En editionsbegæring om mails, filer eller logdata er ikke afsluttet, når den er sendt til retten. Der følger et forløb med modpartens udtalelse, rettens afgørelse, selve udleveringen og en kontrol af det udleverede. Hvert led har tekniske sider, som kan afgøre, om resultatet bliver brugbart. Hvordan selve begæringen formuleres, er beskrevet i Editionsbegæring set fra IT-siden. Her følges forløbet fra start til slut.
Rammen i retsplejeloven
Efter retsplejeloven § 298, stk. 1, kan retten efter begæring af en part pålægge modparten at fremlægge dokumenter, der er undergivet modpartens rådighed, og som parten vil påberåbe sig. Pålægget kan ikke omfatte oplysninger, som modparten ville være udelukket fra eller fritaget for at afgive forklaring om som vidne, jf. §§ 169-172.
Efter § 300, stk. 1, skal den, der begærer edition, angive de kendsgerninger, der skal bevises, og grundene til, at modparten er i besiddelse af dokumenterne. Efter § 300, stk. 2, træffes afgørelsen, efter at modparten har haft lejlighed til at udtale sig.
Hvordan “dokumenter” forstås i forhold til databaser, logdata og andre elektroniske data, er en juridisk vurdering.
Trin 1: Opfordring før begæring
Mange advokater opfordrer først modparten til frivilligt at fremlægge. Det kan spare tid og giver et skriftligt grundlag, hvis modparten afviser. Fra IT-siden er opfordringen også en lejlighed til at gøre modparten opmærksom på, at bestemte data skal bevares. Logdata og mailkonti kan blive slettet efter faste regler, hvis ingen griber ind. → Bevarelsespligt og litigation hold
Trin 2: Begæringen
Begæringen skal opfylde kravene i § 300, stk. 1. For digitale data betyder det i praksis, at datakilde, periode, personer og format skal være beskrevet så præcist, at modparten kan finde dataene, og retten kan se, hvad de skal bevise. En skabelon findes i Skabelon: editionsbegæring om mails og logdata.
To ting overses ofte:
- Begrundelsen for besiddelse. Hvorfor er det sandsynligt, at modparten har dataene? Henvis til den type system, modparten bruger, og hvad sådanne systemer normalt gemmer.
- Formatet. Bed om data i et format, der bevarer metadata, og om en kort redegørelse for, hvordan udtrækket er lavet.
Trin 3: Modpartens udtalelse
Modparten får lejlighed til at udtale sig. Typiske indsigelser i sager om digitale data er:
- at begæringen er for bred eller uklar,
- at dataene ikke findes eller er slettet,
- at udtrækket er uforholdsmæssigt byrdefuldt,
- at dataene indeholder forretningshemmeligheder eller oplysninger om tredjemænd,
- at dataene ikke har betydning for sagen.
Flere af indsigelserne er tekniske og kan efterprøves. Påstår modparten, at et udtræk vil tage uger, kan en IT-sagkyndig vurdere, om det er realistisk for den type system. Påstår modparten, at dataene er slettet, er næste spørgsmål hvornår og efter hvilken regel. → Når data er slettet: bevisforspildelse
Ofte kan en indsigelse om bredde løses ved at indsnævre begæringen med søgeord, personer eller periode. Det kan være bedre end at risikere et afslag. → Søgeord og afgrænsning: aftaler med modparten
Trin 4: Rettens afgørelse
Retten tager stilling til, om og i hvilket omfang modparten skal fremlægge. Afgørelsen kan omfatte hele begæringen, en del af den eller en ændret udgave. Læs afgørelsen teknisk: Hvilke datakilder, perioder og personer er omfattet? Er der fastsat en frist og et format?
Er afgørelsen formuleret mere generelt end begæringen, kan det give uenighed senere om, hvad der skulle udleveres. Notér allerede nu, hvordan afgørelsen forstås, og meddel det til modparten. Så er der et skriftligt udgangspunkt, hvis der senere opstår uenighed om omfanget.
