Digital Post og e‑Boks som bevis for modtagelse

I mange civile sager er det afgørende, om en meddelelse er modtaget: en opsigelse, et påkrav, en afgørelse eller en varsling. Når meddelelsen er sendt som Digital Post, ender diskussionen ofte i spørgsmålet om, hvad der kan dokumenteres. Denne artikel giver et generelt overblik over, hvilke oplysninger der typisk findes hos afsender og modtager, og hvad de kan og ikke kan vise. Den går ikke i detaljer med systemernes interne logning, som varierer og ændrer sig over tid.

Systemerne i store træk

Digital Post er den offentlige løsning, hvor borgere og virksomheder modtager post fra offentlige afsendere. Borgere kan læse posten i flere apps og portaler, blandt andet Digital Post på borger.dk, e-Boks og mit.dk. Virksomheder modtager typisk via virk.dk eller e-Boks. Private virksomheder kan også sende post til en borgers digitale postkasse i e-Boks, men det sker på et andet grundlag end den offentlige Digital Post.

Den sondring er vigtig, fordi de juridiske regler kan være forskellige for offentlige og private afsendere.

Tre forskellige spørgsmål

Det hjælper at skille spørgsmålet om “modtagelse” ad i tre:

Blev meddelelsen sendt? Det kan som regel dokumenteres hos afsender.
Blev den leveret til modtagerens postkasse? Det kan ofte dokumenteres, enten hos afsender eller i modtagerens postkasse.
Blev den åbnet eller læst? Det er sværere, og oplysningen siger ikke nødvendigvis noget om, hvem der læste.

Hvilket af spørgsmålene der er juridisk afgørende, er advokatens vurdering. For Digital Post fra offentlige afsendere indeholder loven en regel om, hvornår en meddelelse anses for at være kommet frem, og efter den er det som udgangspunkt tilgængeligheden i postkassen, der er afgørende, ikke om meddelelsen er åbnet.

Hvad afsenderen typisk har

En afsender, der sender gennem et fagsystem eller en udsendelsesløsning, har typisk:

En registrering af, at meddelelsen blev afsendt, med dato og tid
Meddelelsens indhold og eventuelle vedhæftede filer, som de blev sendt
Modtagerens identifikation, typisk CPR- eller CVR-nummer
En kvittering eller status fra udsendelsesløsningen om, at meddelelsen er afleveret, eller at den ikke kunne leveres

Hvis modtageren er fritaget for Digital Post eller ikke kan modtage digitalt, kan løsningen sende meddelelsen med fysisk post i stedet. Det bør afsenderens oplysninger kunne vise.

Bed klienten eller modparten om at fremlægge disse oplysninger fra selve systemet og ikke kun et skærmbillede. Spørg også, hvem der kan forklare, hvordan oplysningerne er trukket ud. → Vidneforklaring fra IT-medarbejdere

Hvad modtageren typisk kan se

I modtagerens postkasse fremgår typisk:

Meddelelsens afsender og emne
Dato og tid for modtagelse i postkassen
Om meddelelsen er markeret som læst eller ulæst
Hvilken mappe den ligger i, og om den er flyttet eller slettet

En markering som “læst” viser, at meddelelsen er åbnet i en af de apps eller portaler, der har adgang til postkassen, eller at den manuelt er markeret som læst. Den viser ikke, hvem der åbnede den. Har andre fået adgang til postkassen, for eksempel via fuldmagt, eller er den delt i en virksomhed, kan flere personer have set meddelelsen.

Når modtageren er en virksomhed

Virksomheder modtager Digital Post i en fælles postkasse, som ofte deles af flere medarbejdere. Adgangen styres typisk af virksomheden selv, og post kan være fordelt til bestemte personer eller mapper. Det betyder, at spørgsmålet om “modtagelse” kan rumme flere led: Kom meddelelsen ind i virksomhedens postkasse? Blev den fordelt videre? Hvem havde adgang?

Er det relevant, kan virksomhedens egen administrator ofte se, hvem der har adgang til postkassen, og hvordan posten fordeles. Det er oplysninger, der kan ændre sig, når medarbejdere kommer og går. De bør derfor dokumenteres for den relevante periode, så vidt det er muligt, og ikke kun som de ser ud i dag.

Hvordan intern fordeling eller manglende fordeling påvirker spørgsmålet om, hvornår meddelelsen er kommet frem, er en juridisk vurdering.

Hvad der ikke kan udledes

At en meddelelse ligger i postkassen, viser ikke, at modtageren har læst den.
At den er markeret som ulæst, viser ikke sikkert, at ingen har set indholdet. Nogle visninger og notifikationer kan vise dele af indholdet.
En notifikation på mail eller sms om ny post er en separat besked. Den kan være frasorteret, slået fra eller sendt til en gammel adresse.
Et skærmbillede af postkassen viser kun det, der stod på skærmen, på det tidspunkt billedet blev taget. → Skærmbilleder som bevis

Når modtagelsen bestrides

Bestrider en part at have modtaget en meddelelse, kan følgende afklares:

Hvem var afsender, og var det offentlig Digital Post eller post fra en privat virksomhed?
Hvilken identifikation blev meddelelsen sendt til, og var det den rigtige person eller virksomhed?
Hvad viser afsenderens kvittering eller status?
Ligger meddelelsen i modtagerens postkasse, og med hvilken dato?
Var modtageren fritaget for Digital Post, og blev der i så fald sendt fysisk post?
Havde andre adgang til postkassen i perioden?

De fleste af svarene kan findes uden teknisk undersøgelse. Afsenderen kan trække oplysningerne fra sit system, og modtageren kan selv se sin postkasse. Er der tvivl om, hvad systemets oplysninger betyder, kan en udtalelse fra løsningens udbyder eller fra den offentlige myndighed bag være mere præcis end en IT-sagkyndigs fortolkning udefra. → Edition fra tredjemand

Sikring hos klienten

Er klienten modtager, bør meddelelsen gemmes uændret: download den som PDF, men lad den også ligge i postkassen, og notér dato og tid som vist. Er klienten afsender, bør kvitteringer og statusoplysninger trækkes ud af systemet, før de eventuelt slettes efter en opbevaringsperiode. Opbevaringstiden i postkasser og fagsystemer er begrænset, og meddelelser kan blive slettet automatisk efter en periode.

Spørgsmål til klienten

Er klienten modtager:

Hvilke apps eller portaler bruger du til at læse din digitale post, og på hvilke enheder?
Har andre adgang til postkassen, fx en ægtefælle, en revisor eller en kollega med fuldmagt?
Hvilken mailadresse eller hvilket telefonnummer modtager notifikationer, og er de opdateret?
Har du flyttet, slettet eller arkiveret meddelelser i perioden?

Er klienten afsender:

Hvilket system blev meddelelsen sendt fra, og hvem kan trække kvitteringen ud?
Hvor længe gemmer systemet status og kvitteringer?
Er der sendt andre meddelelser til samme modtager i perioden, som er kommet frem?

Svarene afgør, om sagen kan løses med de oplysninger, parterne selv har, eller om det er nødvendigt at gå videre til systemudbyderen.