AI‑mødereferater og transskriptioner som bevis

Mange møder bliver i dag transskriberet og opsummeret automatisk. Teams, Zoom, Google Meet og selvstændige AI-værktøjer kan lave en udskrift af, hvad der blev sagt, og et kort referat med beslutninger og opgaver. Når en tvist opstår, ligger der derfor ofte et maskinlavet referat af netop det møde, hvor aftalen påstås indgået.

Spørgsmålet er, hvad sådan et referat er værd som bevis. Svaret afhænger af, hvilke data der ligger bag, og om de stadig findes.

Tre lag i et AI-referat

Et AI-referat består typisk af tre lag, der bør holdes adskilt:

1. Optagelsen. Lyd og eventuelt video fra mødet. Ikke alle værktøjer gemmer en optagelse. Nogle transskriberer løbende uden at gemme lyden.
2. Transskriptionen. En udskrift af det sagte, ofte med angivelse af taler og tidspunkt.
3. Opsummeringen. Et kort referat, som en sprogmodel har lavet ud fra transskriptionen.

Jo længere væk fra optagelsen, jo mere fortolkning. Opsummeringen er det mest bearbejdede lag og det, der oftest fremlægges.

Hvor fejlene opstår

Hvert lag har sine egne fejlkilder:

• Talegenkendelse kan høre forkert, især ved dårlig lyd, dialekt, fagudtryk, navne og tal. En fejl i et beløb eller en dato kan være afgørende.
• Taleridentifikation kan tilskrive en sætning den forkerte person, fx når flere sidder i samme mødelokale på én mikrofon.
• Opsummeringen kan udelade forbehold, slå to udsagn sammen eller beskrive noget som en beslutning, der kun var et forslag. Sprogmodeller kan også formulere ting, der ikke blev sagt.

Ved tvister om en aftale er netop forbehold og nuancer ofte det, sagen handler om. Et referat, der skriver “parterne aftalte”, kan dække over en samtale, hvor ingen sagde ja. Mere om sprogmodellers fejltyper findes i AI-værktøjer i dokumentgennemgang.

Hvad referatet kan bruges til

Et AI-referat kan alligevel have værdi:

• Som spor af, at mødet fandt sted, og hvem der deltog
• Som hjælp til at finde de relevante steder i en optagelse
• Hvis det blev rundsendt til deltagerne uden indsigelse, kan det have betydning, at ingen rettede det
• Som støtte for en vidneforklaring, hvis det stemmer med andre kilder

Referatets bevisværdi stiger, hvis det kan holdes op mod transskriptionen og optagelsen.

Hvilke data der bør sikres

Hvis et AI-referat kan få betydning, bør advokaten tidligt afklare, hvad der findes:

• Findes der en optagelse, og hvor ligger den?
• Findes den fulde transskription, eller kun opsummeringen?
• Hvilket værktøj lavede referatet, og med hvilke indstillinger?
• Er referatet redigeret af en person, efter det blev lavet?
• Hvem har adgang til at ændre eller slette materialet?

I Microsoft 365 og Google Workspace gemmes optagelser og transskriptioner typisk i arrangørens eller organisationens lager. De kan være omfattet af automatisk udløb efter en periode. Derfor kan materialet forsvinde, uden at nogen aktivt sletter det. Bevarelse bør overvejes straks. Se Bevarelsespligt og litigation hold.

Når modparten fremlægger et AI-referat

Spørgsmålene til modparten kan være:

1. Hvilket værktøj er brugt, og hvem satte det i gang?
2. Findes optagelsen og den fulde transskription, og vil de blive fremlagt?
3. Er referatet ændret manuelt, og i givet fald hvornår og af hvem?
4. Blev deltagerne gjort opmærksom på, at mødet blev optaget eller transskriberet?
5. Blev referatet sendt til deltagerne efter mødet?

Det fjerde spørgsmål kan have betydning for, om materialet må bruges, og for vurderingen af det. Spørgsmålet om rettigheder til at optage er nærmere omtalt i Lydoptagelser som bevis.

Hvis optagelsen ikke fremlægges, står opsummeringen alene. Det er et svagere grundlag, og det kan være relevant at påpege det.

Ægthed og redigering

En opsummering er en tekst. Den kan redigeres som enhver anden tekst, og et skærmbillede eller en PDF af den viser ikke, om den er ændret. Systemet kan dog have spor af redigering, fx versioner eller en log over ændringer. Er ægtheden tvivlsom, kan det undersøges, om referatet i systemet svarer til det fremlagte. Se Indsigelse mod et digitalt bevis’ ægthed.

Hvis optagelsen selv bestrides, gælder de samme overvejelser som for andre lydfiler. Risikoen for syntetisk lyd er beskrevet i AI-manipulerede beviser i retssager.

Kontrol mod optagelsen

Findes optagelsen, bør de passager, sagen afhænger af, kontrolleres direkte mod lyden. Det er ikke nødvendigt at gennemgå hele mødet. Ofte er det nok at finde de minutter, hvor aftalen eller uenigheden blev drøftet, og lave en manuel udskrift af dem.

Den manuelle udskrift bør tydeligt angive tidspunkt i optagelsen, taler og det præcise ordvalg, også pauser, afbrydelser og forbehold. Hvor lyden er uklar, bør det fremgå. En sådan udskrift er mere robust end den automatiske, fordi den kan kontrolleres af modparten og retten. Hvis der er uenighed om, hvad der blev sagt, er det udskriften af lyden og ikke AI-referatet, der bør være udgangspunktet for drøftelsen.

Når klienten selv har referatet

Har klienten et AI-referat, der støtter klientens forklaring, er det fristende at fremlægge det alene. Det er sjældent en god idé. Modparten vil spørge efter optagelse og transskription, og hvis de ikke er sikret, svækkes referatet. Sikr derfor hele materialet, også de dele, der ikke umiddelbart støtter klienten.

Hvad en IT-sagkyndig kan undersøge, og hvad der ikke kan konkluderes

En IT-sagkyndig kan typisk undersøge:

• om optagelse, transskription og opsummering stammer fra samme møde, ud fra mødets id, tidspunkter og deltagerliste,
• om transskriptionens tidsangivelser passer med optagelsen,
• om systemet har versioner eller logs, der viser redigering af referatet,
• hvilke indstillinger værktøjet kørte med, fx sprog og taleridentifikation.

Det kan ikke ud fra data konkluderes, hvad deltagerne mente, eller om en udtalelse var et tilbud eller en accept. Det er fortolkning. Det kan heller ikke altid fastslås, hvorfor opsummeringen formulerer noget på en bestemt måde, fordi sprogmodeller ikke giver samme resultat hver gang. En ny opsummering af samme transskription kan derfor se anderledes ud, uden at det siger noget om ægtheden af den oprindelige. Spørgsmål til en sagkyndig bør derfor rettes mod optagelse og transskription og ikke mod opsummeringens ordvalg.

Typiske fejl

• At fremlægge opsummeringen uden transskription og optagelse.
• At bruge ordet “aftalte” i et referat som bevis for en aftale.
• At overse, at optagelser kan udløbe automatisk.
• At stole på taleridentifikationen uden kontrol.
• At glemme spørgsmålet om, hvorvidt deltagerne vidste, at mødet blev optaget.
• At bruge AI-referatet som udgangspunkt, når en manuel udskrift af de afgørende passager kan laves.

Tjekliste

• ☐ Værktøj og indstillinger er kendt
• ☐ Optagelse, transskription og opsummering er sikret hver for sig
• ☐ Det er afklaret, om referatet er redigeret
• ☐ Udsagn i referatet er kontrolleret mod optagelsen
• ☐ Spørgsmålet om samtykke til optagelse er vurderet

En IT-sagkyndig bør inddrages, når referatets ægthed bestrides, eller når det skal vurderes, om transskriptionen gengiver optagelsen korrekt.

→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT