Aktindsigt som bevisvej hos myndigheder

Når en tvist involverer en myndighed, enten som modpart eller som den, der har oplysninger om sagen, kan aktindsigt være en hurtig vej til dokumenter. Det kræver ikke en retssag og ikke en editionsbegæring. Men det materiale, der udleveres, er formet af myndighedens systemer og journalisering. Advokaten bør vide, hvad der kan bedes om, og hvad der kan mangle.

To regelsæt

Der er to centrale regelsæt:

• Offentlighedsloven. Efter offentlighedslovens § 7 kan enhver forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed som led i administrativ sagsbehandling. Retten er begrænset af en række undtagelser.
• Forvaltningsloven. Efter forvaltningslovens § 9 kan den, der er part i en sag, hvor der er eller vil blive truffet afgørelse, forlange at se sagens dokumenter. Partsaktindsigt er som udgangspunkt bredere.

Hvilket regelsæt der passer, og hvilke undtagelser der kan komme i spil, er en juridisk vurdering. Fra IT-siden er det vigtigste, at begge regelsæt handler om dokumenter, og at det er myndighedens systemer, der afgør, hvad der findes som dokument.

Hvad der kan bedes om

Aktindsigt kan omfatte meget mere end breve og afgørelser:

• Mails, herunder interne mails, i det omfang de er omfattet af retten til aktindsigt.
• Journalindførelser, der viser, hvornår dokumenter er registreret på sagen.
• Notater om telefonsamtaler og møder. Efter offentlighedslovens § 13 skal en myndighed i sager, hvor der træffes afgørelse, som udgangspunkt tage notat om oplysninger af betydning, som den modtager mundtligt eller på anden måde.
• Sammenstillinger af data fra myndighedens databaser. Offentlighedslovens § 11 giver ret til en sammenstilling, hvis den kan laves ved få og enkle kommandoer.
• Sms og chatbeskeder, hvis de vedrører sagen. Om de er journaliseret og dermed lette at finde, er et andet spørgsmål.

Aktindsigt giver normalt ikke adgang til rå systemlogs som sådan. Men en anmodning om en sammenstilling kan i nogle tilfælde give oplysninger, der ellers kun ligger i en database.

Journaliseringen bestemmer, hvad der findes

Efter offentlighedslovens § 15 skal dokumenter, der er modtaget eller afsendt som led i administrativ sagsbehandling, journaliseres, i det omfang de har betydning for sagen. I praksis betyder det, at myndigheden finder dokumenter ved at søge i sit journalsystem.

Det har betydning for, hvad der kommer frem:

• Mails, der aldrig er lagt på sagen, ligger måske kun i en medarbejders postkasse.
• Sms’er og chats på en tjenestetelefon er ikke altid overført til journalsystemet.
• Dokumenter, der er lagt på en forkert sag, kan blive overset.
• Udkast og interne dokumenter kan være undtaget.

Når et svar på en anmodning virker tyndt, kan en opfølgende anmodning pege på konkrete kilder: navngivne medarbejderes postkasser, bestemte perioder, sms fra bestemte numre. Det giver myndigheden noget konkret at søge efter.

Formulering af anmodningen

En præcis anmodning giver typisk et bedre svar end en bred:

1. Angiv sagen med journalnummer, hvis det kendes.
2. Angiv perioden.
3. Nævn dokumenttyper, fx mails, sms, chatbeskeder, notater og journalindførelser.
4. Nævn personer eller enheder, hvis det er relevant.
5. Bed om aktliste, så det fremgår, hvad der er udleveret, og hvad der er undtaget.
6. Bed om elektronisk udlevering i originalformat, hvor det er muligt, fx mails som filer i stedet for PDF.

Fristen er som udgangspunkt kort. Efter offentlighedslovens § 36 skal en anmodning færdigbehandles inden 7 arbejdsdage, medmindre sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis gør det umuligt. Store anmodninger tager i praksis ofte længere tid.

Vurdering af det udleverede

Myndigheder udleverer ofte materialet som samlede PDF-filer. Det er praktisk at læse, men det fjerner det meste af den tekniske information. Vær opmærksom på:

• Manglende metadata. En mail som PDF viser ikke headere. Det kan være svært at se, hvornår den reelt blev sendt eller modtaget. → Hvornår er en mail kommet frem?
• Overstregninger. Tjek, at overstregningen faktisk fjerner teksten. I sjældne tilfælde ligger teksten stadig i filen under en sort boks.
• Journalens datoer. Datoen for journalisering er ikke nødvendigvis datoen for dokumentets oprettelse eller modtagelse.
• Huller i rækkefølgen. Spring i løbenumre på aktlisten kan indikere undtagne eller manglende dokumenter.

Sammenhold aktlisten med klientens egen korrespondance. Hvis klienten har sendt en mail, som ikke findes i myndighedens materiale, er det et konkret spørgsmål at stille. → Tidslinjer som bevis

Forholdet til andre bevisveje

Aktindsigt er ikke det samme som edition. Den kan bruges før en retssag og uden at begrunde formålet. Til gengæld er det myndigheden, der vurderer, hvad der udleveres, og der er ingen skønsmand til at kontrollere søgningen.

Hvis tvisten senere kommer for retten, kan editionsreglerne give adgang til materiale, som ikke kom frem ved aktindsigt. Hvordan en editionsbegæring formuleres, er beskrevet i Editionsbegæring set fra IT-siden.

Indsigt efter databeskyttelsesreglerne er en tredje vej, der handler om personoplysninger og ikke om sagens dokumenter. → Indsigtsanmodning efter GDPR som led i en tvist

Når der opstår tvivl om materialet

Det sker, at der rejses tvivl om, hvorvidt alt relevant er udleveret, eller om et dokument er ændret. Her er de tekniske spørgsmål typisk:

• Hvilke systemer er der søgt i, og med hvilke søgekriterier?
• Er tjenestetelefoner og chatsystemer gennemgået?
• Findes der versionshistorik for dokumentet i journalsystemet?
• Hvornår blev dokumentet oprettet og senest ændret i systemet?

Svarene kan ofte kun gives af myndighedens egen IT-funktion. Det kan være relevant at bede om en skriftlig redegørelse eller at indkalde en IT-medarbejder som vidne, hvis sagen kommer for retten. → Vidneforklaring fra IT-medarbejdere

Spørgsmål til klienten før anmodningen

En god anmodning bygger på det, klienten allerede ved. Før den sendes, bør advokaten spørge:

• Hvilke medarbejdere hos myndigheden har klienten haft kontakt med, og via hvilke kanaler: mail, telefon, sms, chat eller digital post?
• Har klienten selv kopier af korrespondancen, og i hvilket format?
• Kender klienten et journalnummer, eller kan det findes i tidligere breve?
• Er der møder eller telefonsamtaler, hvor der burde være taget notat?
• Hvilken periode er afgørende for tvisten?

Svarene gør det muligt at formulere anmodningen konkret og senere kontrollere svaret. Klientens egen korrespondance er det bedste sammenligningsgrundlag, så den bør sikres i originalformat, før aktindsigten kommer. Mangler en mail, som klienten kan dokumentere at have sendt, har advokaten et præcist spørgsmål at stille myndigheden, i stedet for en generel tvivl om, hvorvidt alt er udleveret.

Typiske fejl

• At sende en bred anmodning og acceptere et tyndt svar uden opfølgning.
• At glemme at bede om aktlisten.
• At læse journaliseringsdatoen som afsendelsesdatoen.
• At gå ud fra, at sms og chats er med, fordi mails er med.
• At bruge PDF-udskrifter som bevis for tidspunkter, uden at originalerne er undersøgt.

Tjekliste

• ☐ Det rigtige regelsæt er valgt
• ☐ Anmodningen nævner periode, dokumenttyper og personer
• ☐ Der er bedt om aktliste og elektronisk udlevering
• ☐ Det udleverede er sammenholdt med klientens eget materiale
• ☐ Huller og undtagelser er noteret
• ☐ Behovet for opfølgende anmodning er vurderet

En IT-sagkyndig bør inddrages, når det udleverede materiale skal bruges som bevis for tidspunkter, eller når der er tvivl om, at søgningen har været fuldstændig.

→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT