Dokumentbegrebet og elektroniske data

Retsplejelovens regler om edition og bilag er formuleret med ordet dokumenter. Ordet passer fint på et brev eller en kontrakt. Det passer dårligere på en post i et kundesystem, en chattråd med vedhæftede filer eller en rapport, der først opstår, når nogen trykker på en knap. I praksis behandles elektroniske data som dokumenter, men det er ikke altid klart, hvad selve dokumentet er.

Denne artikel ser på dokumentbegrebet fra IT-siden. Formålet er at hjælpe advokaten med at beskrive det rigtige, når der skal begæres edition, fremlægges bilag eller laves ekstrakt.

Ordet i loven

Efter retsplejeloven § 298 kan retten pålægge en part at fremlægge dokumenter, der er undergivet partens rådighed. Efter § 299 kan tredjemand pålægges at forevise eller udlevere dokumenter, der har betydning for sagen. Efter § 300 skal den, der begærer edition, angive de kendsgerninger, der skal bevises, og grundene til, at den anden er i besiddelse af dokumenterne. Reglerne om ekstrakt i § 357 taler også om dokumenter.

Loven definerer ikke ordet. Hvor langt det rækker over for elektroniske data, er et juridisk spørgsmål.

Fra IT-siden er pointen, at det skal være klart, hvilken konkret enhed af data der er tale om. Ellers bliver begæringen uklar, og det fremlagte kan være noget andet end det, der blev bedt om.

Fire slags elektroniske data

Elektroniske data kan groft deles i fire typer. De rejser hver deres spørgsmål om, hvad dokumentet er.

1. Filer

Et Word-dokument, et regneark eller en PDF ligner mest det klassiske dokument. Men filen kan findes i flere versioner, og den indeholder metadata, som ikke ses på skærmen. Spørgsmålet er derfor, om det er den aktuelle version, en bestemt tidligere version eller hele versionshistorikken, der er dokumentet. → Versionshistorik: hvem ændrede kontraktudkastet?

2. Beskeder

En mail er en besked med header, brødtekst og vedhæftede filer. I moderne mailsystemer er en vedhæftning ofte et link til en fil i skyen, som kan være ændret, efter mailen blev sendt. En chat er en strøm af beskeder, hvor det enkelte indlæg kan være uforståeligt uden sammenhængen. Dokumentet kan altså være den enkelte besked, hele tråden eller tråden med de filer, der linkes til.

3. Poster i databaser

En ordre, en kundepost eller en journalnote ligger som felter i en database. Det, brugeren ser på skærmen, er en visning sammensat af flere tabeller. Der findes ikke nødvendigvis én fil, der kan udleveres. Spørgsmålet er, om dokumentet er skærmbilledet, et udtræk af felterne eller posten med dens ændringshistorik. → ERP-systemets ændringslog som bevis

4. Logs og registreringer

Logs er løbende registreringer, som systemet skriver automatisk. De er sjældent tænkt som dokumenter, men de kan være det mest præcise bevis i sagen. Her er spørgsmålet typisk, hvilken periode og hvilke hændelser der skal med.

Dokumentet, der først skal skabes

Nogle oplysninger findes kun, hvis nogen laver en søgning eller en rapport. Et salgstal for en periode, en liste over brugere med adgang eller en oversigt over logins er ikke gemt som et færdigt dokument. Det skal trækkes ud.

Det rejser to spørgsmål. Det juridiske er, om en part kan pålægges at fremstille et udtræk, som ikke findes i forvejen. Det tekniske er, at et udtræk altid afhænger af, hvordan søgningen er lavet. Begæringen bør derfor angive, hvad udtrækket skal indeholde, og det bør oplyses, hvordan det er fremstillet.

Rådighed over data i skyen

Efter § 298 skal dokumenterne være undergivet partens rådighed. Ved elektroniske data ligger de ofte hos en cloududbyder, en IT-leverandør eller en koncernforbundet virksomhed. Fra IT-siden er det relevante, om parten kan tilgå og udtrække dataene, fx som administrator af en tenant eller via en aftale med leverandøren. Det kan beskrives konkret i begæringen, så spørgsmålet om rådighed kan vurderes. Ligger data hos tredjemand, kan § 299 være relevant. → Edition fra tredjemand: teleselskaber, banker og platforme

Original og gengivelse

En udskrift eller en PDF af elektroniske data er en gengivelse. Den kan være fuldt dækkende for det, der skal bevises, men den mister ofte metadata, sammenhæng eller versioner. Når dokumentet er elektronisk, bør det overvejes, om gengivelsen er tilstrækkelig, eller om den oprindelige fil skal fremlægges eller være tilgængelig. → Fremlæggelse af digitale beviser: formater og bilag

Dokumentet i ekstrakten

Efter § 357, stk. 3, samles de dokumenter eller dele af dokumenter, der påberåbes, i en ekstrakt. For elektroniske data betyder det ofte, at noget skal udvælges og gengives: et udsnit af en log, nogle beskeder fra en lang tråd eller felter fra en database. Udvalget bør kunne føres tilbage til kilden, og det bør fremgå, at det er et udsnit. Modparten og retten skal kunne se, hvad der er udeladt, og hvor resten findes, hvis det bliver nødvendigt. → Bilagsekstrakt med mails, chats og logdata

Et godt greb er at give hvert elektronisk bilag en kort beskrivelse af kilden, udsnittet og eventuelle hashværdier for den sikrede original.

Sådan beskrives et elektronisk dokument præcist

En præcis beskrivelse indeholder typisk:

Kilden: det system, den konto eller den enhed, data ligger i.
Enheden: fil, besked, tråd, post eller log.
Afgrænsningen: periode, personer, søgeord eller sagsnumre.
Formatet: originalformat, udtræk med bestemte felter eller gengivelse.
Tilhørende data: metadata, versioner, vedhæftninger og ændringslog.

“Dokumenter om ordren” · “Ordreposten med ordrenummer [nr.] i [system] med ændringslog for perioden [dato] til [dato]”
“Chatten mellem parterne” · “Hele tråden i [tjeneste] mellem [konto] og [konto] fra [dato] til [dato] med vedhæftede filer”
“Loggen” · “Loginlog for kontoen [navn] i [system] for [periode] i rå form med angivelse af tidszone”