Skabelon: opfordring til fremlæggelse af data

En opfordring til modparten om at fremlægge data er hurtig og kræver ingen afgørelse fra retten. Til gengæld virker den kun, hvis den er præcis nok til, at et uklart eller manglende svar kan få betydning. Efter retsplejelovens § 344, stk. 2 kan retten ved bevisbedømmelsen tillægge det virkning til fordel for modparten, hvis en part undlader at efterkomme modpartens opfordringer. Denne skabelon dækker den tekniske formulering. Skabelonen er et teknisk udgangspunkt, ikke juridisk rådgivning, og skal tilpasses sagen af advokaten.

Hvorfor præcisionen betyder så meget, og hvordan svaret læses, er forklaret i Opfordring og processuel skadevirkning ved digitale data.

Sådan bruger du skabelonen

1. Én opfordring pr. datakilde. Det gør det tydeligt, hvilke dele der er besvaret, og hvilke der ikke er.
2. Begrund, at data findes hos modparten. Henvis til bilag, der viser systemet, kontoen eller kommunikationen.
3. Forudse svaret “det findes ikke”. Del D beder om en redegørelse, så svaret kan vurderes.
4. Brug teksten igen. Besvares opfordringen ikke tilfredsstillende, kan den samme tekniske beskrivelse genbruges i en editionsbegæring.

Skabelonen

Opfordring [nr.]

[Part] opfordres til at fremlægge følgende:

A. Datakilde

[Postkassen tilhørende [navn], [adresse]/revisionsloggen i [system] for organisationen [domæne]/chatkanalen [navn] i [Teams/Slack]/telefonen [model] anvendt af [navn]].

Grundlag for, at data findes hos [part]: [fx “Det fremgår af bilag [x], at mailen er sendt fra adressen [adresse]” eller “[Part] har oplyst i svarskriftet, at systemet [navn] anvendes”].

B. Afgrænsning

Personer eller konti: [navne, brugernavne, adresser].

Periode: fra og med [dato] til og med [dato].

Indhold: [fx “Mails til eller fra domænet [x]” eller “Hændelser om log ind, download og sletning”].

Søgeord, hvis relevant: [ord 1], [ord 2], [ord 3].

C. Format

Data fremlægges som [originale mailfiler (.eml eller .msg) med fuld header/eksport i CSV eller JSON med alle felter/eksport fra appen med tidsstempler og afsender]. Tidsangivelser med oplysning om tidszone. Skærmbilleder og udskrifter opfylder ikke opfordringen, medmindre data ikke kan fremlægges på anden måde, og i så fald oplyses hvorfor.

D. Hvis data ikke fremlægges

Fremlægger [part] ikke data som anført, opfordres [part] til at oplyse:

1. om data findes, helt eller delvis,
2. hvis data ikke længere findes: hvornår de blev slettet, af hvem, og om sletningen skete efter en fast procedure eller manuelt,
3. om data findes i backup, arkiv eller hos en leverandør,
4. hvilke søgninger der er foretaget for at finde dem,
5. om der er gjort undtagelser fra fremlæggelsen, og med hvilken begrundelse.

E. Redegørelse for udtrækket

Fremlæggelsen bedes ledsaget af oplysning om, hvem der har foretaget udtrækket, hvornår, med hvilken funktion eller hvilket værktøj, og hvor mange elementer der er fundet og fremlagt.

Eksempler på formuleringer

Mail:

“[Part] opfordres til at fremlægge alle mails sendt fra eller modtaget i postkassen [adresse] i perioden [dato] til [dato], hvor afsender eller modtager har domænet [domæne], som originale .eml- eller .msg-filer med fuld header.”

Logdata:

“[Part] opfordres til at fremlægge eksport af revisionsloggen for brugerkontoen [konto] i perioden [dato] til [dato], afgrænset til log ind, download, deling og sletning, i CSV-format med alle felter og oplysning om tidszone.”

Chat:

“[Part] opfordres til at fremlægge hele samtalen mellem [navn] og [navn] i [app] i perioden [dato] til [dato], som eksport med tidsstempler, afsender og vedhæftede filer.”

Ticketsystem:

“[Part] opfordres til at fremlægge ticket [nr.] i [system] med fuld historik over ændringer af status, ansvarlig, prioritet og kommentarer.”

Telefon og beskeder:

“[Part] opfordres til at fremlægge samtalen mellem nummeret [nr.] og [nr.] i perioden [dato] til [dato] som eksport fra telefonen eller fra et udtræk af telefonen, med tidsstempler, afsender, modtager og vedhæftede filer, og til at oplyse, om automatisk sletning af beskeder har været slået til i perioden.”

Filer på et fællesdrev:

“[Part] opfordres til at fremlægge dokumentet [filnavn] fra [placering] som originalfil, sammen med versionshistorikken og oplysning om, hvem der har oprettet og ændret filen, og hvornår.”

Før opfordringen sendes

• ☐ Klientens egne data er gennemgået, så opfordringen ikke beder om noget, klienten allerede har.
• ☐ Det er kontrolleret, at systemnavne, adresser og konti er stavet, som modparten bruger dem.
• ☐ Perioden er så snæver, som sagen tillader, og begrundet.
• ☐ Det er overvejet, om opfordringen rammer persondata om andre, og om der bør foreslås maskering.
• ☐ En IT-sagkyndig har læst de tekniske formuleringer, hvis datakilden er usædvanlig.
• ☐ Klienten har bekræftet, at det ønskede format kan læses og håndteres, fx store mailarkiver eller logfiler.
• ☐ Opfordringen er nummereret og noteret i datakortet, så svaret kan følges op.

Det sidste punkt er lettere at overse, end det lyder. I sager med flere opfordringer over tid bliver det hurtigt uklart, hvilke der er besvaret, hvilke der er delvist besvaret, og hvilke der er glemt. En enkel oversigt med nummer, dato, datakilde og status gør det muligt at henvise præcist til manglende svar senere i sagen.

Når svaret kommer

Svaret skal læses lige så præcist som opfordringen. Kontrollér, om perioden er dækket fuldt ud, om formatet er det ønskede, og om alle personer eller konti er medtaget. Sammenhold antallet af fremlagte elementer med det, der kunne forventes. Fremlægger modparten PDF’er i stedet for originalfiler, eller mangler der dage i en log, bør det påpeges skriftligt med det samme, så modparten får mulighed for at rette det.

Et svar om, at data ikke findes, er ikke nødvendigvis et dårligt svar for klienten. Hvis redegørelsen efter del D er utilstrækkelig, eller sletningen er sket efter, at tvisten var kendt, kan det have betydning i sig selv. Se også Bevarelsespligt og litigation hold.

En IT-sagkyndig kan gennemgå det fremlagte og vurdere, om det er fuldstændigt og i det rigtige format, og om forklaringen på manglende data er teknisk sandsynlig.

Gode og dårlige formuleringer

• Dårligt: “Modparten opfordres til at fremlægge al relevant korrespondance.”
• Bedre: “Modparten opfordres til at fremlægge mails mellem [a] og [b] i perioden [x] til [y] som .eml-filer.”
• Dårligt: “Modparten opfordres til at dokumentere, at der ikke er slettet noget.”
• Bedre: “Modparten opfordres til at oplyse, om postkassen [x] har været omfattet af automatisk sletning i perioden [x] til [y], og i givet fald med hvilken opbevaringstid.”

Typiske fejl

• For bred opfordring. Et uklart svar på en uklar opfordring tillægges sjældent betydning.
• Ingen periode. Modparten kan vælge den periode, der passer bedst.
• Format ikke angivet. Modparten fremlægger PDF’er, og metadata går tabt.
• Intet spørgsmål om sletning. Svaret “findes ikke” står uden forklaring.
• For sent. En opfordring kort før hovedforhandlingen kan rejse spørgsmål om præklusion.

Er der grund til at tro, at data kan forsvinde, bør en opfordring kombineres med en meddelelse om bevarelse af data.

→ Send en sag · Tlf. 70 13 63 23 · IT-sagkyndig bistand til advokater hos Nielco IT