Trin 5: Udlevering
Når dataene kommer, skal de modtages, så det senere kan dokumenteres, hvad der blev modtaget:
- Gem det modtagne uændret, og beregn hashværdier ved modtagelsen.
- Notér modtagelsesdato, afsender og medie eller overførselsmetode.
- Arbejd på en kopi, ikke på det modtagne.
Store mængder kræver en sikker overførsel og en aftale om format på forhånd. → Sikker deling af store datamængder
Trin 6: Kontrol af det udleverede
Gennemgå det udleverede for fuldstændighed:
- Dækker det hele den periode og de personer, afgørelsen omfatter?
- Er der huller i tidsserier, fx dage uden logposter i en ellers kontinuerlig log?
- Er mails leveret med header, eller kun som tekst?
- Har filerne bevaret deres oprindelige metadata?
- Stemmer udtrækket med modpartens redegørelse for, hvordan det er lavet?
Huller er ikke nødvendigvis tegn på tilbageholdelse. De kan skyldes slettepolitikker, systemfejl eller en uklar afgørelse. Men de skal noteres og forelægges modparten skriftligt.
Når modparten ikke efterlever pålægget
Efter § 298, stk. 2, finder § 344, stk. 2, tilsvarende anvendelse, hvis modparten uden lovlig grund undlader at efterkomme pålægget. Retten kan da ved bevisbedømmelsen tillægge det virkning til fordel for den part, der begærede edition. Hvordan retten vil vurdere det i den konkrete sag, kan ikke forudsiges.
Fra IT-siden er opgaven at dokumentere, hvad der mangler, og at sådanne data normalt findes i den type system. En præcis oversigt over huller og mangler står stærkere end en generel påstand om, at fremlæggelsen er ufuldstændig.
Spørgsmål til modparten om udtrækket
Ved udleveringen er det ofte uklart, hvordan modparten har fundet og trukket dataene ud. Uden den viden er det svært at vurdere, om det udleverede er fuldstændigt. Stil derfor skriftligt disse spørgsmål, gerne samtidig med at modtagelsen kvitteres:
- Hvilke systemer og konti er gennemsøgt?
- Hvilke søgeord, filtre og perioder er brugt?
- Hvem har lavet udtrækket, og med hvilket værktøj?
- Er der data, der er udeladt, fx fordi de anses for fortrolige eller irrelevante?
- Er der data, der ikke længere findes, og i givet fald hvorfor?
- Hvilken tidszone er tidsstemplerne angivet i?
Svarene gør det muligt at sammenholde det udleverede med afgørelsen. Er der brugt et filter, som afgørelsen ikke giver grundlag for, er det et konkret punkt at tage op. Udelader modparten data med henvisning til fortrolighed, bør det fremgå, hvilke data der er tale om, så spørgsmålet kan forelægges retten.
Svarer modparten ikke, er det også en oplysning. Det kan indgå i den samlede vurdering af, om pålægget er efterlevet.
Typiske fejl
- At sende begæringen uden først at bede modparten om at bevare dataene.
- At begrunde besiddelsen med en antagelse i stedet for en beskrivelse af modpartens systemer.
- At acceptere en PDF-udskrift, når afgørelsen omfatter data med metadata.
- At arbejde direkte i de modtagne filer, så det senere ikke kan vises, hvad der blev leveret.
- At klage over mangler i generelle vendinger uden en konkret oversigt over, hvad der mangler.
Tjekliste
- ☐ Modparten er opfordret og bedt om at bevare dataene
- ☐ Begæringen angiver kendsgerninger, besiddelse og format
- ☐ Tekniske indsigelser er efterprøvet
- ☐ Afgørelsens omfang er læst og forstået teknisk
- ☐ Det modtagne er gemt uændret med hashværdier
- ☐ Det udleverede er kontrolleret for fuldstændighed
- ☐ Mangler er dokumenteret og forelagt modparten skriftligt
En IT-sagkyndig kan med fordel inddrages, når begæringen formuleres, og igen når dataene modtages og skal kontrolleres.
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT
