Det meste skrevet om edition handler om den part, der begærer. Men lige så ofte sidder advokaten på den anden side: Modparten vil have klientens mails, chatbeskeder, logdata eller regneark. Klienten er bekymret for at udlevere for meget, og advokaten skal vurdere, hvad der kan indvendes, og hvad der i givet fald skal leveres. Fra IT-siden er der fire opgaver: bevare, kortlægge, vurdere byrden og udlevere på en måde, der kan dokumenteres.
Rammen
Efter retsplejeloven § 300, stk. 2, træffes afgørelse om fremlæggelse, efter at den, der har rådighed over dokumenterne, har haft lejlighed til at udtale sig. Pålægget kan efter § 298, stk. 1, ikke omfatte oplysninger, som parten ville være udelukket fra eller fritaget for at afgive forklaring om som vidne. Efterkommes et pålæg ikke uden lovlig grund, kan det efter § 298, stk. 2, jf. § 344, stk. 2, få betydning for bevisbedømmelsen.
Det betyder, at udtalelsen til retten er det vigtigste tidspunkt for at få begæringen afgrænset. Hvordan forløbet ser ud fra den begærende side, er beskrevet i Partsedition: fra begæring til kendelse.
Første skridt: bevar
Når en begæring modtages, eller når en tvist er opstået, må de omfattede data ikke forsvinde. Klienten skal have klar besked om at stoppe automatisk sletning i de relevante systemer og om ikke at rydde op i mailbokse eller telefoner. Sletning efter dette tidspunkt kan blive brugt mod klienten, også hvis den skete uden ond vilje. → Bevarelsespligt og litigation hold
Kortlæg, hvad klienten faktisk har
Før der kan tages stilling til begæringen, skal det afklares, om og hvor dataene findes. Typiske spørgsmål til klientens IT:
- Hvilke systemer rummer den type data, begæringen nævner?
- Hvor langt tilbage går dataene, og hvad er slettet efter faste regler?
- Hvem har adgang til at trække data ud, og med hvilke værktøjer?
- Ligger dataene hos en ekstern leverandør eller i en cloudtjeneste?
- Findes de også på private enheder eller konti hos medarbejdere?
Svarene bruges både til udtalelsen og til at undgå at love en udlevering, der ikke kan gennemføres.
Vurder byrden konkret
En indsigelse om, at en begæring er uforholdsmæssig, står stærkere, når den bygger på konkrete tal fra klientens egne systemer. En IT-sagkyndig eller klientens IT kan typisk oplyse:
- hvor mange mails eller filer der rammes af de nævnte søgeord eller personer,
- hvor lang tid et udtræk tager,
- om der kræves en manuel gennemgang for fortrolige oplysninger.
En generel påstand om, at det er “for omfattende”, er svær for retten at vurdere. En opgørelse af, at et bestemt søgeord rammer en stor del af en hel afdelings mails, er lettere at forholde sig til.
Byrden kan ofte reduceres ved at foreslå en snævrere afgrænsning: færre personer, kortere periode, mere præcise søgeord eller en stikprøve først. → Søgeord og afgrænsning: aftaler med modparten
Udtalelsen til retten
Udtalelsen bør skille de tekniske oplysninger fra de juridiske indsigelser. Beskriv kort, hvilke systemer klienten bruger, hvad de gemmer, og hvad et udtræk kræver. Er der data, der ikke findes, så sig det tydeligt og forklar hvorfor. Retten og modparten får dermed et faktuelt grundlag, og risikoen for en senere diskussion om, hvad der burde have været udleveret, bliver mindre.
Fortrolige og beskyttede oplysninger
Klientens data kan indeholde oplysninger, der ikke bør udleveres eller kun bør udleveres i begrænset form:
- Korrespondance med advokater. Den skal identificeres og holdes ude af udleveringen. → Fortrolig korrespondance i digitalt materiale
- Forretningshemmeligheder. Kildekode, prisberegninger og kundelister, der ikke angår tvisten.
- Personoplysninger om tredjemænd. Medarbejdere og kunder, der ikke er part i sagen. → GDPR og bevisførelse
Hvordan disse hensyn afvejes over for modpartens interesse, er en juridisk vurdering. Den tekniske opgave er at gøre det muligt at sortere, fx ved søgning efter advokatdomæner, og at dokumentere, hvad der er taget ud og hvorfor.
Hvis udlevering pålægges
Når retten har truffet afgørelse, skal udleveringen ske, så den senere kan dokumenteres:
- Læs afgørelsen præcist. Notér personer, periode, datakilder og format.
- Udtræk dokumenteret. Beskriv, hvem der har trukket dataene ud, hvornår, med hvilket værktøj og hvilke søgekriterier.
- Gennemgå før udlevering. Fjern fortroligt materiale efter aftalte regler, og før en liste over det fravalgte.
- Anonymisér teknisk korrekt. Overstregning i en PDF skal fjerne teksten, ikke kun skjule den. Metadata kan afsløre forfatter og tidligere versioner. → Metadata i advokatens egne dokumenter
- Beregn hashværdier. Så kan det senere vises præcist, hvad der blev udleveret.
- Gem en kopi. Behold et eksemplar af det udleverede sammen med dokumentationen.
En velbeskrevet udlevering gør det sværere for modparten at påstå, at noget er tilbageholdt. Hvis noget ikke kan leveres, fordi det ikke findes længere, bør det forklares skriftligt med henvisning til den regel eller hændelse, der førte til sletningen.
Når dataene er ufordelagtige
Det sker, at kortlægningen viser data, der ikke støtter klientens sag. Det ændrer ikke ved pligten til at bevare dem. Advokaten bør tidligt drøfte med klienten, hvordan sådanne data skal forklares, og om en IT-sagkyndig kan belyse, hvad de faktisk viser. Ofte går modpartens fortolkning længere end dataene.
Spørgsmål til klienten selv
Klientens IT kan oplyse, hvilke systemer der findes. Men kun klienten og de berørte medarbejdere ved, hvordan der faktisk blev kommunikeret. Spørg derfor også direkte:
- Hvem har haft kontakt med modparten om de forhold, sagen angår?
- Er der brugt andre kanaler end de officielle, fx private telefoner, sms eller beskedtjenester?
- Er der data, der er slettet eller ryddet op i, efter at tvisten begyndte?
- Har medarbejdere, der er fratrådt, haft relevante konti eller enheder?
- Er der delte postkasser, fællesdrev eller grupper, hvor korrespondancen også kan ligge?
- Findes der noter, udkast eller interne drøftelser, som klienten forventer, at modparten vil efterspørge?
Svarene kan være ubehagelige, men de skal frem tidligt. En udtalelse til retten om, at data ikke findes, holder kun, hvis den bygger på en reel undersøgelse. Viser det sig senere, at relevant korrespondance lå på en privat telefon eller i en kanal, der ikke blev nævnt, svækker det både udtalelsen og klientens troværdighed.
Notér, hvem der er spurgt, og hvad de har svaret. Det er en del af dokumentationen for, at kortlægningen er gjort ordentligt.
Typiske fejl
- At lade klienten selv udvælge, hvad der er relevant, uden dokumenteret metode.
- At afvise begæringen generelt uden konkrete tal for byrden.
- At overse mails med advokater i en bred søgning.
- At udlevere PDF’er, hvor overstreget tekst stadig kan kopieres.
- At undlade at gemme en kopi af præcis det, der blev udleveret.
Tjekliste
- ☐ Klienten har fået besked om at bevare de omfattede data
- ☐ Datakilder, perioder og adgang er kortlagt
- ☐ Byrden er opgjort med konkrete tal
- ☐ Et forslag til snævrere afgrænsning er overvejet
- ☐ Fortrolige og beskyttede oplysninger kan identificeres
- ☐ Udtræk, gennemgang og udlevering er dokumenteret med hashværdier
En IT-sagkyndig bør inddrages, når byrden skal opgøres, eller når udleveringen omfatter store mængder data, der skal gennemgås og dokumenteres.
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT
