i den konkrete sag, før der laves aftaler med modparten eller bestilles udskrifter.
Uanset hvilken løsning retten anviser, er det nyttigt at forberede:
- Originalfilen, uændret og med hashværdi.
- En skriftlig udskrift eller beskrivelse af de relevante passager med tidskoder.
- En oversigt over, hvordan filen er sikret, og hvilket program der kan afspille den.
Beskrivelsen gør det muligt at henvise til beviset i processkrifterne, selv om filen ikke ligger i portalen. → Lydoptagelser som bevis
PDF og OCR
En PDF skal være OCR-behandlet. Det betyder, at teksten skal kunne søges og markeres, ikke kun ses som et billede. Indscannede dokumenter og PDF’er dannet ud fra skærmbilleder er typisk billeder uden tekstlag.
Kontrollér OCR-resultatet. Tal, datoer og mailadresser bliver af og til læst forkert, og det er netop de oplysninger, der betyder mest i en IT-sag. OCR ændrer heller ikke på, at originalen er et billede; den tilføjer kun et søgbart lag.
Filstørrelse
Grænsen på 250 MB pr. fil rammer især store PDF-samlinger, fx et komplet chatudtræk eller en lang logudskrift. Mulighederne er:
- Opdeling i flere bilag efter periode eller emne, med tydelig nummerering.
- Afgrænsning til de relevante dele, med oplysning om, at det fulde materiale kan stilles til rådighed.
- Komprimering af billeder i PDF’en, men kun hvis teksten stadig er læselig.
Undgå at fjerne sider uden at markere det. Et udsnit skal fremstå som et udsnit.
Word-filer konverteres
Word-filer konverteres til PDF. Kommentarer, sporede ændringer og skjult tekst vises ikke nødvendigvis på samme måde efter konverteringen. Hvis netop ændringshistorikken er bevis, bør advokaten selv lave PDF’en med de relevante visninger slået til og kontrollere resultatet, frem for at overlade konverteringen til portalen.
Rækkefølgen i praksis
Arbejdet går lettest, når det sker i en fast rækkefølge:
- Sikr originalen og notér hashværdien.
- Lav en arbejdskopi. Konvertér aldrig selve originalen.
- Dan gengivelsen (PDF, jpg eller png) ud fra arbejdskopien.
- Kontrollér gengivelsen mod originalen: datoer, afsendere, antal sider og eventuelle udeladelser.
- Skriv bilagsbeskrivelsen med henvisning til originalen.
- Upload, og gem en kvittering eller oversigt over, hvad der er uploadet hvornår.
Rækkefølgen gør det muligt at svare præcist, hvis modparten senere spørger, hvordan et bilag er fremstillet.
Typiske fejl
- Mails uploades som PDF uden header, selv om tidspunktet er omstridt.
- Regneark konverteres, så kolonner afskæres, og formler forsvinder.
- iPhone-fotos konverteres, før originalen er sikret.
- Scannede bilag uden OCR afvises eller er ikke søgbare.
- Lyd og video håndteres først, når hovedforhandlingen nærmer sig.
Tjekliste før upload
- ☐ Er originalfilen sikret og hashværdien noteret?
- ☐ Er filformatet blandt de tilladte?
- ☐ Er PDF’en OCR-behandlet, og er tal og datoer kontrolleret?
- ☐ Er filen under 250 MB?
- ☐ Er header, vedhæftninger og skjulte data håndteret bevidst?
- ☐ Er retten kontaktet om lyd og video?
- ☐ Fremgår det af bilagsbeskrivelsen, hvad bilaget er dannet ud fra?
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT
