En klient henvender sig med en dom, som vedkommende ikke vidste fandtes. Forklaringen er ofte digital: stævningen lå i en postkasse, som ingen åbnede, en mail fra retten eller modparten endte i spam, eller en notifikation gik til en gammel adresse. Spørgsmålet er nu, om sagen kan genoptages, og hvad der kan dokumenteres om, hvad der faktisk skete. Denne artikel handler om den tekniske side af det spørgsmål og om, hvorfor tiden er knap.
Rammerne i kort form
Udebliver sagsøgte fra et møde, som vedkommende er indkaldt til under forberedelsen, afsiger retten efter retsplejeloven § 360, stk. 3, dom efter sagsøgerens påstand, for så vidt den findes begrundet i sagsfremstillingen og det i øvrigt fremkomne. Det samme kan gælde, når et processkrift ikke indleveres rettidigt, hvis retten har varslet det, jf. § 360, stk. 5.
Den, der er dømt som udebleven, kan efter § 367, stk. 1, kræve sagen genoptaget ved skriftlig anmodning inden 4 uger fra dommens afsigelse. Retten kan undtagelsesvis genoptage sagen, hvis anmodningen kommer senere, men inden ét år. Anke af en udeblivelsesdom kan efter § 369, stk. 4, kun ske under påberåbelse af fejl ved sagsbehandlingen.
To regler om forkyndelse er vigtige at have i baghovedet. En forkyndelse er efter § 163, stk. 1, gyldig, selv om meddelelsen ikke kommer til modtagerens kundskab. Og ved forenklet digital forkyndelse anses meddelelsen efter § 156 c for forkyndt, når den eller et bilag åbnes eller på anden måde behandles.
Hvordan de tekniske oplysninger skal vægtes i en anmodning om genoptagelse, er en juridisk vurdering. Fra IT-siden handler det om at finde ud af, hvad der faktisk skete med meddelelserne.
Først: hvad er der sendt, og hvordan?
Begynd med sagens akter. De viser typisk, hvordan stævningen er forkyndt, og hvordan indkaldelser og andre meddelelser er givet. Lav en liste over hver meddelelse med:
- dato og afsender,
- kanal: Digital Post, sagsportalen, mail, brev eller telefon,
- modtageradresse: CPR, CVR, mailadresse eller postadresse,
- hvad akterne siger om modtagelse eller åbning.
Listen bliver rygraden i den tekniske undersøgelse. Den viser også hurtigt, om der er huller, fx en meddelelse, der er sendt til en adresse, klienten ikke længere bruger.
De digitale spor hos klienten
Det meste af det, der kan belyse forløbet, ligger hos klienten selv. Det skal sikres, før nogen begynder at rydde op eller lede efter beskederne.
Digital Post
Postløsningen viser, hvornår en meddelelse er modtaget, og om den er åbnet. For virksomheder kan der være flere brugere med adgang, og det kan være relevant, hvem der har åbnet hvad. → Digital Post og e-Boks som bevis for modtagelse
Gem skærmbilleder af postkassens oversigt med synlig dato og status, og notér, hvem der har adgang. Undgå at åbne uåbnede meddelelser, før status er dokumenteret, fordi en åbning ændrer det, der kan vises.
Hvis meddelelser er sendt pr. mail, er spørgsmålet, om mailen nåede frem, og hvor den endte. Mailserverens logs, spamfilterets karantæne og regler for videresendelse kan vise det. Mange af disse spor gemmes kun i kort tid. → Hvornår er en mail kommet frem?
Notifikationer og adresser
Mange systemer sender en notifikation til en mail eller et telefonnummer, når der er ny post. Er kontaktoplysningerne forældede, kommer notifikationen ikke frem, selv om meddelelsen ligger i postkassen. Kontaktindstillinger og historik for ændringer kan derfor være relevante. Sikr dem, før de rettes.
De digitale spor hos andre
Nogle spor ligger hos andre end klienten:
- Sagsportalen registrerer, hvad der er gjort tilgængeligt og hvornår.
- Mailudbyderen kan have logs over modtagne og afviste mails.
- Postløsningen har logs, der rækker længere end det, brugeren kan se.
Adgang til dem kræver typisk en henvendelse eller en retlig vej. Notér tidligt, hvilke spor der kan blive nødvendige, så de kan begæres, før de slettes. → Edition fra tredjemand
Hvad sporene kan og ikke kan vise
Tekniske spor kan typisk vise:
- at en meddelelse er leveret til en postkasse eller server,
- at den er åbnet eller ikke åbnet i postløsningen,
- at en mail er placeret i spam eller karantæne,
- at en notifikation er sendt til en bestemt adresse.
De kan sjældent vise, hvorfor klienten ikke reagerede. Et “ikke åbnet” er et faktum om postkassen, ikke en forklaring. Og en mail i spam viser, hvor mailen endte, men ikke om klienten burde have kigget der. Den vurdering hører til den juridiske side.
Tiden er det største problem
Fristen på 4 uger løber fra dommens afsigelse, ikke fra det tidspunkt, hvor klienten opdager den. Samtidig slettes mange logs automatisk efter dage eller uger. Rækkefølgen bør derfor være:
- Sikr klientens egne spor samme dag: postkasse, mail, spamfilter, indstillinger.
- Lav listen over meddelelser fra sagens akter.
- Afklar, hvilke spor hos tredjemand der kan blive nødvendige.
- Få en sagkyndig vurdering af de centrale spor, hvis forløbet er uklart.
Anmodningen om genoptagelse kan indgives, selv om den tekniske undersøgelse ikke er afsluttet. Det er en juridisk vurdering, hvordan det håndteres.
Når klienten er sagsøgeren
Udeblivelsesreglerne gælder også for sagsøgeren. Udebliver sagsøgeren fra et møde under forberedelsen, afviser retten efter § 360, stk. 1, sagen. Også her kan årsagen være digital: en indkaldelse, der ikke blev set, eller en kalenderinvitation, der ikke blev oprettet. Fremgangsmåden er den samme. Sikr sporene, før noget ændres, og lav en liste over, hvad der er sendt hvornår og hvortil. For advokatkontoret selv er det en påmindelse om at have faste rutiner for, hvordan meddelelser fra sagsportalen registreres i kontorets kalender.
Typiske fejl
- At åbne alle uåbnede meddelelser, før deres status er dokumenteret.
- At rette kontaktoplysninger eller slette spamfilterets indhold, før det er sikret.
- At gå ud fra, at “jeg har aldrig set den” svarer til “den kom aldrig frem”.
- At vente på en fuld analyse og derved overskride fristen.
- At overse, at virksomhedens postkasse kan være læst af en anden medarbejder.
Tjekliste
- ☐ Dommens afsigelsesdato og fristen er noteret
- ☐ Alle meddelelser i sagen er listet med kanal og adresse
- ☐ Digital Post er dokumenteret, før uåbnede meddelelser åbnes
- ☐ Mail, spamfilter og regler er sikret
- ☐ Kontaktindstillinger og deres historik er sikret
- ☐ Spor hos tredjemand er identificeret
Udeblivelsessager vindes eller tabes sjældent på teknik alene. Men en hurtig og ordentlig sikring giver advokaten et faktuelt grundlag at argumentere ud fra. → Forkyndelse digitalt og i udlandet
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT
