Dansk data til en udenlandsk retssag

En dansk virksomhed kan blive trukket ind i en retssag i udlandet. Det sker typisk, fordi et udenlandsk moderselskab, en kunde eller en samarbejdspartner er part, eller fordi den danske virksomhed selv er sagsøgt i et andet land. Med sagen følger ofte en anmodning om dokumenter og data. I lande med discovery kan anmodningen være meget bred og komme med korte frister.

Denne artikel handler om situationen, hvor dansk data skal ud af landet til brug for en sag, der føres andre steder. Den omvendte situation, hvor en dansk sag har brug for bevis fra udlandet, er beskrevet i Bevisoptagelse i udlandet.

Tre måder, anmodningen kan komme på

Det første spørgsmål er, hvem der beder om dataene, og med hvilken hjemmel.

Fra en part i sagen. Klienten er selv part eller en del af en koncern, der er part. Kravet kommer fra modpartens advokater under den udenlandske procesordning.
Via en dansk ret. Den udenlandske ret sender en retsanmodning til Danmark, og en dansk ret skal tage stilling til bevisoptagelsen.
Uformelt. En udenlandsk advokat skriver direkte og beder om materiale “for at undgå besvær”.

De tre situationer har forskellige rammer. Det er en juridisk vurdering, hvilken pligt klienten har. Fra IT-siden er pointen, at svaret på spørgsmålet styrer, hvor meget der skal findes, og i hvilken form det skal leveres.

Haagerkonventionen og pre-trial discovery

Danmark har tiltrådt Haagerkonventionen af 18. marts 1970 om bevisoptagelse i udlandet. Efter konventionens artikel 23 kan en stat erklære, at den ikke vil udføre retsanmodninger, der har til formål at opnå den form for bevisoptagelse, som i common law-lande kaldes pre-trial discovery of documents. Konventionen giver også i artikel 12 nogle få grunde til at afslå at udføre en retsanmodning.

For advokaten betyder det, at en meget bred anmodning, der kommer via en dansk ret, kan blive afgrænset. Kommer kravet derimod direkte fra modparten under den udenlandske procesordning, kan klienten være under pres fra den udenlandske ret, uanset hvad en dansk ret ville have gjort.

GDPR sætter en grænse

Data i en dansk virksomhed indeholder næsten altid personoplysninger: mails, chats, navne på medarbejdere og kunder. Databeskyttelsesforordningens artikel 48 siger, at en dom eller afgørelse fra et tredjeland, der kræver overførsel eller videregivelse af personoplysninger, kun kan anerkendes eller håndhæves, hvis den bygger på en international aftale. Det sker dog uden at berøre forordningens andre grunde til overførsel.

En af de andre grunde står i artikel 49, stk. 1, litra e: overførslen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Om den kan bruges, og i hvilket omfang, er en konkret juridisk vurdering. Udgangspunktet i forordningen er under alle omstændigheder, at der ikke overføres mere end nødvendigt.

Her mødes jura og IT. Jo bedre data kan afgrænses teknisk, jo lettere er det at argumentere for, at kun det nødvendige forlader landet. Se også GDPR og bevisførelse.

Hvad advokaten bør afklare fra IT-siden

Før nogen svarer på anmodningen, bør der være et overblik over klientens data. Det kan som regel laves hurtigt.

Hvor ligger dataene? I Microsoft 365, Google Workspace, et ERP-system, lokale servere eller hos en underleverandør.
Hvem kontrollerer dem? Den danske virksomhed, et moderselskab med fælles IT eller en ekstern driftspartner.
Ligger de allerede uden for EU? Fælles systemer i en koncern kan betyde, at moderselskabet teknisk har adgang, selv om dataene juridisk tilhører det danske selskab. Se Beviser i cloud uden for EU.
Hvor længe gemmes de? Automatisk sletning kan fjerne relevante data, mens parterne diskuterer omfanget.

Det sidste punkt er det mest presserende. Uanset hvordan udleveringsspørgsmålet ender, bør relevante data bevares. Et litigation hold kan sættes op uden at noget udleveres. → Bevarelsespligt og litigation hold

Afgrænsning før udlevering

Udenlandske anmodninger er ofte skrevet bredt: “alle dokumenter vedrørende” et emne over flere år. En sådan formulering kan ikke omsættes direkte til en søgning. Den skal oversættes til konkrete kilder, personer, perioder og søgeord.

Det er en teknisk opgave at vise, hvad en bestemt afgrænsning giver. En prøvesøgning kan vise, hvor mange mails og dokumenter et sæt søgeord rammer, og hvor mange af dem der indeholder personoplysninger om personer uden for sagen. Det tal er ofte et stærkt argument i forhandlingen om omfanget. Metoden er beskrevet i Søgeord og afgrænsning.

Overvej også:

Pseudonymisering eller overstregning af navne på personer, der ikke har betydning for sagen.
Trinvis udlevering, hvor en mindre del leveres først, og resten afhænger af behovet.
Behandling i Danmark, så gennemgang og udvælgelse sker her, og kun resultatet sendes ud.

Formatet

Udenlandske procesordninger har ofte faste krav til formatet: bestemte filtyper, metadatafelter, nummerering og ledsagende indlæsningsfiler til et reviewsystem. De krav bør aftales skriftligt, før arbejdet går i gang. Det er dyrt at lave et udtræk om, fordi det første ikke passede ind i modpartens system.

Sørg for, at klienten beholder en nøjagtig kopi af det udleverede med hashværdier og en liste over, hvad der er sendt. Hvis der senere opstår uenighed om, hvad der blev udleveret, eller hvis samme data får betydning i en dansk sag, er det denne kopi, der kan dokumentere det.

Dobbeltrollen

Data, der udleveres til en udenlandsk sag, kan senere dukke op i en dansk tvist. Det kan være en fordel for klienten, hvis materialet allerede er sikret og gennemgået. Det kan også være en risiko, hvis materialet indeholder mere, end klienten var klar over. Gennemgå derfor materialet med blik for begge sager, og tænk på fortrolig korrespondance med advokater, som ikke bør gå med. → Fortrolig korrespondance i digitalt materiale

Typiske fejl

At svare på en bred anmodning, før det er afklaret, med hvilken hjemmel den er fremsat.
At lade moderselskabets IT hente data direkte fra den danske virksomheds systemer uden dokumentation.
At glemme at bevare data, mens omfanget forhandles.
At sende personoplysninger om uvedkommende med, fordi afgrænsningen var for grov.
At udlevere uden at gemme en kopi af præcis det, der blev sendt.