I sager mellem en borger og kommunen om fx hjælpemidler, handicapkompensation, sygedagpenge eller foranstaltninger for børn står borgerens forklaring ofte over for kommunens notater. Borgeren oplever, at notatet fra et møde ikke svarer til, hvad der blev sagt. Flere borgere optager derfor møderne og gemmer beskeder fra sagsbehandleren.
Artiklen ser på, hvordan advokaten håndterer borgerens eget materiale, og hvordan det holdes op mod kommunens. Sagerne er forvaltningsretlige og kan gå videre til Ankestyrelsen og domstolene. De tekniske spørgsmål er de samme i alle led.
To versioner af det samme møde
Kommunen har en pligt til at notere oplysninger om sagens faktiske omstændigheder. Et notat er et sammendrag skrevet af en sagsbehandler, typisk efter mødet. Borgerens optagelse er en gengivelse af selve samtalen.
Når de to ikke stemmer overens, er det ikke nødvendigvis fordi nogen husker forkert med vilje. Et notat udvælger og sammenfatter. Men forskellen kan være afgørende for sagens udfald, og så er optagelsen et stærkt redskab. Det forudsætter, at den er sikret og kan efterprøves.
Må borgeren optage?
Spørgsmålet om, hvornår en borger må optage en samtale, borgeren selv deltager i, og hvordan optagelsen må bruges, er juridisk. Det rejser også spørgsmål om andre deltageres persondata. Det er ikke en teknisk vurdering, og den falder uden for denne artikel. Det tekniske arbejde begynder, når optagelsen findes.
Sikring af optagelsen
Optagelsen er typisk lavet med borgerens telefon. Det første er at sikre den originale fil:
- Gem filen fra telefonens optageapp, ikke en version sendt via mail eller beskedapp.
- Notér, hvilken telefon og hvilken app der blev brugt.
- Behold telefonen, eller sørg for at sikre den, før den udskiftes.
- Lad være med at klippe i filen. Lav i stedet en kopi, hvis et udsnit skal bruges.
Mange optageapps komprimerer eller konverterer lyden, når den deles. Det kan fjerne metadata, der viser optagetidspunkt og længde. Det generelle om lydfilers metadata og tegn på redigering er beskrevet i Lydoptagelser som bevis.
Fuldstændighed
Kommunen eller Ankestyrelsen vil naturligt spørge, om optagelsen er hele mødet. Har borgeren startet optagelsen sent eller stoppet den undervejs, bør det oplyses. En optagelse, der påstås at være fuldstændig, men som er kortere end mødet ifølge kalenderen, svækker troværdigheden.
Det er en god idé at notere mødets start- og sluttidspunkt fra en uafhængig kilde, fx en indkaldelse, et kalenderopslag eller en besked sendt umiddelbart før og efter. Det kan holdes op mod optagelsens længde.
Udskrift
En sagsbehandler i en klageinstans har sjældent tid til at lytte til timevis af lyd. En udskrift af de relevante passager er derfor nødvendig. Den bør:
- angive tidspunktet i optagelsen for hver passage,
- gengive ordret, ikke sammenfatte,
- markere uhørlige eller usikre steder,
- angive, hvem der har lavet den, og hvordan.
Bruges et automatisk værktøj til udskrift, bør det oplyses, og udskriften bør kontrolleres mod lyden. Automatiske udskrifter kan fejle i navne, tal og nægtelser. → AI-mødereferat som bevis
Beskeder fra sagsbehandleren
Ud over møder kommunikerer borgeren med kommunen via Digital Post, mail, sms og telefon. Beskeder fra en sagsbehandler kan indeholde tilsagn, frister eller oplysninger, der ikke står i afgørelsen. De bør sikres med afsender, tidspunkt og hele tråden.
Breve i Digital Post har deres egne spor for afsendelse og modtagelse. Spørgsmålet om, hvornår borgeren modtog et brev, kan være afgørende for en klagefrist. → Digital Post: bevis for modtagelse
Sms’er fra en sagsbehandlers arbejdstelefon er ofte ikke journaliseret hos kommunen. Borgerens kopi kan derfor være den eneste. Det gør det vigtigt, at den er sikret ordentligt.
Opkald
Mange aftaler med kommunen indgås i telefonen. Borgerens opkaldsliste viser, at der var et opkald, hvornår og hvor længe, men ikke hvad der blev sagt. Den kan alligevel være nyttig. Står der i et notat, at borgeren ikke kunne kontaktes, men viser opkaldslisten flere opkald til sagsbehandlerens nummer samme dag, er det et konkret faktum. Opkaldslisten bør sikres, før telefonen udskiftes, fordi den ikke altid følger med til en ny telefon.
Billeder og video af hverdagen
I sager om hjælpemidler og hjælp i hjemmet bruger borgere også billeder og video til at vise behovet, fx hvordan en bolig er indrettet, eller hvordan en hverdagssituation forløber. Det gælder de samme krav som ved andre billeder: originalfilen skal gemmes, og det skal kunne vises, hvornår den er taget. Optages andre personer, fx hjælpere eller familie, rejser det også spørgsmål om deres privatliv.
Kommunens materiale
Borgerens materiale får størst værdi, når det holdes op mod kommunens. Via aktindsigt kan advokaten få kommunens notater, interne mails og journaloversigt. → Aktindsigt som bevisvej hos myndigheder
Det er værd at sammenligne:
- notatets dato med mødets dato, så man kan se, hvor lang tid efter det er skrevet,
- notatets indhold med optagelsen, passage for passage,
- journaloversigten med borgerens beskeder, så man kan se, hvad der ikke er journaliseret.
Afvigelserne bør beskrives sagligt og med henvisning til tidspunkter i optagelsen. En oversigt i to kolonner, notat og optagelse, er ofte den klareste måde at vise dem på.
Klageinstansen
Ankestyrelsen og andre klageinstanser behandler sager skriftligt. De har begrænsede muligheder for at undersøge tekniske spørgsmål om en optagelses ægthed. Materialet bør derfor sendes ind, så ægtheden ikke er et naturligt spørgsmål: original fil, udskrift og en kort beskrivelse af, hvordan optagelsen er lavet og sikret. → Klagenævn og digitale beviser
Spørgsmål til borgeren
- Hvilke møder er optaget, og findes der møder, som ikke er optaget?
- Hvilken telefon og app blev brugt, og er telefonen udskiftet siden?
- Er optagelserne delt med andre, fx familie eller en bisidder, og i hvilken form?
- Har borgeren klippet i en fil eller kun gemt et udsnit?
- Hvilke kanaler har sagsbehandleren brugt til at skrive eller ringe?
Hvad en teknisk undersøgelse kan og ikke kan
En IT-sagkyndig kan undersøge den originale lydfil og telefonen og ofte vise, hvornår optagelsen blev lavet, hvor lang den er, og om der er tegn på klip eller sammensætning. Den sagkyndige kan også sammenholde filens tidspunkter med beskeder og opkald fra samme dag.
Der er grænser. En undersøgelse kan sjældent fastslå, at en optagelse dækker hele mødet, hvis borgeren selv har startet den sent. Den kan heller ikke afgøre, hvem der talte, hvis stemmerne ikke kan skelnes, eller hvad der blev sagt i passager, der er uhørlige. Og den siger intet om, hvordan en udtalelse skal forstås. Det er en vurdering for advokaten og klageinstansen. Er originalen væk, og findes kun en komprimeret kopi, bliver mulighederne for at efterprøve ægtheden markant mindre.
Typiske fejl
- At sende et redigeret klip uden at bevare originalen.
- At påstå, at en optagelse er fuldstændig, når den ikke er.
- At sende lyd uden udskrift med tidsangivelser.
- At overse sms’er, der ikke findes i kommunens journal.
- At sammenligne notat og optagelse uden at bruge aktindsigt.
Tjekliste
- ☐ Lovligheden af optagelse og brug er vurderet
- ☐ Original lydfil og telefon er sikret
- ☐ Mødets længde er dokumenteret uafhængigt
- ☐ Udskrift med tidsangivelser er lavet og kontrolleret
- ☐ Beskeder og Digital Post er sikret med tidspunkter
- ☐ Kommunens notater er indhentet og sammenlignet
En IT-sagkyndig bør inddrages, når ægtheden eller fuldstændigheden af en optagelse bestrides, eller når tidspunkter for beskeder og breve er afgørende.
→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT
