Edition af modpartens backup

Når modparten oplyser, at mails eller filer er slettet, er det ikke altid enden på sagen. Mange virksomheder tager løbende sikkerhedskopier. De relevante data kan stadig ligge i en backup fra før sletningen. Spørgsmålet er, om retten vil pålægge modparten at finde og udlevere dem, og hvad det kræver. Denne artikel gennemgår, hvordan advokaten fra IT-siden kan begrunde og afgrænse en begæring om edition af backup.

Rammen

Efter retsplejeloven § 298, stk. 1, kan retten efter begæring pålægge modparten at fremlægge dokumenter, der er undergivet modpartens rådighed, og som parten vil påberåbe sig. Efter § 300, stk. 1, skal den, der begærer edition, angive de kendsgerninger, der skal bevises, og de grunde, hvorpå det støttes, at modparten er i besiddelse af dokumenterne. Undlader modparten uden lovlig grund at efterkomme et pålæg, finder § 344, stk. 2, tilsvarende anvendelse efter § 298, stk. 2.

Om en backup i sig selv er “dokumenter” i bestemmelsens forstand, og hvor langt modparten kan pålægges at genskabe data, er et juridisk spørgsmål. Fra IT-siden handler det om at gøre begæringen så konkret, at den kan efterleves.

Det generelle forløb er beskrevet i Partsedition: fra begæring til kendelse.

Hvad en backup er, og hvad den ikke er

En backup er en kopi af data på et bestemt tidspunkt. Den gemmes et andet sted end de data, den beskytter. Der er flere typer:

• Øjebliksbilleder på servere eller lagersystemer, ofte taget flere gange dagligt og gemt i kort tid.
• Daglige eller ugentlige kopier på et andet system eller hos en driftsleverandør.
• Langtidskopier, fx månedlige eller årlige, som gemmes længere.
• Skybackup af tjenester som Microsoft 365 eller Google Workspace, ofte via et separat produkt.

Det er vigtigt at skelne mellem backup og opbevaringsregler i selve tjenesten. I Microsoft 365 kan slettede mails fx stadig findes i en periode i postkassen eller under en opbevaringspolitik, uden at der er tale om backup. → “Mailen er slettet”: hvad Microsoft 365 stadig kan genskabe

Rotation: tiden arbejder imod

De fleste backupløsninger roterer. Nye kopier erstatter gamle efter en fast plan. En kopi fra før sletningen kan derfor forsvinde, mens sagen forberedes. Det er det stærkeste argument for at handle tidligt.

Når advokaten bliver opmærksom på, at data kan være slettet, bør modparten hurtigt opfordres til at bevare eksisterende backup, der dækker perioden, og til at standse rotationen for de relevante kopier. Opfordringen kan senere få betydning, hvis kopierne alligevel forsvinder. → Når data er slettet: bevisforspildelse

Grundene til, at modparten har data

Efter § 300 skal begæringen angive grundene til, at modparten har dokumenterne. Ved backup kan det fx være:

• at modparten er en virksomhed af en størrelse, hvor backup er almindeligt,
• at modparten i kontrakter, it-politikker eller tilbud har beskrevet sin backup,
• at modpartens IT-leverandør tilbyder backup som en del af sin aftale,
• at modparten tidligere har genskabt data i en anden sammenhæng.

En IT-sagkyndig kan i en kort erklæring beskrive, hvad der er almindelig praksis for den type system, modparten bruger. Det er ikke bevis for, at netop denne backup findes, men det kan understøtte, at påstanden ikke er grebet ud af luften.

Afgræns præcist

En begæring om “al backup” vil sjældent blive taget til følge. Den er for bred, for dyr og for indgribende. Afgræns i stedet på fire led:

1. Datakilde. Hvilken postkasse, hvilket drev, hvilket system?
2. Tidspunkt. Hvilken backup ønskes, fx den seneste kopi før en bestemt dato?
3. Indhold. Hvilke mapper, afsendere, modtagere eller filtyper?
4. Søgning. Hvilke søgeord eller kriterier skal bruges efter genskabelsen?

Afgrænsningen af søgeord og perioder følger de samme principper som ved anden edition. → Søgeord og afgrænsning over for modparten

Hvem genskaber, og hvordan kontrolleres det?

Genskabelse fra backup sker ofte i et separat miljø, så de aktuelle data ikke overskrives. Det kan gøres af modpartens IT-afdeling, af modpartens leverandør eller af en uafhængig sagkyndig. Hver løsning har fordele og ulemper:

• Modpartens IT · Fordel: Kender systemet · Ulempe: Ingen uafhængig kontrol
• Modpartens leverandør · Fordel: Har ofte værktøjerne · Ulempe: Kan have egen interesse
• Uafhængig sagkyndig · Fordel: Kan dokumentere fremgangsmåden · Ulempe: Kræver adgang og koordinering

Uanset hvem der genskaber, bør fremgangsmåden dokumenteres. Hvilken kopi blev brugt? Hvornår blev den taget? Hvilke data blev genskabt, og hvilke søgninger blev kørt? Uden den dokumentation er det svært at vurdere, om udleveringen er fuldstændig.

Når backup ligger hos en leverandør

Ligger backup hos modpartens driftsleverandør, kan leverandøren betragtes som tredjemand. Efter § 299 kan retten pålægge tredjemand at forevise eller udlevere dokumenter, der er under tredjemands rådighed. Efter § 300, stk. 3, kan tredjemand kræve sine udgifter forudbetalt eller kræve sikkerhed. → Edition fra tredjemand

Uvedkommende og fortrolige data

En genskabt backup indeholder næsten altid langt mere end det, sagen handler om. Det kan være andre kunders data, medarbejderes private mails og forretningshemmeligheder. Modparten vil ofte bruge det som argument mod edition.

Argumentet kan imødegås ved at foreslå en ordning, hvor kun det relevante udleveres. Genskabelsen kan ske i et lukket miljø, søgningerne kan aftales på forhånd, og resultatet kan gennemgås af modparten, før det udleveres. Det, der tilbageholdes, kan angives på en liste med en kort begrundelse. Sådan en ordning gør begæringen lettere at imødekomme, uden at kontrollen med fuldstændigheden forsvinder.

Omkostninger og byrde

Modparten vil ofte gøre gældende, at genskabelse er urimeligt dyr eller besværlig. Det kan være rigtigt, især for gamle kopier på bånd eller i formater, der ikke længere bruges. Det kan også være overdrevet. En IT-sagkyndig kan vurdere, om modpartens beskrivelse af byrden hænger sammen med den løsning, modparten bruger.

Hvem der i sidste ende bærer udgifterne, er et spørgsmål om sagsomkostninger. → Bevisomkostninger: hvad koster syn og skøn, og hvem betaler?

Spørgsmål til modpartens IT

Før begæringen formuleres, eller når modparten afviser at have brugbar backup, kan konkrete spørgsmål afklare situationen:

1. Hvilke systemer er omfattet af backup, og hvilket produkt eller hvilken leverandør bruges?
2. Hvor ofte tages kopier, og hvor længe gemmes de enkelte generationer?
3. Hvad er den ældste kopi, der findes i dag?
4. Er rotationen sat i bero efter opfordringen, og fra hvilken dato?
5. Er der tidligere foretaget genskabelser, og hvor lang tid tog de?
6. Findes der dokumentation for backupløsningen, fx en driftsaftale eller en beskrivelse fra leverandøren?

Svarene kan bruges til at gøre begæringen præcis. De kan også afsløre, hvis forklaringen ændrer sig undervejs. Et svar om, at backup ikke findes, bør holdes op mod modpartens kontrakter og it-politikker. Et svar om, at genskabelse er umulig, bør holdes op mod oplysninger om tidligere genskabelser. → Skabelon: spørgsmål til modpartens sagkyndige

Typiske fejl

• At vente med at bede om bevarelse, til rotationen har slettet kopien.
• At begære “al backup” uden afgrænsning.
• At forveksle tjenestens egne opbevaringsregler med backup.
• At acceptere udleveringen uden dokumentation for fremgangsmåden.
• At tage modpartens beskrivelse af byrden for givet.

Tjekliste

• ☐ Modparten er opfordret til at bevare relevant backup
• ☐ Grundene til, at backup findes, er beskrevet
• ☐ Begæringen er afgrænset på kilde, tid, indhold og søgning
• ☐ Det er aftalt, hvem der genskaber, og hvordan det dokumenteres
• ☐ Byrdeargumenter er vurderet af en sagkyndig

→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT